Che cosa sono gli strumenti e il software di automazione dei flussi di lavoro?

Definizione di software di automazione dei flussi di lavoro

Il software di automazione dei flussi di lavoro semplifica le attività tradizionalmente manuali e noiose per aiutare le aziende a risparmiare tempo, ridurre il rischio di errori umani e aumentare la produttività sul luogo di lavoro. Automatizzando i processi, consente ai team di concentrarsi sui progetti con un impatto maggiore anziché sulle attività ripetitive e offre visibilità sui flussi di lavoro per identificare le aree di opportunità.

L'automazione dei flussi di lavoro consente alle aziende di perfezionare i propri processi in diversi modi:

Automatizzando e attivando attività.
Migliorando l'efficienza e la produttività.
Identificando le aree di miglioramento dei processi.
Gestendo i flussi di lavoro e monitorando le prestazioni.
Configurando promemoria.
Mantenendo sincronizzati i team.
Raccogliendo informazioni dettagliate di utilità pratica.
Ottimizzando l'utilizzo delle risorse.

Il software di automazione dei flussi di lavoro viene eseguito su origini dati e un set di regole per manipolare tali dati, simulando l'intelligenza umana. Questi strumenti del flusso di lavoro seguono in genere "istruzioni if/then", basandosi su una regola analoga a "se si verifica A, eseguire B". Questo sistema logico basato su regole delinea le azioni che devono seguire un evento e ciò consente di risparmiare tempo e denaro, oltre a ridurre il rischio di errori di umani.

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Tipi di strumenti di automazione dei flussi di lavoro

Dall'immissione dei dati al supporto dei lead e alla contabilità, gli strumenti di automazione dei flussi di lavoro sono progettati per ridurre il lavoro di routine e ottimizzare i processi. Ciò consente di ottimizzare il tempo e le risorse aziendali, permettendo ai dipendenti di concentrarsi su progetti di maggiore impatto che spesso richiedono più impegno per la risoluzione dei problemi e capacità di pensiero creativo, cose che anche il miglior software di automazione dei flussi di lavoro non sarà in grado di sostituire.

Il software di automazione dei flussi di lavoro è un elemento chiave della BPM (Business Process Management) ed è possibile avere diversi strumenti per l'ottimizzazione delle funzioni fondamentali nell'organizzazione e la semplificazione delle attività manuali. Alcuni tipi di strumenti di automazione dei flussi di lavoro includono:

Gestione dei progetti

Forse il tipo più riconosciuto di strumento di automazione dei flussi di lavoro, le app di gestione dei progetti consentono di collegare persone, dati e altri asset per ottimizzare i processi. Questi tipi di strumenti migliorano la collaborazione e consentono di definire, gestire e migliorare la distribuzione del lavoro tra più team. Grazie alla visibilità elevata dei progetti e a canali di comunicazione sempre aperti, i processi vengono eseguiti in modo più semplice ed efficiente.

Vendite e marketing

Gli strumenti per il flusso di lavoro di vendita e marketing semplificano la gestione dei dati provenienti da potenziali clienti e clienti consolidati. Le app migliori usano l'analisi predefinita per trovare inefficienze e accelerare i processi su più canali, dalla posta elettronica e dagli SMS ai social media. Questi strumenti di automazione non si limitano a ripetere la stessa attività ogni volta. Molti creano anzi flussi di lavoro per inviare contenuti di marketing personalizzati in base al comportamento dei clienti.

Servizio clienti

Gli strumenti del flusso di lavoro del servizio clienti consentono di assegnare automaticamente i ticket agli agenti, inviare risposte automatiche alle domande comuni e contrassegnare automaticamente i ticket in base alla domanda inviata. Grazie all'automazione del flusso di lavoro del servizio clienti, le aziende possono risolvere con maggiore rapidità più problemi dei clienti, consentendo quindi agli agenti attivi di dedicarsi a problemi più complessi.

Finanza

Gli strumenti di automazione del flusso di lavoro finanziario aiutano le aziende a mantenere organizzati, conformi e coerenti i processi finanziari. Questi tipi di flussi di lavoro possono essere utili per operazioni quotidiane come approvazioni del budget, fatturazione, richieste di acquisto e spese e voci di contabilità.

Risorse umane

Gli strumenti del flusso di lavoro nelle risorse umane consentono di automatizzare la documentazione e ridurre la supervisione amministrativa, riducendo il rischio di errori e fornendo un supporto migliore ai dipendenti. Questi tipi di strumenti possono essere utili per la gestione dei nuovi assunti, i fogli presenze, gli annunci di lavoro e le richieste di permesso e offrono quindi ai professionisti delle risorse umane più tempo per concentrarsi sulle attività di alto valore.

Quali vantaggi offre alla tua organizzazione l'automazione dei flussi di lavoro?

Indipendentemente dal fatto che tu voglia automatizzare i processi in ambito finanziario, marketing o IT, il software di automazione dei flussi di lavoro riduce il carico delle attività manuali e consente alle aziende di ottenere risparmi significativi in termini di tempo, risorse e denaro. Questi strumenti del flusso di lavoro non solo velocizzano i processi per il team, ma consentono anche di liberare tempo per il lavoro più importante e guidano il processo decisionale futuro come parte di una soluzione software B P M più ampia.

