Che cos'è l'elaborazione intelligente dei documenti?

I dati hanno raggiunto un punto di saturazione. Le organizzazioni di oggi gestiscono grandi quantità di dati, quindi spesso è difficile decifrare quali siano informazioni utili e quali non apportino alcun valore. Il data mining di grandi quantità di dati per la ricerca di informazioni dettagliate fruibili può essere costoso e dispendioso in termini di tempo. Qui entra in gioco l'elaborazione intelligente dei documenti, o IDP (Intelligent Document Processing).

L'elaborazione intelligente dei documenti (IDP) è una tecnologia di automazione del flusso di lavoro, che scansiona, legge, estrae, categorizza e organizza informazioni significative in formati accessibili da grandi flussi di dati. La tecnologia può elaborare molti tipi diversi di documenti: cartacei, PDF, documenti Word, fogli di calcolo e una varietà di altri formati. La funzione principale dell'elaborazione intelligente dei documenti consiste nell'estrarre informazioni di valore in grandi set di dati senza intervento umano.

L'automazione di alcune elaborazioni documenti tramite IDP comporta alcuni vantaggi. Tramite l'intelligenza artificiale, l'IDP può eliminare l'immissione manuale dei dati e l'elaborazione dei ruoli di lavoro. Questo non solo aumenta la velocità a cui è possibile elaborare i dati, ma riduce anche il costo correlato a tale elaborazione e la possibilità di errori umani, per un'efficienza maggiore.

Le organizzazioni moderne in genere registrano volumi elevati di tre tipi di dati: strutturati, non strutturati e semi-strutturati. I dati strutturati sono organizzati e più facilmente leggibili dagli elaboratori di dati umani. L'elaborazione e l'analisi dei dati non strutturati, d'altro canto, sono dispendiose in termini di tempo. I dati semi-strutturati risiedono nel mezzo. Le soluzioni di elaborazione intelligente dei documenti sono in grado di automatizzare l'elaborazione dati per i dati strutturati, non strutturati e semi-strutturati.

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Come funziona l'elaborazione intelligente dei documenti?

L'elaborazione intelligente dei documenti prevede alcuni passaggi.

Inizia con il riconoscimento intelligente dei documenti, quando l'IDP usa una tecnologia IA di Deep Learning complessa per analizzare i documenti e classificarli. Questa tecnologia può essere sottoposta a training in 190 lingue ed è in grado di leggere e interpretare i documenti come farebbe un addetto all'elaborazione dati.

Una volta classificati i dati, il software di automazione documenti intelligente inizia a estrarre i dati utili per la tua organizzazione. L'estrazione viene effettuata tramite le tecnologie di IA cognitiva, che identificano dati specifici da documenti di grandi dimensioni. Quindi, l'IDP organizza i dati pertinenti e li presenta in un formato facilmente accessibile.

Se la tua organizzazione dispone di grandi quantità di dati strutturati, semi-strutturati o non strutturati, l'elaborazione intelligente dei documenti è un investimento che vale la pena considerare nell'ambito della tua strategia per la gestione dei processi aziendali.

Vantaggi dell'elaborazione intelligente dei documenti

È dimostrato come l'elaborazione intelligente dei documenti abbia migliorato i processi aziendali e aumentato l'efficienza del team. Ecco alcuni vantaggi chiave per automatizzare l'elaborazione documenti:

Aumentare l'accuratezza dell'elaborazione con l'elaborazione intelligente dei documenti. Il tasso di errore dei processori di dati è di gran lunga maggiore di quello dell'IDP.
Ridurre i costi dell'elaborazione documenti automatizzando alcuni flussi di lavoro. In media, l'elaborazione documenti manuale costa 6-8 dollari a documento. Il costo a documento dell'elaborazione automatizzata dei documenti è di gran lunga inferiore.
Aumentare la produttività dei dipendenti offrendo loro l'opportunità di svolgere un lavoro di maggiore impatto. Senza la necessità di elaborare documenti dispendiosi in termini di tempo, i dipendenti sono liberi di prestare la loro attenzione altrove.

Qual è la differenza tra elaborazione intelligente dei documenti ed elaborazione automatizzata dei documenti?

L'elaborazione automatizzata dei documenti è una tecnologia correlata all'IDP, ma molto diversa. L'elaborazione automatizzata dei documenti viene usata principalmente per digitalizzare i documenti cartacei. La creazione di copie digitali dei documenti cartacei consente la loro indicizzazione per diventare ricercabili in un database. Questo è fondamentale per le organizzazioni come DMV, che fanno affidamento sulla documentazione cartacea i cui dati devono essere digitalizzati.

L'elaborazione intelligente dei documenti è un software per la gestione dei processi aziendali in grado di digitalizzare e indicizzare documenti cartacei, ma va anche oltre con la separazione di informazioni preziose e la creazione di informazioni dettagliate dai dati dei documenti cartacei (o di qualsiasi altro tipo), piuttosto che offrire solo l'accesso computerizzato.

