This is the Trace Id: 1b0c1da96cccf6262ede533c61cedbc0
ข้ามไปที่เนื้อหาหลัก
Power Platform

การจัดการกระบวนการธุรกิจหกขั้นตอน

วิธีบรรลุการปรับปรุงกระบวนการอย่างต่อเนื่องและนวัตกรรม
คนสองคนพูดคุยบางอย่างเกี่ยวกับงานในแล็ปท็อป

ขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลงกระบวนการที่มอบคุณค่าอย่างต่อเนื่อง 

 

ไม่มีกระบวนการธุรกิจใดที่เหมือนกัน แต่ทั้งหมดอยู่ในสถานะฟลักซ์ที่เกือบจะคงที่ บางครั้งผู้นำและทีมปรับเปลี่ยนกระบวนการพร้อมกัน บางครั้งพวกเขาก็รื้อระบบใหม่ทั้งหมด การจัดการกระบวนการธุรกิจ (BPM) เป็นวิธีที่ช่วยให้องค์กรมั่นใจว่าการเปลี่ยนแปลงกระบวนการธุรกิจเป็นสิ่งที่ถูกต้อง 

 

โครงการริเริ่ม BPM ที่มีประสิทธิภาพทำให้บริษัทของคุณสามารถใช้กระบวนการที่มีประสิทธิภาพและยืดหยุ่นมากขึ้น กำหนดตำแหน่งที่จะปรับใช้ระบบอัตโนมัติสำหรับเวิร์กโฟลว์และเทคโนโลยีที่เป็นนวัตกรรมใหม่ได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำยิ่งขึ้น และบรรลุการปรับปรุงกระบวนการธุรกิจอย่างต่อเนื่องผ่านการตรวจสอบและการวิเคราะห์ 

 

การริเริ่ม BPM ที่ขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลงที่มีความหมายโดยทั่วไปจะรวมถึงขั้นตอนการจัดการกระบวนการธุรกิจต่อไปนี้ วางแผน ออกแบบ สร้างแบบจำลอง ดำเนินการ ตรวจสอบ และเพิ่มประสิทธิภาพ

 

การจัดการกระบวนการธุรกิจทั้งหกขั้นตอนนี้ประกอบด้วยวงจรชีวิต BPM แนวทางที่มีโครงสร้างและเป็นวัฏจักรตามแนวทางปฏิบัติ วงจรชีวิต BPM ให้เฟรมเวิร์กที่มีประโยชน์สำหรับการปรับปรุงกระบวนการปฏิบัติงาน การจัดการ และการสนับสนุนให้ทันสมัย

Power Automate จะช่วยคุณปรับปรุงกระบวนการที่ล้าสมัย

เพิ่มประสิทธิภาพให้เวิร์กโฟลว์และช่วยให้งานที่ซ้ำซากง่ายดายขึ้นด้วยเครื่องมือลากแล้วปล่อยแบบ Low-Code และตัวเชื่อมต่อที่สร้างไว้ล่วงหน้าหลายร้อยรายการ

ขั้นตอนที่หนึ่ง: วางแผนกลยุทธ์ของคุณ

 

ขั้นแรก ร่วมมือกับฝ่ายบริหารเพื่อสร้างกลยุทธ์การจัดการกระบวนการธุรกิจที่สนับสนุนเป้าหมายธุรกิจหลักขององค์กร บริษัทต้องการลงทุนในโครงการที่มีผลกระทบสูงและมีความเสี่ยงต่ำที่ให้ผลลัพธ์ที่สามารถวัดได้สอดคล้องกับ KPI ของพวกเขาอย่างแน่นหนา

 

ดูพื้นที่ธุรกิจที่ความคืบหน้าในการบรรลุวัตถุประสงค์ของบริษัทช้าหรือหยุดชะงัก กำหนดอย่างกว้างๆ ว่าจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงอะไรและอย่างไร โดยจัดหมวดหมู่กิจกรรมทางธุรกิจที่เกี่ยวข้องเป็น 1 ใน 3 ประเภทหลักของการจัดการกระบวนการธุรกิจ:

 

