1. Proje zaman çizelgesi oluşturun
Proje yönetimi becerilerini kullanarak, projenizi aşamalara bölecek ve bu aşamalar içinde ayrı görevler oluşturacaksınız. Ardından, projeyi bir bütün olarak değil, bu aşamaları yöneterek ilerleyeceksiniz. Ayrıca, her aşamada tamamlamanız gereken önemli görevleri belirleyerek ve kilometre taşları oluşturarak her aşamanın süresini tahmin edeceksiniz. Tüm bunları bir araya getirdiğinizde, bir proje zaman çizelgesi oluşturmak için görevleri, aşamaları ve kilometre taşlarını haritalandıracaksınız.
2. Önemli kaynakları ve bütçeyi tam olarak belirleyin
Kaynak ayırma, bu sürecin ayrılmaz bir parçasıdır çünkü her göreve gerekli kaynaklar atanır ve bu kaynaklar görev kapsamında yönetilir. Zaman çizelgenizi tamamladıktan sonra, her bir görevi tamamlamak için gerekli kaynakları belirlemeniz gerekir.
Her proje kendi gerekli kaynaklarına sahip olacak ve projeden projeye farklılık gösterecektir. Kaynak türleri şunlardır:
Kişiler: Projeye katkıda bulunan tüm ekip üyeleri.
Ekipman: Fikir aşamasından proje teslimine kadar kaynakları üretmek için ihtiyaç duyacağınız her türlü araç veya yazılım. Özel ekipmanların önemli miktarda zaman ve para yatırımı gerektirdiğini de unutmayın.
Malzemeler: Gerekli tüketilebilir ürünler. Buna, ofis malzemelerinden otomobilleriniz için benzine kadar çeşitli malzemeler dahildir.
Tesisler: Ekibinizin çalışacağı binalar ve çalışma alanları.
Bütçe: Yukarıdaki tüm kaynakları satın almak için gerekli para.
Projenizi ve bununla ilgili bütçeyi yönetirken, proje muhasebeniz içindeki harcamaları takip ederek güncel bilgilere sahip olur ve her görev için ayrılan bütçeyi aşmamanızı sağlarsınız.
3. Kullanılabilir kaynakları belirleyin
Şimdi, teslim tarihlerinize uymak için gerekli kaynakları bulmanız ve talep etmeniz gerekiyor. Bu, ekipman ve malzeme temininden, çalışabilecek ekip üyeleri bulmaya kadar her şeyi içerir. Bu kaynaklar aynı anda birden çok projede çalışabilir, ancak kapasitelerinin farkında olmanız gerekir.
4. Kaynakları atayın ve ayırın
Kaynaklarınızı bulduktan sonra, bunları projeye eklemeniz gerekir. Projenin tamamlanmasını geciktirebilecek her türlü zorluğu önceden planlayın. Bu zorluklar, yazılım sorunlarından paydaş değişikliklerine ve kurumsal öncelik değişikliklerine kadar çok çeşitli olabilir. Ekibinizin projeleri zamanında teslim etmeye çalışırken karşılaşabileceği bazı yaygın zorluklar şunlardır:
Kaynak kullanılabilirliği
Proje kapsamındaki değişiklikler
Konum ve saat dilimlerindeki farklar
İşlem ve görev gecikmeleri
Bu zorlukların bazıları diğerlerinden daha büyük etkiye sahip olsa da, hepsi bir projenin teslimatını yavaşlatabilir. Ancak şanslı olanlar için, proje sırasında bu tür durumların herhangi biri meydana gelirse, önceden acil durum planları ve uygulanacak teknikleri belirleme ve planlama lüksüne sahip olacaksınız.
5. Proje zamanlamasını izleyin
Basit görünebilir, ancak herhangi bir değişiklik o andan itibaren tüm proje zaman çizelgenizi etkileyebilir, bu nedenle zamanınızı buna göre ayarlayın. Dikkat edilmesi gerekenler:
Gereğinden fazla çalışan ve kullanılan ekip üyeleri.
Planlanmamış tatiller veya hastalık izinleri.
Bağımlı görevlerde ciddi gecikmelere neden olacak gecikmiş görevler.
İş hedef ve amaçlarında değişiklikler.
Profesyonel hizmetler otomasyonu (PSA) yazılımı gibi bazı araçlar, zaman izleme, proje yönetimi, faturalandırma ve daha fazlası gibi zaman alıcı idari görevleri otomatikleştirmeye yardımcı olur.
6. Engelleri aşmak için bir teknik belirleyin
Başlangıçta planladığınız tüm görevleri yerine getirip bir projeyi tam olarak belirlenen tarihte bitirmeniz nadiren olur. Projenizin teslim tarihine bağlı olarak, belirli görevleri tamamlama konusunda bir miktar esnekliğe sahip olabilirsiniz. Programın gerisinde kaldığınızı fark ederseniz kullanabileceğiniz iki teknik vardır: kaynak düzeltme ve kaynak dengeleme.
Kaynak dengeleme, sınırlı veya paylaşılan kaynaklara sahip olduğunuzda, ancak zaman çizelgenizi uzatma seçeneğiniz olduğunda iyi sonuç verir. Kaynak düzeltme, mevcut kaynakları optimize etmek için en uygun yöntemdir, ancak uzatılması mümkün olmayan bir son tarihiniz varsa.
Hangi tekniğin en uygun olduğunu seçmek, zaman çizelgenizin ne kadar esnek olduğuna bağlı olacaktır. Hangi tekniği seçerseniz seçin, yönetim aracınızın sizin kadar esnek olduğundan emin olmanız gerekir.
Dynamics 365’i takip edin