Podstawy systemu do zarządzania zapasami

Wszyscy wiedzą, że jeśli towar opuszcza magazyn, oznacza to zysk. Jednak bez jasnego oglądu towarów od momentu ich otrzymania do daty wysyłki, największe zasoby firmy mogą generować straty.

Kluczem do wydajnej i rentownej działalności jest pełna widoczność procesu inwentaryzacji od początku do końca, wraz z narzędziami do zarządzania, które pomagają utrzymać optymalny poziom zapasów przez cały rok. Skuteczny system zarządzania zapasami pomaga usprawnić wszystkie ruchome części magazynu – od zalecania optymalnych poziomów zapasów po utrzymanie zorganizowanego i sprawnie działającego łańcucha dostaw.

Poznaj podstawy zarządzania zapasami i odkryj, jak system zarządzania zapasami może pomóc w zwiększeniu rentowności i zmniejszeniu ilości odpadów.

Niewydajne zarządzanie zapasami skutkuje problemami

Zapasy towaru są zazwyczaj jednym z największych aktywów firmy. Dlatego też to właśnie nieodpowiednie zarządzanie zapasami jest głównym powodem upadku wśród małych firm.

Nieefektywne zarządzanie zapasami może zmniejszyć rentowność na kilka sposobów:

Za duży poziom zapasów. Posiadanie większej ilości zapasów niż potrzebujesz może Cię kosztować. Płacisz za większą powierzchnię magazynową, co jest kosztowne, a łatwo psujące się produkty mogą się zepsuć, zanim będziesz w stanie je sprzedać.
Dłuższy czas realizacji. Wyprzedzanie trendów w handlu detalicznym pomaga wykorzystać popularne produkty, które są obecnie poszukiwane przez klientów. Jeśli jednak wolno dostosowujesz się do zmieniającego się rynku, klienci będą szukać gdzie indziej, a Ty stracisz udział w rynku.
Za mało zapasów. Klienci będą zamawiać z innego miejsca, jeśli nie masz w magazynie tego, czego chcą. Co najmniej, braki magazynowe będą kosztować sprzedaż. Jeśli zdarzają się one często, stracisz klientów.

Korzyści płynące z efektywnego zarządzania zapasami

Inwestycja w system zarządzania zapasami może przynieść doskonały zwrot z inwestycji. System zarządzania zapasami nie tylko ułatwia dostarczanie produktów do klientów, którzy ich potrzebują, ale może także zapewnić cenne informacje, dzięki którym można zamawiać odpowiednie zapasy we właściwym czasie i we właściwych ilościach.

Oto kilka przykładów, dlaczego inwestowanie w zarządzanie zapasami się opłaca:

Zmniejszenie kosztów

Zamawiaj zapasy w odpowiednich ilościach w odpowiednim czasie, tak aby towaru nie było zbyt wiele ani zbyt mało.

Maksymalizacja pracy

Większa produktywność i mniej czasu zmarnowane na wyszukiwaniu brakujących przedmiotów lub ręcznego ich śledzenia.

Oszczędność miejsca

Dobre zarządzanie zapasami prowadzi do mniejszego zużycia miejsca w magazynach.

Bardziej zadowoleni klienci

Zamówienia opuszczają magazyn szybciej i są dokładniejsze, co przekłada się na zadowolenie klientów i zachowanie zgodności z umowami dotyczącymi poziomu usług.

Przeczytaj historie klientów

Ścisła relacja między zapasami a księgowaniem

Zapasy są uważane za aktywa biznesowe, więc zarządzanie nimi jest ściśle powiązane z księgowością. Gdy inwentaryzacja i księgowość są dobrze zintegrowane, otrzymujesz metryki dotyczące towarów w czasie rzeczywistym na każdym etapie procesu.

System zarządzania zapasami powinien obsługiwać wiele metod inwentaryzacji zapasów i funkcji, takich jak:

Wskaźnik obrotu magazynowego

Koszt sprzedanych towarów podzielony przez średnią ilość dostępnych zapasów.

Niski poziom obrotów wskazuje na zduplikowane zamówienia i spadającą wartość zapasów magazynowych.
Wysoki poziom obrotów może oznaczać nadmierne koszty transportu w związku ze zbyt szybkim zastępowaniem towaru, który został sprzedany, niekompletne zamówienia oraz czas stracony na poszukiwaniu brakujących przedmiotów.
Zrównoważony poziom obrotów zapewnia wysoką wydajność, niskie koszty oraz satysfakcję klientów.

Średni ważony kosztorys

Koszt dostępnych towarów na sprzedaż podzielony przez liczbę jednostek na sprzedaż. Ta metryka daje średni ważony koszt na jednostkę.

