I sei passaggi della gestione dei processi aziendali

Passaggio 1: Pianifica la strategia

Collabora prima di tutto con i dirigenti per creare una strategia di gestione dei processi aziendali che supporti gli obiettivi aziendali principali dell'organizzazione. Le aziende vogliono investire in progetti ad alto impatto e a basso rischio che offrono risultati misurabili strettamente allineati agli indicatori KPI.

Esamina le aree aziendali in cui il processo di raggiungimento degli obiettivi aziendali è rallentato o bloccato. Definisci in modo generale gli elementi che devono potenzialmente cambiare e come classificando le attività aziendali associate in uno dei tre tipi principali di gestione dei processi aziendali:

• Gestione dei processi aziendali incentrata sulle persone. In gran parte privo di automazione, un processo incentrato sulle persone pone le persone in primo piano. Alcune decisioni, approvazioni e altre attività dei processi sono destinate esclusivamente a dipendenti, clienti e altre persone. In questi casi, la gestione dei processi aziendali deve offrire ai singoli utenti interfacce applicative ben progettate e funzioni di notifica e rilevamento.
  
  Gli esempi di gestione dei processi aziendali incentrata sulle persone includono processi di assunzione in cui il personale delle risorse umane collabora con i manager per pubblicare le offerte di lavoro, valutare i candidati, richiedere referenze e intervistare i candidati. Un'altra istanza è costituita dai processi di reclamo dei clienti gestiti dai rappresentanti del servizio clienti.
• Gestione dei processi aziendali incentrata sui documenti. I processi che coinvolgono documenti cartacei ed elettronici devono essere gestiti con attenzione e in conformità ai requisiti aziendali, di settore e normativi. La gestione dei processi aziendali incentrata sui documenti usa spesso l'automazione dei flussi di lavoro per promuovere l'efficienza e l'accuratezza mantenendo al tempo stesso la conformità.
  
  Esempi di gestione dei processi aziendali a elevato utilizzo di documenti sono disponibili nei reparti legali, finanziari, di acquisto e di altro tipo che indirizzano i contratti a più persone per la revisione e l'approvazione. Un altro esempio è costituito dalle organizzazioni mediche che gestiscono cartelle cliniche elettroniche.
• Gestione dei processi aziendali incentrata sull'integrazione. Questa categoria è incentrata sull'integrazione e l'automazione di sistemi, ad esempio applicazioni ERP (Enterprise Resource Management), CRM (Customer Relationship Management) e HRMS (Human Resource Management System). La gestione dei processi aziendali incentrata sull'integrazione consente alle persone di accedere rapidamente ad app, dati e servizi tramite connettori e API, migliorando la produttività e la soddisfazione degli utenti.
  
  Gli esempi di gestione dei processi aziendali incentrata sull'integrazione includono team di marketing e vendite che usano campagne interconnesse, analisi dei lead e strumenti CRM per condividere informazioni dettagliate sui clienti potenziali ed esistenti.

Passaggio 2: Progetta e mappa i processi ideali

Dopo aver definito chiaramente gli obiettivi strategici e ottenuto il supporto dell'azienda, analizza ed esegui il mapping di ogni processo da migliorare. Identifica gli eventi chiave del processo, le attività manuali e automatizzate necessarie per ogni evento, le persone che li eseguono, le sequenze temporali e tutte le tecnologie usate. Cerca colli di bottiglia e ritardi, attività ridondanti e non necessarie e aree caratterizzate da costi eccessivi ed errori umani, insoddisfazione dei clienti o non conformità.

Dopo aver compreso lo stato "così com'è", usa le informazioni dettagliate per stabilire nuovi requisiti aziendali per il processo. Progetta ed esegui quindi il mapping di uno stato "futuro" ideale. Usa il brainstorming per individuare diversi modi per risolvere i problemi. Delinea inoltre le metriche per tenere traccia del miglioramento dei processi aziendali. Chiedi agli stakeholder dei processi, la cui partecipazione è fondamentale per il successo del progetto, di raccogliere i dati di valutazione e fornire feedback sulle progettazioni.

Nelle prime fasi delle iniziative di gestione dei processi aziendali è possibile che l'azienda voglia adottare una metodologia di miglioramento dei processi aziendali per strutturare ulteriormente l'approccio e favorire una sensazione di condivisione di obiettivi. Sebbene le metodologie di miglioramento dei processi aziendali abbiano principi e tecniche diversi, cercano tutte di eliminare gli sprechi, rimuovere gli ostacoli, migliorare la collaborazione e favorire il cambiamento culturale.

