1. Tworzenie osi czasu projektu
Używając umiejętności zarządzania projektami, podzielisz swój projekt na etapy i zbudujesz indywidualne zadania w ramach tych etapów. Następnie będziesz zarządzać tymi etapami, a nie projektem jako całością. Oszacujesz długość każdego etapu, identyfikując główne zadania, które musisz wykonać w każdym etapie z kamieniami milowymi. Gdy to wszystko zestawisz ze sobą, uzyskasz mapę zadań, etapów i kamieni milowych do zbudowania harmonogramu projektu.
2. Identyfikowanie ważnych zasobów i budżetu
Przydzielanie zasobów jest integralną częścią tego procesu, ponieważ każde zadanie będzie miało przypisane potrzebne zasoby, a te zasoby będą zarządzane w ramach zadania. Gdy ukończysz swój harmonogram, musisz zidentyfikować zasoby potrzebne do wykonania każdego zadania.
Każdy projekt będzie mieć swój zestaw niezbędnych zasobów i będzie się różnić w zależności od projektu. Rodzaje zasobów to:
Osoby: dowolni członkowie zespołu, którzy wykonują pracę w ramach projektu.
Sprzęt: wszelkiego rodzaju narzędzia lub oprogramowanie, które będziesz potrzebować do produkcji zasobów, od tworzenia idei do dostarczania projektu. Upewnij się, że bierzesz również pod uwagę fakt, że specjalistyczny sprzęt wymaga znacznej inwestycji czasu i pieniędzy.
Materiały: towary konsumpcyjne, których potrzebujesz — od materiałów biurowych do paliw do pojazdów samochodowych.
Obiekty: budynki i obszary robocze, w których będzie pracować Twój zespół.
Budżet: środki pieniężne potrzebne do zakupienia dowolnych z powyższych zasobów.
Podczas zarządzania projektem i jego kolejnym budżetem będziesz śledzić wydatki w ramach ewidencji księgowej projektu , aby być na bieżąco i zapewnić, że nie wydajesz więcej pieniędzy niż przydzielono na zadanie.
3. Wyznaczanie dostępnych zasobów
Teraz musisz znaleźć i zażądać zasobów, aby dotrzymać terminów. Obejmuje to wszystko, od gromadzenia sprzętu i materiałów, po znalezienie członków zespołu, którzy są dostępni do pracy. Chociaż te zasoby mogą pracować nad wieloma projektami jednocześnie, musisz być świadomy ich dyspozycyjności.
4. Przypisywanie i przydzielanie zasobów
Po znalezieniu zasobów musisz dodać je do projektu. Upewnij się, że planujesz wszelkie wyzwania, które mogą opóźnić zakończenie projektu — te wyzwania mogą obejmować problemy z oprogramowaniem, zmiany uczestników projektu lub zmiany priorytetów organizacyjnych. Oto kilka typowych wyzwań, z którymi Twój zespół może się zmierzyć, próbując dostarczyć projekt w terminie:
Dostępność zasobów
Zmiany w zakresie projektu
Różnice między lokalizacjami i strefami czasowymi
Opóźnienia procesów i zadań
Chociaż niektóre z tych wyzwań mają większy wpływ niż inne, wszystkie mogą spowolnić dostarczenie projektu. Na szczęście w wielu przypadkach będziesz mieć komfort identyfikowania i planowania planów awaryjnych oraz odpowiednich technik, które można zastosować z wyprzedzeniem, jeśli któreś z nich wystąpią podczas Twojego projektu.
5. Śledzenie harmonogramu projektu
Może się to wydawać proste, ale każda zmiana może wpłynąć na całą oś czasu projektu od tego momentu, więc upewnij się, że odpowiednio zaplanujesz czas. Uważaj na:
Przepracowanych lub nadmiernie wykorzystywanych członków zespołu.
Nieplanowane urlopy lub nieobecności z powodu choroby.
Opóźnione zadania, które będą powodować znaczne opóźnienia zadań zależnych.
Zmiany celów i zadań biznesowych.
Niektóre narzędzia, takie jak oprogramowanie do automatyzacji usług profesjonalnych (PSA) , oferują możliwości automatyzacji czasochłonnych zadań administracyjnych, takich jak śledzenie czasu, zarządzanie projektami, rozliczenia i nie tylko.
6. Wybieranie technik na potrzeby eliminowania przeszkód
Rzadko zdarza się, aby realizować każde zadanie zgodnie z pierwotnym planem i ukończyć projekt w ustalonym czasie. W zależności od daty dostarczenia projektu możesz mieć pewną elastyczność co do tego, kiedy możesz zakończyć niektóre zadania. Istnieją dwie techniki, które możesz zastosować, jeśli zauważysz, że terminy harmonogramu nie są dotrzymywane: wygładzanie zasobów i poziomowanie zasobów.
Poziomowanie zasobów działa dobrze, gdy masz ograniczone lub współdzielone zasoby, ale masz możliwość wydłużenia osi czasu. Wygładzanie zasobów jest najlepsze do optymalizacji dostępnych zasobów, ale masz termin, którego nie można wydłużyć.
Wybór techniki, która będzie działać najlepiej, zależy od tego, jak elastyczny będzie Twoja oś czasu. Bez względu na to, którą technikę wybierzesz, musisz upewnić się, że Twoje narzędzie do zarządzania jest tak samo elastyczne, jak Ty.
Obserwuj usługę Dynamics 365