Poenotena komunikacija kot storitev

UCaaS je model zagotavljanja storitev v oblaku, ki združuje poenotene komunikacije (UC), kot so orodja za klepet, skupno rabo datotek, telefonijo in videokonference, v en sam vmesnik ali platformo.

S poenoteno komunikacijo in sodelovanjem podjetja pridobijo večji nadzor nad poteki dela in procesi, zaposleni pa so bolje povezani. Rešitve za poenoteno komunikacijo prav tako odpravljajo potrebo po preklapljanju med različnimi komunikacijskimi orodji, kar povečuje organizacijo, učinkovitost in produktivnost na delovnem mestu. 

»Poenotena komunikacija« se nanaša na različna orodja za komunikacijo in produktivnost, ki so integrirana v eno platformo. Pogosta orodja v platformah UC vključujejo telefon VoIP, neposredno sporočanje, e-pošto, spletna srečanja, konference ter koledarje in razporejanje.

»Kot storitev« se nanaša na model dostave, ki se uporablja za storitve in programsko opremo v oblaku.  

Glavna razlika med UC in UCaaS je preprosto v tem, kje gostuje ponudnik poenotene komunikacije. UC je širši izraz, ki zajema UCaaS in je lahko zasnovan v oblaku ali gostovan na mestu uporabe. UCaaS temelji le na oblaku.

Ker sistemi UCaaS temeljijo na oblaku, jih je običajno lažje razširiti in so stroškovno učinkovitejši kot tradicionalni sistemi UC na mestu uporabe. Številne rešitve UCaaS delujejo na podlagi mesečne ali letne naročnine, cene pa temeljijo na večstopenjskih storitvah in številu uporabnikov. Tradicionalne platforme UC na mestu uporabe pa zahtevajo večjo začetno naložbo ter stroške za vzdrževanje in licenciranje.

Tehnologija UC za upravljanje komunikacij uporablja enoten vmesnik, ki ekipam omogoča nemoteno preklapljanje med kanali – od pošiljanja sporočil sodelavcem do klicanja strank in videokonferenc z zainteresiranimi skupinami. Namesto da bi za različne storitve potrebovali več platform ali ponudnikov, UCaaS poenostavi številna komunikacijska orodja, ki jih podjetja uporabljajo vsak dan, v eno platformo, kar izboljša sodelovanje in produktivnost.

Ker UCaaS deluje prek interneta, lahko zaposleni do orodij, ki jih potrebujejo, dostopajo v skoraj vsaki napravi in kadar koli. To pomeni, da lahko zaposleni učinkovito delajo in ostanejo povezani, kjer koli so – v pisarni, doma ali na potovanju.

Namesto gostovanja platform UC v tradicionalnem omrežju na mestu uporabe so rešitve UCaaS varno gostovane prek interneta. To odpravlja potrebo po vzdrževanju in tehnični podpori na kraju uporabe, rešitve UC pa je mogoče hitreje in ceneje uvajati, kar je še posebej koristno, ko podjetja rastejo ali se spreminjajo organizacijske potrebe. Rešitve UC v oblaku bolje podpirajo tudi mobilno ali hibridno delovno silo, kar podjetjem pomaga prihraniti pri pisarniških in potnih stroških.

Sistem UCaaS podjetjem pomaga izboljšati učinkovitost in produktivnost, zaposlenim pa omogoča, da ostanejo povezani kjer koli. Osnovne funkcije UCaaS vključujejo:

• Klepet: Z neposrednim sporočanjem se lahko razpršene ekipe povežejo v realnem času. Klepet pogosto vključuje funkcije, kot so individualno in skupinsko sporočanje, skupinske in projektne kanale ter vgrajene možnosti za izmenjavo datotek za hitro in priročno komunikacijo.
  
  
• Glas: Telefonske storitve, kot so preusmerjanje klicev, konferenčni klici, snemanje klicev in napredno usmerjanje klicev, podjetjem pomagajo hitreje sprejemati odločitve. V UCaaS glasovne zmogljivosti delujejo z uporabo tehnologije VoIP.
  
  
• Videoklic: Videoklic omogoča spletne sestanke za ekipe in neposredne stike tudi med časovnimi pasovi. Napredne funkcije za sodelovanje, kot so skupna raba zaslona, snemanje in klepet, pomagajo ekipam kar najbolje izkoristiti to pomembno orodje.
  
  
• Sodelovanje: Funkcije za sodelovanje, kot so koledarji in razporedi, skupna raba datotek in orodja za upravljanje projektov, zaposlenim olajšajo delo z različnimi funkcijami in usklajevanje ciljev.