Vantaggi degli strumenti di automazione dei flussi di lavoro

Riduzione degli errori

L'immissione manuale dei dati è noiosa e può comportare piccoli errori umani che possono avere un impatto notevole sull'organizzazione, dalle imprecisioni di contabilità alle fatture non corrette. Il software del flusso di lavoro, invece, usa dati centralizzati in tempo reale per eseguire attività amministrative, riducendo il rischio di errori costosi.
Processi semplificati

Gli strumenti di automazione dei flussi di lavoro aumentano la visibilità dei processi, riducendo i colli di bottiglia e mantenendo i progetti nella giusta direzione. Poiché le assegnazioni e le attività di completamento possono essere assegnate automaticamente, risulta più facile monitorare e gestire le prestazioni e ciò consente di ridurre al minimo i ritardi nel processo.
Produttività aumentata

Quando le attività manuali e noiose sono automatizzate, i team hanno più tempo e risorse per concentrarsi su progetti di maggiore impatto. Molte app di automazione processo di lavoro migliorano anche la collaborazione complessiva, consentendo quindi di sprecare meno tempo per il recupero delle informazioni, la ricerca di approvazioni o comunicazioni interminabili.
Comunicazione migliore

Flussi di lavoro e notifiche automatizzate ben progettati aiutano i dipendenti a rimanere condividere sempre le informazioni e a comprendere i propri ruoli in un progetto. Questo approccio semplifica anche la collaborazione trasversale e migliora la responsabilità per le attività, assicurando che tutti si impegnino per raggiungere lo stesso obiettivo.
Informazioni più approfondite

La creazione di report in tempo reale con una visualizzazione migliore è un vantaggio fondamentale dell'automazione dei flussi di lavoro. L'uso dell'analisi dei dati nei processi significa che le organizzazioni possono acquisire metriche delle prestazioni, identificare aree di opportunità e prendere decisioni basate su informazioni più aggiornate in merito alle operazioni.

Come scegliere i migliori strumenti di automazione dei flussi di lavoro in base alle esigenze aziendali

Quando vuoi scegliere lo strumento di automazione dei flussi di lavoro migliore per l'organizzazione, è importante analizzare prima di tutto i processi correnti, individuare i colli di bottiglia e comprendere quali team useranno gli strumenti. Dopo aver compreso meglio le esigenze aziendali, puoi cercare le funzionalità seguenti per confrontare le diverse soluzioni:

Un'interfaccia semplice da usare e una facile navigazione.
IA e apprendimento automatico per l'elaborazione intelligente dei documenti (IDP).
Integrazioni perfette con strumenti e app di terze parti e con le app usate giornalmente.
Flussi di lavoro personalizzabili.
Operabilità basata sul cloud.
Analisi dei dati e creazione di report in tempo reale.
Sicurezza e protezione dei dati personali ottimizzate.
Scalabilità per esigenze aziendali in evoluzione.

Esempi di strumenti di automazione del flusso di lavoro in uso

Il tempo dedicato a processi semplici come la risposta ai messaggi e-mail, la creazione di attività o la copia di dati da un'origine a un'altra può aumentare rapidamente. Configurando flussi di lavoro automatizzati, le aziende possono tuttavia aumentare drasticamente l'efficienza e aggiungere di nuovo valore alle operazioni di base, dal marketing e dalla finanza alle risorse umane.

Alcuni esempi di automazione dei flussi di lavoro in azione includono:

Invio di follow-up e risposte automatizzati dopo la compilazione, da parte del cliente, di un modulo di contatto.
Invio di sequenze di e-mail per il consolidamento dei lead dopo un evento attivato.
Fatturazione automatica ai clienti per pagamenti mensili.
Creazione di contratti di servizio per garantire risposte tempestive a problematiche urgenti.
Rimborso spese per i dipendenti.
Invio di promemoria in merito a scadenze e approvazioni.
Assegnazione automatica di attività e progetti ai membri del team.
Onboarding di nuovi dipendenti.
Approvazione di richieste di ferie.

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Scopri di più

Gli strumenti e il software di automazione dei flussi di lavoro semplificano noiose attività da sempre gestite manualmente con una logica basata su regole, che permette alle aziende di risparmiare tempo, ridurre il rischio di errore umano e aumentare la produttività sul posto di lavoro.
Esistono diversi tipi di strumenti di automazione per ottimizzare le funzioni di base nell'organizzazione e semplificare le attività manuali. Questi includono strumenti del flusso di lavoro per la gestione dei progetti, il marketing e le vendite, il servizio clienti, la finanza e le risorse umane.
L'automazione dei flussi di lavoro consente alle aziende di risparmiare tempo, risorse e denaro. Ivantaggi dell'automazione dei flussi di lavoro includono meno errori di immissione dei dati, processi semplificati, produttività migliorata, comunicazioni e collaborazione migliori e informazioni aziendali più approfondite.
L'elaborazione intelligente dei documenti usa l'intelligenza artificiale e l'apprendimento automatico per elaborare i documenti, estraendo informazioni rilevanti da dati non strutturati o semistrutturati e trasformandole in formati utilizzabili per altre applicazioni o analisi aziendali. L'elaborazione automatizzata dei documenti è una versione semplificata di questa funzionalità. Acquisisce, estrae e archivia i dati convertendoli in un sistema aziendale interno o in un foglio di calcolo.In genere non implica tuttavia la classificazione, la convalida o l'analisi dei documenti per un apprendimento più approfondito.
Gli strumenti di automazione dei flussi di lavoro aumentano drasticamente l'efficienza e aggiungono valore alle operazioni di base. Alcuni esempi di automazione dei flussi di lavoro in uso includono l'automazione di follow-up e risposte, la creazione e l'assegnazione di attività, l'invio di fatture mensili o persino l'approvazione di richieste di ferie.

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