  • BPM แบบยึดผู้ใช้เป็นศูนย์กลาง กระบวนการแบบยึดผู้ใช้เป็นศูนย์กลางจะเกี่ยวข้องกับผู้คนซึ่งส่วนใหญ่จะขาดระบบอัตโนมัติ การตัดสินใจ การอนุมัติ และงานในกระบวนการอื่นๆ มีไว้สำหรับพนักงาน ลูกค้า และบุคคลอื่นๆ ในการดำเนินการโดยเฉพาะ ในกรณีเหล่านี้ ควรส่งเสริมบุคคลด้วยส่วนติดต่อแอปพลิเคชันที่ออกแบบมาอย่างดี และฟังก์ชันการแจ้งเตือนและการติดตาม

    ตัวอย่าง BPM แบบยึดผู้ใช้เป็นศูนย์กลาง ได้แก่ กระบวนการจ้างงานที่บุคลากร HR ทำงานร่วมกับผู้จัดการเพื่อโพสต์ตำแหน่งงานว่าง คัดกรองผู้สมัคร ขอผู้อ้างอิง และสัมภาษณ์ผู้สมัคร อีกตัวอย่างหนึ่งคือกระบวนการร้องเรียนของลูกค้าที่จัดการโดยพนักงานบริการ 
  • BPM แบบยึดข้อมูลเป็นศูนย์กลาง กระบวนการที่เกี่ยวข้องกับเอกสารที่เป็นกระดาษและอิเล็กทรอนิกส์ต้องได้รับการจัดการอย่างระมัดระวังและเป็นไปตามข้อกำหนดของบริษัท อุตสาหกรรม และข้อบังคับ BPM แบบยึดข้อมูลเป็นศูนย์กลางมักใช้ระบบอัตโนมัติสำหรับเวิร์กโฟลว์เพื่อส่งเสริมประสิทธิภาพและความถูกต้องในขณะที่ยังคงปฏิบัติตามข้อกำหนด 

    ตัวอย่าง BPM ที่มีเอกสารจำนวนมากสามารถพบได้ในแผนกกฎหมาย การเงิน การจัดซื้อ และแผนกอื่นๆ ที่กำหนดเส้นทางสัญญาและข้อตกลงไปยังบุคคลหลายคนเพื่อตรวจสอบและอนุมัติ อีกตัวอย่างหนึ่งคือองค์กรทางการแพทย์ที่เก็บรักษาระเบียนสุขภาพอิเล็กทรอนิกส์ 
  • BPM แบบยึดการรวมเป็นศูนย์กลาง หมวดหมู่นี้เน้นที่การผสานรวมและทำให้ระบบเป็นอัตโนมัติ เช่น การจัดการทรัพยากรขององค์กร (ERP) ระบบจัดการลูกค้าสัมพันธ์ ( ) และแอปพลิเคชันระบบการจัดการทรัพยากรบุคคล (HRMS) BPM แบบยึดการรวมเป็นศูนย์กลางช่วยให้ผู้คนเข้าถึงแอป ข้อมูล และบริการได้อย่างรวดเร็วผ่านตัวเชื่อมต่อและ API เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและความพึงพอใจของผู้ใช้ 

    ตัวอย่าง BPM แบบยึดการรวมประกอบด้วยทีมการตลาดและทีมขายที่ใช้แคมเปญที่เชื่อมโยงถึงกัน การวิเคราะห์ลูกค้าเป้าหมาย และเครื่องมือ CRM เพื่อแชร์ข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าและลูกค้าปัจจุบัน 

ขั้นตอนที่สอง: ออกแบบและแมปกระบวนการที่เหมาะสม 

 

เมื่อคุณกำหนดวัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์ได้ชัดเจนและได้รับการสนับสนุนจากธุรกิจแล้ว ให้วิเคราะห์และแมปแต่ละกระบวนการที่กำหนดเป้าหมายไว้เพื่อการปรับปรุง ระบุเหตุการณ์ในกระบวนการหลัก งานที่ทำด้วยตนเองและแบบอัตโนมัติที่จำเป็นสำหรับแต่ละงาน บุคคลที่ดำเนินการ ไทม์ไลน์ และเทคโนโลยีใดๆ ที่ใช้ มองหาปัญหาติดขัดและความล่าช้า งานซ้ำซ้อนและงานที่ไม่จำเป็น และจุดที่มีค่าใช้จ่ายมากเกินไปและข้อผิดพลาดของมนุษย์ ความไม่พอใจของลูกค้า หรือการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนด

 