Učinkovita komunikacija je bistvenega pomena za podjetja vseh velikosti, še posebej zato, ker vse več podjetij prilagaja stalni hibridni model in model dela na daljavo. Vendar pa UCaaS ekipam pomaga pri več kot le navideznem sodelovanju – pomaga tudi podjetjem, da ostanejo konkurenčna na spreminjajočih se trgih.

Nekatere prednosti UCaaS vključujejo:

• Nižji stroški
  Ker UCaaS temelji na oblaku in deluje v enem vmesniku, podjetja porabijo manj za vzdrževanje, licenciranje in začetno namestitev. Podjetja lahko prihranijo tudi pri pisarniških in potnih stroških.
  
  
• Prilagodljivost
  Rešitve UCaaS poenostavijo uvajanje in olajšajo dodajanje novih uporabnikov, ko ekipe rastejo. Sistemi UCaaS bodo imeli tudi najnovejšo tehnologijo za izboljšanje poslovnih procesov, samodejno posodabljanje z novimi varnostnimi funkcijami, orodji in aplikacijami.
  
  
• Izboljšana storilnost
  Namesto da bi delali na več platformah, imajo zaposleni vse, kar potrebujejo, na centralizirani lokaciji, kar izboljša učinkovitost poteka dela in upravljanje projektov. To pomaga ekipam pri hitrejšem delu in izboljšanju kakovosti dela.
  
  
• Prilagodljivost
  Z različnimi komunikacijskimi orodji na eni platformi UCaaS pomaga podjetjem, da se hitro odzivajo in prilagajajo spremembam ter se hitreje odzivajo na potrebe strank. UCaaS prav tako omogoča zaposlenim, da delajo skoraj od koder koli v kateri koli napravi z zanesljivo internetno povezavo.

UCaaS prinaša številne poslovne prednosti, vendar je treba upoštevati tudi nekatere slabosti.

Prednosti UCaaS vključujejo:

• Hitrejša uvedba.
  
  
• Večja mobilnost zaposlenih.
  
  
• Prihranki stroškov.
  
  
• Boljša učinkovitost poteka dela.
  
  
• Vedno najsodobnejša tehnologija.

Slabosti UCaaS vključujejo:

• Odvisnost od dobre internetne povezave.
  
  
• Omejeno število klicev v nujnih primerih.
  
  
• Možne težave z interoperabilnostjo z obstoječo strojno opremo.

Prehod na sistem UCaaS lahko koristi vsaki organizaciji, vendar lahko podjetja od prehoda odvrača strah pred motnjami v komunikaciji. Za lažji prehod in zagotavljanje neprekinjenega poslovanja upoštevajte naslednje najboljše prakse:

1. Preverite svoj trenutni nabor komunikacijskih orodij.
   Pri prehodu s starejšega komunikacijskega sistema na platformo UCaaS je pomembno opredeliti vsa trenutna komunikacijska orodja, ki jih zaposleni uporabljajo v skupinah in oddelkih. Morda boste ugotovili, da se orodja podvajajo ali da nekaterih funkcij sploh ne uporabljate, kar vam bo pri prehodu na nov sistem UCaaS pomagalo pri sprejemanju informiranih odločitev.
   
   
2. Ocenite svoje potrebe.
   Sistemi UCaaS običajno delujejo na podlagi večstopenjskega načrta storitev, zato je ključnega pomena, da veste, katere funkcije potrebujete in kje so vaše trenutne vrzeli. To ocenjevalno obdobje je tudi priložnost za zbiranje povratnih informacij od članov ekipe in ugotavljanje, kje bi lahko izboljšali delovne postopke.
   
   
3. Opozorite svojo ekipo in določite časovni načrt prehoda.
   Pri prehodu na sistem UCaaS poskrbite, da bo vaša ekipa razumela časovni okvir prehoda. Ali bo uvedba postopna ali takojšnja? Z obveščanjem zaposlenih zagotovite, da imajo dovolj časa za dokumentiranje postopkov, in zmanjšajte motnje v poslovanju na najmanjšo možno mero.
   
   
4. Zgodaj dostopajte do virov za učenje.
   Čeprav lahko pričakujete, da se boste ob zamenjavi komunikacijskega sistema učili, lahko že na začetku zagotovite podporo in vire, ki bodo pripomogli k lažjemu prehodu. Izkoristite učno gradivo, ki ga zagotovi ponudnik UCaaS, ali izvedite usposabljanje, da bodo zaposleni imeli vse, kar potrebujejo po uvedbi novega sistema UCaaS.

