Che cos'è BPMS?

In che modo BPMS aiuta il mio business?

BPMS consente di sfruttare l' automazione dei processi aziendali per semplificare un’ampia gamma di attività, garantendo che i processi vengano seguiti per attività quali la revisione, l'approvazione e la gestione dei documenti, l'inserimento delle risorse umane e la gestione delle richieste dei dipendenti.

Automatizzando le comunicazioni attivate, ad esempio gli avvisi delle attività tramite e-mail, i promemoria di pagamento e le lettere di ringraziamento, BPMS migliora i flussi di lavoro in tutta l'azienda. BPMS può anche essere usato per orchestrare le campagne di e-mail marketing, consentendo di distribuire il messaggio o la risposta corretta al momento giusto.

Chi usa BPMS?

Praticamente chiunque nell'azienda può progettare e distribuire automazioni che aiutano a realizzare di più in meno tempo con una soluzione BPMS moderna.

Solo pochi anni fa, l'automazione dei processi aziendali era essa stessa un processo complesso. Gli sviluppatori dedicavano molto tempo con gli stakeholder sul lato business per eseguire il mapping di ogni attività all'interno di un processo prima di scrivere da zero il codice per ogni processo automatizzato. Le modifiche successive a un processo comportavano più mapping, più codice e più tempo dedicato agli aggiornamenti.

Le migliori piattaforme BPMS di oggi semplificano le iniziative di automazione dei processi, riducendo o eliminando la necessità di supporto IT e sviluppatori. Questi sistemi consentono alle organizzazioni di implementare processi estremamente complessi e consentono ai team e ai singoli utenti di creare e implementare facilmente processi automatizzati.

Quindi, la sintetica risposta a “Chi usa BPMS?” è: chiunque ne abbia bisogno .

Creazione di automazioni con BPMS

Una soluzione software BPMS di qualità elimina le congetture dalla progettazione e dall’implementazione dei processi automatizzati, consentendo di seguire un approccio dettagliato usando i modelli come guida. Le migliori soluzioni BPMS forniscono un modo efficiente e integrato per:

1. Identificare e progettare il processo da automatizzare.

   Comprendere la logica aziendale per il processo ed esaminare qualsiasi documentazione o modello di processo esistente che lo definisca.

2. Modellare la logica o i passaggi nel flusso del processo aziendale.

   Definire le fasi e i passaggi del processo aziendale in BPMS e testare vari scenari aziendali nella piattaforma usando strumenti di modellazione predefiniti.

3. Compilare l'automazione usando strumenti di progettazione punta-e-clicca anziché scrivere codice.

   Creare i flussi di processo e le interfacce utente per il processo aziendale usando la libreria di modelli e connettori predefiniti della soluzione BPMS.

4. Avviare e condividere l'automazione con il team o l'azienda.

   Scegliere come distribuire l'automazione e a chi, quindi vedere come funziona in natura.

Scelta di una soluzione BPMS
 

Se il tuo obiettivo è semplificare la gestione dei processi aziendali, è intelligente creare un elenco di soluzioni BPMS che semplificano veramente l'apprendimento e l'uso dell'automazione. Le attuali piattaforme di automazione più all'avanguardia fanno questo e molto altro ancora. Assicurati di saper rispondere alle domande seguenti prima di avviare la ricerca:

Su quali processi ti concentrerai?
 

Decidi se è necessaria una soluzione per automatizzare più attività di routine, come l'elaborazione fatture, o una che supporti l'automazione di processi complessi a esecuzione prolungata, ad esempio la gestione del budget o il monitoraggio delle prestazioni.

Chi lo userà?
 

Come componente chiave della trasformazione digitale efficace, la soluzione BPMS scelta deve essere orientata all'usabilità per tutti gli utenti dell'azienda. Le attuali soluzioni BPMS a basso codice migliori vantano funzionalità di automazione robotica dei processi (RPA) che semplificano l'adozione nell'intera organizzazione.

Come distribuirai BPMS?
 

Una decisione importante da prendere è se distribuire una soluzione BPMS basata sul cloud o locale.
 

I vantaggi principali di una piattaforma software come un servizio (SaaS) BPMS cloud includono un'implementazione semplificata, poiché l'applicazione è operativa fin dal primo giorno; scalabilità, perché si aumenta l’abbonamento e non l'infrastruttura; costi prevedibili con pagamento in base al consumo.
 

I vantaggi di una piattaforma BPMS locale sono in gran parte il controllo (poiché risiede nella tua infrastruttura) e la sicurezza, perché i tuoi dati rimangono nei tuoi sistemi, limitando l’esposizione.

Chi supporterà la soluzione BPMS?
 

L'implementazione e la gestione di una soluzione BPMS locale richiede un investimento significativo in infrastruttura IT e personale. Con una piattaforma SaaS BPM con poco codice, le richieste al team IT si riducono drasticamente.

Cosa puoi permetterti?
 

Anche se il costo è sempre importante, ricordati di considerare il ritorno sugli investimenti previsto. Maggiore è la capacità dello strumento, maggiore è il valore che può verosimilmente offrire all'azienda.