ถัดไป เมื่อคุณเข้าใจสถานะ "ตามที่เป็น" โดยสมบูรณ์แล้ว ให้ใช้ข้อมูลเชิงลึกเพื่อสร้างข้อกำหนดทางธุรกิจใหม่สำหรับกระบวนการ จากนั้นจึงออกแบบและแมปสถานะ "ที่ต้องการให้เป็น" ในอุดมคติ ระดมความคิดในการแก้ปัญหาต่างๆ รวมทั้งร่างตัวชี้วัดเพื่อติดตามการปรับปรุงกระบวนการธุรกิจ ถามผู้เกี่ยวข้องในกระบวนการที่การมีส่วนร่วมมีความสำคัญต่อความสำเร็จของโครงการ เพื่อช่วยรวบรวมข้อมูลการประเมินและให้ข้อคิดเห็นเกี่ยวกับการออกแบบ 

 

ในช่วงต้นของโครงการริเริ่ม BPM บริษัทของคุณอาจต้องการนำวิธีการปรับปรุงกระบวนการธุรกิจมาใช้เพื่อจัดโครงสร้างแนวทางของคุณต่อไปและส่งเสริมความรู้สึกถึงจุดประสงค์ร่วมกัน แม้ว่าวิธีการปรับปรุงกระบวนการธุรกิจจะมีหลักการและเทคนิคที่แตกต่างกัน แต่พวกเขาทั้งหมดพยายามช่วยขจัดของเสีย ขจัดอุปสรรค ส่งเสริมความร่วมมือ และขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลงทางวัฒนธรรม

 

วิธีการปรับปรุงกระบวนการธุรกิจโดยทั่วไป ได้แก่:

 

  • การจัดการแบบ Agile
  • Kaizen
  • การจัดการแบบ Lean
  • Six Sigma
  • การจัดการคุณภาพโดยรวม

 

นอกจากนี้ ใช้ประโยชน์จากการการทำเหมืองกระบวนการ การทำแมปกระบวนการ และซอฟต์แวร์การจัดการกระบวนการธุรกิจ (BPMS) อื่นๆ เพื่อวิเคราะห์และแสดงเวิร์กโฟลว์อย่างรวดเร็ว ในทำนองเดียวกัน โซลูชัน BPMS อัจฉริยะ (iBPMS) สามารถช่วยปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ด้วยความสามารถด้านระบบคลาวด์ AI และการวิเคราะห์ข้อมูลขนาดใหญ่

ขั้นตอนที่สาม: สร้างแบบจำลองและทดสอบโฟลว์ของกระบวนการ 

 

ในขั้นตอนนี้ ให้นำการออกแบบในอุดมคติมาทดสอบ สร้างแบบจำลองต้นแบบที่แสดงถึงกิจกรรมกระบวนการ กฎเกณฑ์ทางธุรกิจ และโฟลว์ข้อมูลทั้งหมดในรูปแบบดิจิทัล จากนั้น เรียกใช้การจำลองกับแบบจำลองโดยใช้ตัวแปรต่างๆ เช่น เวลา ต้นทุน และทรัพยากร ดูจากผลลัพธ์แล้วให้ปรับและทดสอบแบบจำลองต่อไป ปรับเปลี่ยนเวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่ หรือสร้างเวิร์กโฟลว์ใหม่เพื่อขับเคลื่อนผลลัพธ์ทางธุรกิจที่เหมาะสมที่สุด 

 

การสร้างแบบจำลองเป็นวิธีที่ประหยัดต้นทุนในการวิเคราะห์ว่ากระบวนการทำงานอย่างไรตามเงื่อนไขที่แตกต่างกัน เครื่องมือ BPMS ที่ทำให้การสร้างแบบจำลอง การทดสอบ และการวิเคราะห์เป็นไปโดยอัตโนมัติสามารถปรับปรุงขั้นตอนนี้ได้อย่างมีนัยสำคัญ นอกจากนี้ ยังช่วยให้บริษัทของคุณกำหนดวิธีปรับปรุงการออกแบบได้รวดเร็วยิ่งขึ้นก่อนที่จะเปิดตัวการเปลี่ยนแปลงในสภาพแวดล้อมการทำงาน 

ขั้นตอนที่สี่: ดำเนินการปรับปรุง 

 

คุณพร้อมที่จะเริ่มใช้งานจริงด้วยกระบวนการเพิ่มประสิทธิภาพ เริ่มต้นด้วยโซลูชันที่พิสูจน์แนวคิด โดยที่กลุ่มเล็กๆ จะทดสอบกระบวนการ จากนั้นใช้คำติชมเพื่อพัฒนากระบวนการให้สอดคล้องกัน ใช้ประโยชน์จากเทมเพลตและตัวเชื่อมต่อที่สร้างไว้ล่วงหน้าของ BPMS เพื่อพัฒนาส่วนติดต่อผู้ใช้ที่ใช้งานง่ายสำหรับกระบวนการอัตโนมัติและการผสานรวมใหม่ 

