Czym jest środek trwały?
Aby zrozumieć proces księgowy, musisz najpierw zrozumieć, czym jest środek trwały i czym różni się od innych pozycji w magazynie. Środki trwałe, znane również jako aktywa trwałe, to namacalny element majątku trwałego&E;, który posiadasz lub którym zarządzasz z oczekiwaniem, że będzie on stale generował dochód. Środki są trwałe, gdy są to towary, których Twoja firma nie zużyje, nie sprzeda ani nie zamieni na gotówkę w ciągu najbliższego roku kalendarzowego. Środki trwałe różnią się od środków obrotowych, które są w gotówce lub mają zostać zamienione na gotówkę w ciągu najbliższych 12 miesięcy.
Środki trwałe różnią się także od zapasów, ponieważ zapasy należy zużywać w krótkim czasie. Zapasy można podzielić na następujące kategorie:
- Surowce
- Wyroby gotowe do sprzedaży
- Towary i usługi w toku
- Artykuły związane z operacjami, naprawami i konserwacją
Ponieważ zapasy obejmują wszystkie towary gotowe, a także materiały, których będziesz potrzebować do ich wytworzenia, środki trwałe to to, czego będziesz używać do tworzenia, przechowywania i wysyłki tych towarów gotowych.
Typy środków trwałych
Firmy inwestują w kilka typów środków trwałych. Przykładowe scenariusze:
- Budynki i obiekty
- Sprzęt i oprogramowanie komputerowe
- Meble i wyposażenie
- Maszyny
- Pojazdy
Zakup środków trwałych zwykle wiąże się z dodatkowymi kosztami. Spółki zależne i firmy zewnętrzne stanowią istotny wzrost Twoich aktywów. Na przykład kapitalizowane koszty zakupu lub opracowania oprogramowania, a także konwersji starszych danych, szkoleń i konserwacji muszą zostać wliczone w koszty ogólne.
Zrozumienie ewidencjonowania środków trwałych
Ewidencjonowanie środków trwałych polega na dokładnym rejestrowaniu danych finansowych firmy w zakresie aktywów trwałych. W tym dokumencie szczegółowo opisano cykl życia składnika majątku w pięciu różnych etapach. Po dokonaniu pierwszego zakupu cykl życia każdego środka trwałego obejmuje co najmniej trzy z pięciu etapów opisanych poniżej:
Nabycie: Do ksiąg rachunkowych wprowadza się nowy środek trwały.
Amortyzacja: Wartość Twojego składnika majątku okresowo spada, obliczana przy użyciu określonej metody.
Ponowna wycena: Wycena mająca na celu zapisanie bieżącej wartości rynkowej.
Utrata wartości: Znana również jako odpis, polega na odnotowaniu spadku wartości spowodowanego zdarzeniami lub okolicznościami.
Likwidacja: Sprzedaż, złomowanie lub inna forma pozbycia się składnika majątku po zakończeniu jego okresu użytkowania.
Audyty zaliczają się również do szczegółowych kontroli ksiąg rachunkowych Twojej firmy przeprowadzanych po zamknięciu ksiąg rachunkowych za rok obrachunkowy. Niezależnie od tego, czy chodzi o dane wewnętrzne czy zewnętrzne, w tym miejscu możesz zauważyć nieścisłości lub różnice między notatkami a rzeczywistym stanem swoich aktywów. Dzięki temu zachowasz przejrzystość swoich aktywów i ksiąg rachunkowych w przypadku straty większej kwoty pieniędzy niż przewidywano.
Metody amortyzacji
Amortyzacja stanowi integralną część księgowości, pokazując, w jaki sposób wartość Twoich środków trwałych będzie spadać w miarę ich starzenia się. Istnieją różne metody obliczania amortyzacji. Cztery najpopularniejsze metody to:
- Saldo podwójnie malejące: przyspieszona amortyzacja, w której koszty są większe w pierwszych kilku latach, a następnie mniejsze w kolejnych, co umożliwia korzystanie ze sprzętu, który z biegiem czasu może stać się przestarzały.
- Metoda liniowa: Taka sama kwota amortyzacji stosowana co roku.
- Suma cyfr lat (SYD): Ta metoda umożliwia odpisanie większej kwoty w latach wcześniejszych i mniejszej w latach późniejszych poprzez obliczenie liczby lat.
- Jednostki produkcji: Rocznie zmieniające się koszty amortyzacji uzależnione od wytworzonej produkcji, umożliwiające firmie dopasowanie faktycznej produkcji do ponoszonych kosztów amortyzacji.
Istnieją różne metody osiągania najlepszych wyników w zależności od typu składnika majątku i okresu jego eksploatacji. Wybór właściwej metody amortyzacji nie jest jedynym czynnikiem decydującym o tym, jaki sukces osiągniesz na koniec roku obrachunkowego.
Wskazówki dotyczące usprawniania ewidencjonowania środków trwałych
Rozumiejąc podstawy ewidencjonowania środków trwałych, możesz wdrożyć kilka rzeczy do swojej strategii, aby mieć pewność, że maksymalizujesz swoje dochody.
Ustal próg kapitalizacji. Gdy po raz pierwszy dokonasz zakupu danego przedmiotu, a osoby podejmujące decyzje dokładnie ustalą stałą kwotę kapitalizacji, upewnisz się, że Twoje księgi rachunkowe są spójne, a Ty i Twój zespół możecie natychmiast zauważyć wszelkie błędy księgowe.
Ponowna ocena żywotności sprzętu. Prawidłowe oszacowanie czasu, w którym możesz wykorzystywać swoje środki trwałe zgodnie z ich pierwotnym przeznaczeniem, w dużej mierze pomoże Twojej firmie w dłuższej perspektywie. Ponieważ księgi rachunkowe i amortyzacja opierają się na dokładnych szacunkach okresu użytkowania, ważne jest, aby w razie potrzeby dokonać ponownej oceny, ponieważ mogą one ulegać zmianom w czasie.
Oznacz swoje składniki majątku. Ważne jest, aby śledzić i oznaczać swoje składniki majątku przez cały okres ich użytkowania, ponieważ na ich wartość może wpływać wiele różnych czynników. Tagowanie pozwala śledzić przedmioty na każdym etapie ich cyklu życia, a także zapobiegać kradzieżom, eliminować ryzyko zgubienia i sprawdzać statystyki finansowe.
Zautomatyzuj szczegółowe informacje dzięki oprogramowaniu do ewidencjonowania środków trwałych. Automatyzacja ręcznych działań w celu ułatwienia śledzenia danych za pomocą oprogramowania do ewidencjonowania środków trwałych uprości Twoje procesy. Ochrona hasłem pomaga również zapewnić dostęp wyłącznie tym osobom, które tego potrzebują i zostały do tego przeszkolone.
Aby Twój zespół zyskał najlepsze możliwości zachowania przejrzystości w całym cyklu życia, przekazywania interesariuszom zaktualizowanych informacji dotyczących potencjalnych problemów z konserwacją oraz obserwowania stanu środków trwałych w dowolnym momencie, musi korzystać z właściwego oprogramowania do ewidencjonowania środków trwałych.
Obserwuj usługę Dynamics 365