Naložba v novo platformo UCaaS prinaša številne prednosti tako novim kot uveljavljenim podjetjem, vendar je primerjava ponudnikov in izbira pravega ponudnika UC za vaše potrebe lahko zahtevna. Če želite najti najboljšega ponudnika UC za svoje podjetje, upoštevajte naslednja merila:

1. Storitve za stranke
   Ali ima ponudnik UCaaS vedno na voljo podporo v klepetu v živo ali po telefonu? Ali bo zagotovljena pomoč pri začetni uvedbi ali selitvi UC? Ali se ekipa uvaja v delo ali nadaljuje z usposabljanjem? Pomemben element, ki ga je treba upoštevati pri iskanju najboljšega ponudnika UC, je vedeti, kakšna pomoč je na voljo, če morate odpraviti težavo.
   
   
2. Varnost
   Ker oddaljeni in hibridni zaposleni delajo v različnih omrežjih in napravah, je pomembno, da pri ponudniku UCaaS poiščete celovite varnostne funkcije. Pred naložbo se s predstavnikom posvetujte o infrastrukturi ponudnika UC s šifriranjem podatkov, upravljanjem groženj ter dovoljenji in nadzorom dostopa.
   
   
3. Zanesljivost
   Ko primerjate ponudnike UC, upoštevajte zgodovino časa delovanja ali prosite za dokumentacijo o zanesljivosti ponudnika. Odstotek neprekinjenega delovanja mora biti višji od 99 odstotkov. Preverite tudi strani ponudnikov storitev UC v družabnih omrežjih, da ugotovite, ali so se izpadi pojavljali po kakšnem vzorcu ali v preteklosti.
   
   
4. Dosledna uporabniška izkušnja
   Sistem UCaaS zaposlenim olajša delo na različnih napravah, zato sta dosleden uporabniški vmesnik in uporabniška izkušnja ključnega pomena. S tem prihranite čas, zaposlenim pa olajšate navigacijo in upravljanje komunikacijskih orodij, ki jih uporabljajo vsak dan. Poleg tega oddelek za IT po potrebi lažje zagotovi podporo.

Zaradi pandemije COVID-19 je tehnologija UCaaS postala nujna za številna podjetja – omogoča ekipam, da delajo na daljavo in ostanejo konkurenčne tudi v času negotovosti. UCaaS bo tudi v prihodnosti ključni del digitalne preobrazbe podjetij, saj bo ekipam pomagal izboljšati notranje procese, sodelovanje s strankami in prilagajanje novim trgom.

Tehnologija UCaaS bo ostala, saj vse več podjetij uvaja stalni hibridni ali prilagodljivi model dela. Da bi zadovoljili potrebe razpršene delovne sile, se funkcije UCaaS hitro razvijajo.

Ključni vidik platform UCaaS so postala opozorila o prisotnosti, ki sodelavcem sporočajo, kdaj je nekdo odsoten, kliče ali na primer predstavlja. Ta orodja tudi odpravljajo moteče dejavnike in zaposlenim pomagajo ohranjati ravnovesje med delom in zasebnim življenjem, saj kažejo, kdaj je kdo zaseden z delom, osredotočen ali zaključil delovni dan. Razvile so se tudi video in klepetalne komponente UCaaS z novimi reakcijskimi funkcijami za spodbujanje sodelovanja v razpravah in boljše vključevanje občinstva na srečanjih.

Z razvojem komunikacijske tehnologije se vse več podjetij odloča za platforme UC v oblaku, da si zagotovijo najnovejše funkcije in varnost. Drugi trendi, ki oblikujejo prihodnost tehnologije za poslovno komuniciranje, vključujejo:

Tehnologije umetne inteligence in strojnega učenja, vključno z roboti za klepet in pametnimi pomočniki ter vpogledi v podatke, se bodo v platformah UC še naprej razvijale. V UCaaS lahko umetna inteligenca pomaga izboljšati potek dela z avtomatizacijo procesov, izboljša dostopnost z možnostjo pretvorbe govora v besedilo ter poveča učinkovitost z inteligentnim načrtovanjem in priporočili.

UCaaS je očitna pridobitev za komunikacijo in povezovanje zaposlenih, lahko pa izboljša tudi odnose s strankami. Z razvojem poslovne tehnologije vse več rešitev UCaaS zagotavlja brezhiben način za izboljšanje izkušenj strank z vključevanjem središč za stike ali orodij za upravljanje odnosov s strankami (CRM) v platformo.

Več načinov komuniciranja in sodelovanja pomeni dodatne vstopne točke za varnostne grožnje. Z razvojem komunikacijske tehnologije bodo platforme UC še naprej izboljševale svojo infrastrukturo za upravljanje groženj, storitve šifriranja in zaščito podatkov. UCaaS lahko v določenih panogah razvije tudi varnostne dodatke za potrebe skladnosti.