 

ก่อนที่คุณจะเริ่มกระบวนการอย่างเป็นทางการกับองค์กรขนาดใหญ่ ให้วางแผนและเตรียมทรัพยากรสำหรับโครงการและการจัดการการเปลี่ยนแปลง ย้ายทีมอย่างเหมาะสม เพื่อให้คุณสามารถแก้ไขปัญหาเบื้องต้น หลีกเลี่ยงการหยุดชะงักในการปฏิบัติงาน และส่งเสริมการนำไปใช้ นอกจากนี้ ให้สรุปเมตริกและใช้เครื่องมือข่าวกรองธุรกิจ (BI) เพื่อสร้างแดชบอร์ดและสร้างรายงานที่ให้ข้อมูลเชิงลึกในเวลาจริงหรือใกล้เคียงเวลาจริง 

 

อัปเดตบทบาทและความรับผิดชอบของงาน และจัดฝึกอบรมพนักงานโดยให้สิ่งเหล่านี้เป็นส่วนหนึ่งของแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงของคุณ แจ้งลูกค้าและซัพพลายเออร์ที่ได้รับผลกระทบและเสนอการสนับสนุน 

ขั้นตอนที่ห้า: ตรวจสอบและติดตามเมตริกประสิทธิภาพ 

 

ในขั้นนี้ของวงจรชีวิต BPM ให้ระบุพื้นที่ที่เป็นไปได้สำหรับการเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติม โดยการตรวจสอบข้อมูลสำหรับการสร้างตัวชี้วัดประสิทธิภาพ ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของคุณ คุณสามารถเจาะลึกในด้านต่างๆ ของประสิทธิภาพของกระบวนการใหม่ เช่น :

 

  • ฟังก์ชันเวิร์กโฟลว์ภายในกระบวนการ 
  • ฟังก์ชันกระบวนภายในองค์กรขนาดใหญ่ 
  • กระบวนการดำเนินงานจากมุมมองทางเทคนิค 

 

นอกจากนี้ ให้พูดคุยกับผู้เกี่ยวข้องเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการประหยัดเวลาและต้นทุน ทั้งส่วนที่ได้ดำเนินการแล้วและมีแนวโน้มจะดำเนินการ และเปิดเผยคอขวด 

 

ใช้เครื่องมือ BI เพื่อสร้าง แสดงภาพ และรายงานเกี่ยวกับตัวชี้วัด เปรียบเทียบสถิติกับเกณฑ์มาตรฐานของอุตสาหกรรม และประเมินวิธีการวัดตาม KPI ขององค์กรคุณ ใช้ประโยชน์จากโซลูชัน BPMS อีกครั้งเพื่อช่วยในการรวบรวมข้อมูลและการสร้างแบบจำลอง ตรวจสอบประสิทธิภาพอย่างสม่ำเสมอที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการริเริ่ม BPM ยังคงบรรลุเป้าหมายและสนับสนุนเป้าหมายธุรกิจที่ใหญ่ขึ้นขององค์กร 

ขั้นตอนที่หก: เพิ่มประสิทธิภาพตามข้อมูลเชิงลึกใหม่ 

 

ความพยายามในการตรวจสอบและติดตามได้สร้างข้อมูลเชิงลึกที่สามารถนำไปปฏิบัติได้มากมาย ถึงเวลาแล้วที่จะใช้ข้อมูลนี้เพื่อปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจมากขึ้นเป็นสองเท่าผ่านการทำซ้ำและนวัตกรรมอย่างต่อเนื่อง ปรับปรุงกระบวนการและเวิร์กโฟลว์อย่างต่อเนื่องเพื่อให้ได้ประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานใหม่ บ่อยครั้งคุณจะค้นพบโอกาสเพิ่มเติมสำหรับการทำงานอัตโนมัติ การกำหนดมาตรฐาน และการผสานรวม บ่อยครั้งที่คุณจะเปิดเผยโอกาสเพิ่มเติมสำหรับระบบอัตโนมัติ การกำหนดมาตรฐาน และการรวม

 

