Podstawowy przewodnik po kontroli zapasów

Kobieta w niebieskiej koszuli i pomarańczowym szaliku sortuje stos złożonych tkanin, trzymając w ręku tablet

Wraz z rozwojem małej i średniej firmy, handel elektroniczny, logistyka i zapasy mogą stać się bardziej skomplikowane. Rejestrowanie stanów magazynowych i uzupełnianie zapasów może nie być tak łatwe, jak jeszcze rok temu, dlatego konieczne będzie wdrożenie procesów i systemów przygotowanych do obsługi nowego obciążenia pracą.

W tym miejscu pojawia się kontrola zapasów. Dzięki odpowiednim kontrolom wewnętrznym i produkcyjnym możesz mieć pewność, że kontrolujesz koszty operacyjne, jednocześnie spełniając wymagania klientów.

Co to jest kontrola zapasów?

Kontrola zapasów, znana również jako kontrola stanu, to proces zarządzania poziomami zapasów firmy w jednej lub wielu lokalizacjach. Zasadniczo śledzenie pozycji i upewnianie się, że firma utrzymuje optymalną liczbę części lub produktów w magazynie, niezależnie od tego, czy jest to online, na półce, czy w obu. System kontroli zapasów monitoruje również wykorzystanie, przechowywanie i przemieszczanie produktów – od momentu ich pojawienia się w magazynie aż do wysyłki do klienta.

Koncentrując się na eliminowaniu wolno sprzedających się produktów i zwiększaniu liczby produktów o wysokiej sprzedaży, można maksymalizować zyski, jednocześnie oszczędzając czas, zasoby i pieniądze oraz przechowując w magazynie jak najmniejszą ilość zapasów.

Korzyści płynące z kontroli zapasów

Kontrola zapasów jest kluczowym elementem działalności, a mimo to prawie połowa małych firm ich nie kontroluje. Mimo że nadal możliwe jest utrzymanie wysokiego poziomu sprzedaży, rentowność ucierpi niemal natychmiast, jeśli jej nie osiągniesz. Klienci zazwyczaj nie będą czekać na zaległe zamówienia lub produkty z wydłużonym czasem wysyłki, po prostu zwrócą się do konkurencji, aby zrealizować swoje zamówienia.

Funkcja ta oferuje następujące możliwości:

Kontrola jakości. Kontroluj wszystkie aspekty zapasów, w tym jakość, i zarządzaj nimi, aby zapewnić właściwą rotację produktów w magazynie.
Kontrola organizacyjna. Upewnij się, że masz wystarczające ilości produktów, aby zrealizować wszystkie złożone zamówienia, a także zapasy bezpieczeństwa — zapasy pełniące rolę bufora w celu zmniejszenia ilości towarów oznaczonych jako „niedostępne w magazynie”.
Dokładność księgowania. Prowadzenie dokładnego rejestru zapasów ma kluczowe znaczenie dla zarządzania aktywami, zwłaszcza w przypadku inspekcji. Znajomość ilości produktów pozwala dowiedzieć się, ile produktów jest traconych, niszczonych lub zepsutych i zrozumieć wartość swojej firmy.

Precyzyjne śledzenie zapasów oznacza, że zamówienia są realizowane szybko i dokładnie, ze zwiększoną wydajnością i produktywnością, jednocześnie oferując właścicielom firm więcej czasu, pieniędzy i powracających klientów – a wszystkie produkty pochodzą ze zorganizowanego magazynu lub pomieszczenia do składowania.

Aby jednak kontrolować zapasy, trzeba zrozumieć podstawowe zasady kontroli i zarządzania.

Porównanie kontroli zapasów, zarządzania zapasami, środków trwałych i zarządzania magazynem

Mogą one brzmieć podobnie, ale każda z nich pomaga Twojej firmie na różne sposoby. Podczas gdy kontrola zapasów dotyczy zapasów w magazynie dostawcy, zarządzanie zapasami obejmuje procesy uzupełniania i prognozowania. Gwarantuje to, że zawsze masz odpowiednie zapasy na miejscu, we właściwym czasie i z odpowiednią liczbą produktów.

Konieczne będzie również zarządzanie środkami trwałymi, takimi jak maszyny i urządzenia, a także ewentualnymi wynajmowanymi przestrzeniami, które będą potrzebne do wspomagania produkcji produktów. Znane jako ewidencjonowanie środków trwałych, prowadzenie księgi wszystkich środków trwałych wykorzystywanych do tworzenia produktu – ale w rzeczywistości niebędących częścią źródła przychodów - pomaga w ujawnieniu wszystkich ukrytych kosztów w procesie produkcyjnym.