Come scegliere un software per l'elaborazione intelligente dei documenti

Sono previsti alcuni passaggi per scegliere il miglior software per l'elaborazione intelligente dei documenti per l'organizzazione.

Il primo passaggio consiste nell'identificare le esigenze in materia di elaborazione dati della tua organizzazione. Hai più dati strutturati o non strutturati? In quale formato vengono restituiti maggiormente i tuoi dati? In che misura desideri automatizzare le tue operazioni di elaborazione dati?
Quindi, dovresti valutare quali dati sarebbero ideali per l'elaborazione intelligente dei documenti. Considera i tempi di elaborazione di ogni set di dati e quali dati sarebbe più utile automatizzare per la tua organizzazione. I documenti che richiedono un'elaborazione manuale più lunga possono essere ottimi candidati per l'IDP.
Una volta identificati i flussi di lavoro di l'elaborazione documenti da automatizzare, potrai scegliere il software per l'elaborazione intelligente dei documenti. Dovresti prendere la tua decisione in base alla richiesta di automazione e ai requisiti della tua organizzazione per l'elaborazione automatizzata dei documenti. Ecco alcune domande che potresti porti per prendere una decisione ponderata:

In quanto tempo può essere implementata la soluzione di automazione intelligente dei documenti?
Con quanta facilità è possibile mantenere il software?
Quale livello di supporto fornisce l'azienda di software per i servizi di automazione intelligente dei documenti?
La tecnologia di riconoscimento intelligente dei documenti nel software può leggere tutti i documenti che l'organizzazione desidera elaborare?
La precisione del software migliorerà significativamente il tasso di errore?

Casi d'uso per l'elaborazione intelligente dei documenti

L'IDP viene usata in diversi settori. Ecco alcuni casi d'uso dell'elaborazione intelligente dei documenti:

I reparti finanziari possono automatizzare le funzioni di contabilità fornitori, come l'elaborazione delle fatture.
I reparti delle risorse umane possono elaborare curricula, esaminare i dipendenti, eseguire sondaggi sui dipendenti ed elaborare altri dati delle risorse umane con IDP.
Le agenzie governative gestiscono permessi, emettono documenti elettronici ed elaborano le applicazioni con un software di elaborazione intelligente dei documenti.
Le compagnie assicurative usano l'elaborazione automatizzata dei documenti per esaminare i reclami, rilevare le frodi, valutare le polizze assicurative e accelerare l'elaborazione dei documenti dell'organizzazione.
Gli studi legali possono elaborare, archiviare e gestire i dati legali con una precisione maggiore rispetto all'elaborazione manuale dei documenti tramite IDP.

Questi sono solo alcuni dei settori in cui l'elaborazione intelligente dei documenti viene usata per velocizzare e migliorare i flussi di lavoro di elaborazione dati. Se lavori con il software giusto, l'IDP vanta un'ampia gamma di applicazioni e vantaggi per la maggior parte delle aziende.

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Usando l'elaborazione intelligente dei documenti nella tua organizzazione, potrai raccogliere dati utili dai documenti con meno errori umani e a costi ridotti. L'IDP si occupa dell'elaborazione di grandi volumi di noiosissimi dati per conto dei tuoi dipendenti, estraendo informazioni dettagliate significative per te in formati accessibili e fruibili.

L'IDP è sola delle automazioni dei flussi di lavoro abilitati da Power Automate, che elimina i task ripetitivi e rende il lavoro più efficiente. Con strumenti drag-and-drop con poco codice, Power Automate può aiutarti a creare modi innovativi per completare le tue attività.

Scopri di più

L'elaborazione intelligente dei documenti (IDP) è una tecnologia di automazione del flusso di lavoro che scansiona, legge, estrae e organizza informazioni significative da grandi flussi di dati.
L'elaborazione intelligente dei documenti usa il riconoscimento intelligente dei documenti per classificare i documenti, quindi elabora i dati con una tecnologia di riconoscimento dei modelli. Una volta elaborato il documento, il software IDP estrae dati significativi e li assembla in un formato accessibile.
È stato dimostrato che l'elaborazione intelligente dei documenti aumenta la precisione, l'efficienza e la velocità dell'elaborazione dati per le organizzazioni di tutti i settori.
L'elaborazione automatizzata dei documenti viene usata principalmente per digitalizzare i documenti cartacei. L'elaborazione intelligente dei documenti supporta completamente molti tipi diversi di documenti e organizza i dati rilevanti, eliminando la necessità di avvalersi di elaboratori di dati umani.
L'implementazione di un software per l'elaborazione intelligente dei documenti inizia con una valutazione dei flussi di lavoro di elaborazione documenti per determinare quali possano essere automatizzati. Una volta chiaro quali documenti automatizzare, dovrai identificare i flussi di lavoro che richiedono il livello di accuratezza più elevato e iniziare l'automazione da loro.
L'elaborazione intelligente dei documenti può essere utilizzata in tutti i settori, dalle compagnie assicurative alle agenzie governative, per accelerare e perfezionare l'elaborazione di molti tipi diversi di dati.

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