การแสวงหาเพื่อสร้างมูลค่าทางธุรกิจที่มากขึ้นไม่มีวันสิ้นสุด เช่นเดียวกับการเฝ้าติดตามกระบวนการและกิจกรรมการเพิ่มประสิทธิภาพ กลยุทธ์ทางธุรกิจ เงื่อนไขของตลาด และข้อกำหนดด้านกฎระเบียบยังคงเปลี่ยนแปลง ดังนั้นจงเตรียมพร้อมที่จะปรับกระบวนการของคุณในด้านการตอบสนอง 

 

หากสถานการณ์เรียกร้องให้มีการอัปเดตที่สำคัญ ให้เริ่มวงจร BPM อีกครั้ง ถึงตอนนี้ องค์กรของคุณได้สร้างขั้นตอนของการจัดการกระบวนการทางธุรกิจแล้ว ผู้นำและผู้เกี่ยวข้องในกระบวนการสามารถร่วมกันวางกลยุทธ์ในโครงการริเริ่มใหม่ๆ 

เปลี่ยนความไร้ประสิทธิภาพให้กลายเป็นอดีต 

หากบริษัทของคุณพร้อมที่จะทำตามขั้นตอนที่จำเป็นเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการ Microsoft Power Automate ก็สามารถช่วยได้ ใครก็ตามที่เป็นผู้ใช้ธุรกิจขั้นพื้นฐานหรือผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีสามารถปรับปรุงการจัดการกระบวนการธุรกิจด้วยแพลตฟอร์มแบบ No-Code/Low-Code สำหรับระบบอัตโนมัติสำหรับเวิร์กโฟลว์

คำถามที่ถามบ่อย

  • ขั้นตอนของการจัดการกระบวนการธุรกิจ (BPM) โดยทั่วไปประกอบด้วยหกขั้นตอน ได้แก่ วางแผน ออกแบบ สร้างแบบจำลอง ดำเนินการ ตรวจสอบ และเพิ่มประสิทธิภาพ ขั้นตอนเหล่านี้ให้แนวทางที่มีโครงสร้างและเป็นวัฏจักรสำหรับการปรับปรุงกระบวนการธุรกิจ รวมถึงการปรับปรุงกระบวนการด้วยตนเองผ่าน ระบบอัตโนมัติสำหรับเวิร์กโฟลว์
  • วงจรชีวิตของ BPM เป็นเฟรมเวิร์กที่เป็นมาตรฐานทีละขั้นตอนสำหรับการปรับปรุงกระบวนการธุรกิจแบบวนซ้ำ ซึ่งครอบคลุมขั้นตอนการวางกลยุทธ์ การออกแบบ การสร้างแบบจำลอง การดำเนินการ การตรวจสอบ และการปรับให้เหมาะสม บริษัทต่างๆ มักใช้ซอฟต์แวร์การจัดการกระบวนการธุรกิจเพื่อทำให้กิจกรรมง่ายขึ้นและเร็วขึ้นในทุกขั้นตอน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อดำเนินการด้วยตนเองโดยอัตโนมัติ
  • การจัดการกระบวนการธุรกิจ สามารถแบ่งออกเป็นสามหมวดหมู่หลักคือ ยึดผู้ใช้เป็นศูนย์กลาง ยึดข้อมูลเป็นศูนย์กลาง และยึดการรวมเป็นศูนย์กลาง ขอบเขตที่ BPM ใช้ระบบอัตโนมัติและการรวมขึ้นอยู่กับระดับที่เฉพาะบุคคลเท่านั้นที่สามารถดำเนินการงานกระบวนการที่สำคัญได้
  • ตัวอย่าง BPM มีอยู่ภายในและทั่วทั้งองค์กรทุกประเภท ตัวอย่างเช่น BPM แบบยึดผู้ใช้เป็นศูนย์กลางจะมุ่งเน้นไปที่กระบวนการสร้างสรรค์ BPM แบบยึดข้อมูลเป็นศูนย์กลางครอบคลุมกระบวนการทางกฎหมายและการบัญชี BPM แบบยึดการรวมเป็นศูนย์กลางในกระบวนการซื้อทางออนไลน์และการธนาคาร 
  • วิธีการปรับปรุงกระบวนการธุรกิจโดยทั่วไป ได้แก่ การจัดการแบบ Agile, Kaizen, การจัดการแบบ Lean, Six Sigma และการจัดการคุณภาพโดยรวม

ติดต่อฝ่ายขาย

ขอให้เราติดต่อคุณ

ให้ผู้เชี่ยวชาญด้านการขาย Power Automate ติดต่อคุณ

ติดตาม Power Platform