Metodi comuni di miglioramento dei processi aziendali includono:

• Gestione Agile
• Kaizen
• Gestione snella
• Six Sigma
• Gestione totale della qualità

Sfrutta inoltre i vantaggi del mining dei processi, del mapping dei processi e di altri software di gestione dei processi aziendali (BPMS) per analizzare e visualizzare rapidamente i flussi di lavoro. Analogamente, le soluzioni BPMS intelligenti (iBPMS) possono contribuire a migliorare i flussi di lavoro con funzionalità di analisi cloud, di intelligenza artificiale e Big Data.

Passaggio 4: Implementa miglioramenti

Ora puoi iniziare a usare il processo ottimizzato. Inizia con una soluzione di verifica in cui un piccolo gruppo testa il processo. Usa quindi il feedback degli utenti per migliorare il processo di conseguenza. Sfrutta i modelli e i connettori predefiniti di BPMS per sviluppare interfacce utente intuitive per i processi appena automatizzati e integrati.

Prima di lanciare formalmente il processo nell'organizzazione più ampia, metti in atto piani e risorse per la gestione dei progetti e del cambiamento. Esegui la transizione dei team in modo appropriato per minimizzare i problemi iniziali, evitare interruzioni operative e promuovere l'adozione. Finalizza anche le metriche e usa strumenti di business intelligence (BI) per creare dashboard e generare report che forniscono informazioni dettagliate in tempo reale o near real-time.

Come parte del piano di gestione del cambiamento, aggiorna i ruoli e le responsabilità per i processi e organizza sessioni di formazione con i dipendenti. Invia una notifica a clienti e fornitori interessati e offri supporto.

Passaggio 5: Monitora e traccia le metriche delle prestazioni

In questa fase del ciclo di vita della gestione dei processi aziendali devi identificare le aree potenziali per ulteriori modifiche monitorando i dati per la generazione di metriche delle prestazioni. A seconda dei tuoi obiettivi, puoi esaminare diversi aspetti dell'efficienza dei nuovi processi, ad esempio quanto bene:

• Un flusso di lavoro funziona all'interno di un processo.
• Un processo funziona all'interno di una più ampia organizzazione.
• Un processo opera da un punto di vista tecnico.

Inoltre, informati presso le parti interessate per conoscere i risparmi di tempo e di costi, sia realizzati che potenziali, e rileva i colli di bottiglia.

Usa gli strumenti di business intelligence per generare, visualizzare e creare report sulle metriche, confrontando le statistiche con i benchmark di settore e valutando il modo in cui soddisfano gli indicatori KPI dell'organizzazione. Ancora una volta, sfrutta i vantaggi delle soluzioni BPMS per facilitare la raccolta dei dati e la modellazione della simulazione. Monitora le prestazioni il più regolarmente possibile per garantire che l'iniziativa di gestione dei processi aziendali continui a soddisfare gli obiettivi definiti e supportare gli obiettivi aziendali più ampi dell'organizzazione.

Passaggio 6: Ottimizza in base alle informazioni dettagliate più recenti

Le attività di monitoraggio e rilevamento hanno generato una vasta gamma di informazioni dettagliate di utilità pratica. È il momento di usare queste informazioni per supportare il miglioramento dei processi aziendali. Attraverso l'iterazione e l'innovazione continue, puoi continuare a perfezionare il processo e i relativi flussi di lavoro per ottenere nuove efficienze operative. Scoprirai spesso opportunità aggiuntive per l'automazione, la standardizzazione e l'integrazione.

La missione di generare un valore aziendale maggiore non finisce mai, analogamente alle attività di monitoraggio e ottimizzazione. Le strategie aziendali, le condizioni del mercato e i requisiti normativi continuano a cambiare, quindi è necessario essere pronti ad adattare i processi in modo consono.

Se le circostanze richiedono aggiornamenti significativi, avvia di nuovo il ciclo di vita della gestione dei processi aziendali. A questo punto, l'azienda ha adottato le fasi della gestione dei processi aziendali. I leader e gli stakeholder dei processi possono collaborare per promuovere nuove iniziative.