Zarządzanie magazynem zapewnia dobrą organizację zapasów we wszystkich lokalizacjach magazynowych. Gdy zapasy są łatwe do znalezienia i przechowywane w celu optymalizacji przestrzeni, pracownicy mogą szybciej kompletować i wysyłać zamówienia klientów.

Wszystkie te elementy są integralną częścią Twojej firmy: Kontrola zapasów koncentruje się na teraźniejszości, podczas gdy środki trwałe i zarządzanie zapasami kreślą obraz przyszłości. Dzięki lepszemu zarządzaniu zapasami z pewnością poprawisz kontrolę nad zapasami.

Jak rozpocząć pracę z platformą kontroli zapasów

Aby znaleźć odpowiedni system, musisz zrozumieć potrzeby swojej firmy. Zacznij od zadania trzech pytań:

Jakie rodzaje produktów i ilości muszę śledzić?
Twoje priorytety będą zależeć od Twoich potrzeb – jeśli oznacza to skupienie się na datach ważności łatwo psujących się produktów, ograniczonych dostawach lub produktach sezonowych, konieczne będzie odpowiednie planowanie przypływów i wypływów, przy jednoczesnym monitorowaniu zarządzania łańcuchem dostaw.
Jakie funkcje są potrzebne do zarządzania zapasami?
Czy posiadasz zapasy w wielu magazynach, czy tylko w jednym? Czy konieczne będzie zintegrowanie dodatkowych cyfrowych rozwiązań biznesowych i jak wpłynie to na działalność firmy? Zwrócenie uwagi na obecne i przyszłe możliwości przygotowuje do posiadania systemu kontroli zapasów, który będzie działał dłużej niż rok lub dwa.
Jaki jest mój budżet na oprogramowanie do kontroli zapasów?
Zapisz wszystko, czego będziesz potrzebować teraz i w przyszłości, w tym wydatki na szkolenia i oprogramowanie. Porównaj te koszty z ilością czasu i wysiłku potrzebnego do ukończenia projektów, a także z szacowanym zwrotem z inwestycji (ROI) wynikającym ze zmniejszenia liczby osobogodzin, kosztów przeniesienia i szacowanego wzrostu liczby klientów.

Po udzieleniu odpowiedzi na te pytania powinno być oczywiste, co jest dla Ciebie ważne przy poszukiwaniu systemu kontroli zapasów. Zawsze chcesz mieć pewność, że Twoja firma jest na topie.

ERP jako kompleksowe rozwiązanie

W dążeniu do zapewnienia sobie przewagi konkurencyjnej, podobnym zasobem, który może pojawić się podczas poszukiwania rozwiązań do kontroli zapasów, jest planowanie zasobów przedsiębiorstwa (ERP). System ERP pozwala liderom zarządzać wszystkimi aspektami ich działalności na jednej platformie, w tym nie tylko zapasami, ale także innymi elementami, takimi jak finanse, planowanie, logistyka i operacje.

To kompleksowe rozwiązanie może wydawać się kuszące, ponieważ będziesz mieć możliwość zarządzania wieloma systemami, ale musisz upewnić się, że będzie ono działać dla Twojego zespołu. Może to również wydawać się kosztowne, dodając dodatkowy czas szkolenia i zasoby ludzkie dla Twojego zespołu. Oprogramowanie do inwentaryzacji może być elastyczne i może integrować się z wieloma różnymi systemami, zapewniając elastyczność w budowaniu procesów dla Twojej organizacji według potrzeb. Rozwiązanie Dynamics 365 Business Central jest niezbędnym rozwiązaniem biznesowym, które pomaga zoptymalizować operacje.

Inicjowanie rozwoju firmy dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu do kontroli zapasów

Wiedząc, czego potrzebujesz, aby odnieść sukces w biznesie, kontrola zapasów i zarządzanie nimi będą najważniejszymi priorytetami. Wdrożenie rozwiązania ERP, takiego jak Dynamics 365 Business Central, jest krytycznym krokiem. Będziesz potrzebować takiego, które będzie ukierunkowane na pułapki związane z przejściem na kompleksowe rozwiązanie do zarządzania przedsiębiorstwem, a jednocześnie będzie w stanie obsługiwać wiele operacji i planować.

Dowiedz się więcej

Skontaktuj się z nami

Poproś o skontaktowanie się z Tobą

Poproś o kontakt ze specjalistą ds. sprzedaży platformy Dynamics 365.

Wyślij żądanie