Kosztorys standardowy

Oszacowanie oczekiwanego kosztu pozycji w dokumentacji księgowej, które jest okresowo sprawdzane w porównaniu z rzeczywistym kosztem. Wariancja między tymi dwiema liczbami jest rejestrowana w rekordach ewidencjonowania aktywności. Ta metoda jest stosowana, gdy śledzenie rzeczywistych kosztów w czasie rzeczywistym jest zbyt czasochłonne.

Lista składowa (BOM)

Odnosi się do listy pozycji, które składają się na jedną pozycję magazynową.

Wyposażenie

Zgrupowanie części i pozycji składających się na jedną kompletną pozycję.

Zapasy na czas (JIT)

Termin logistyczny, który odnosi się do odbierania zapasów tuż przed lub w dokładnie wtedy, kiedy są potrzebne.

Praca w toku

Śledzi przedmiot od momentu produkcji do momentu, gdy będzie on użyty w produkcji.

Czym jest oprogramowanie do zarządzania zapasami i jak może pomóc

Oprogramowanie do zarządzania zapasami śledzi, zarządza i organizuje poziomy zapasów, zamówienia, sprzedaż i dostawy. Celem oprogramowania do zarządzania zapasami jest utrzymanie optymalnego poziomu zapasów, śledzenie towarów podczas transportu między lokalizacjami, odbieranie nowych produktów, zarządzanie procesami magazynowymi, takimi jak kompletowanie, pakowanie i wysyłka, zapobieganie starzeniu się i psuciu produktów oraz zapewnienie, że produkty nigdy nie są niedostępne.

Oprogramowanie do zarządzania zapasami automatyzuje to, co kiedyś było czasochłonnym, ręcznym procesem liczenia każdego przedmiotu jeden po drugim i zapisywania go na papierze. Cyfryzacja tego procesu nie tylko zwiększa jego dokładność, ale także oszczędza cenny czas.

Podstawowe funkcje obejmują optymalizację zapasów, identyfikację i śledzenie produktów, zarządzanie usługami dla firm zorientowanych na usługi, śledzenie zasobów i punkty ponownych zamówień. Oprogramowanie do zarządzania zapasami może dostarczać dokładnych danych na temat stanu zapasów w czasie rzeczywistym, a także zapewnia analizę trendów, dzięki czemu można reagować na zmieniające się wymagania i warunki rynkowe bez utraty możliwości sprzedaży.

Czego szukać w oprogramowaniu do zarządzania zapasami

Oprogramowanie do zarządzania zapasami jest zwykle częścią większego systemu planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP). Jeśli jest to zrobione dobrze, system ERP ujednolica zarządzanie zapasami, księgowością, punktami sprzedaży i łańcuchem dostaw na jednej spójnej i wydajnej platformie.

Biorąc pod uwagę oprogramowanie do zarządzania zapasami jako dodatek lub jako część rozwiązania ERP, należy wziąć pod uwagę następujące czynniki:

Integracja. Oprogramowanie do zarządzania zapasami nie jest tak skuteczne, jeśli nie jest ściśle zintegrowane z innymi aplikacjami biznesowymi.
Analiza i widoczność. Oprogramowanie do zarządzania zapasami w chmurze umożliwia firmom śledzenie zapasów w czasie rzeczywistym, generowanie raportów celem uzyskania lepszego oglądu informacji i współpracy oraz uzyskiwanie dostępu do danych w dowolnym czasie w dowolnym miejscu za pomocą urządzeń przenośnych.
Wydatek. Rozwiązania do zarządzania zapasami różnią się znacznie pod względem funkcji i możliwości, podobnie jak ich ceny. Przy zakupie rozwiązania ważne jest, aby upewnić się, że jest ono nie tylko przystępne cenowo teraz, ale także pozostanie przystępne cenowo w miarę rozwoju firmy w przyszłości.
Możliwości śledzenia. Czy oprogramowanie do zarządzania zapasami śledzi zapasy w sposób, który ma sens dla Twojej firmy? Na przykład, jeśli firma korzysta z kodów kreskowych, czy oprogramowanie do zarządzania zapasami oferuje wsparcie i integrację z używanymi skanerami?
Wdrażanie i konserwacja. Wdrażanie i utrzymywanie systemu zarządzania zapasami w chmurze jest szybsze i łatwiejsze niż w przypadku rozwiązania lokalnego. Rozwiązania oparte na chmurze aktualizują się automatycznie i zapewniają ulepszone funkcje bezpieczeństwa, podczas gdy rozwiązania lokalne mogą być uciążliwe i czasochłonne w aktualizacji i mogą być podatne na ataki, chyba że zostaną podjęte dodatkowe środki ostrożności.
AI. Wbudowane funkcje sztucznej inteligencji zapewniają oparte na danych rekomendacje dot. potrzeb poziomów zapasów oraz przewidują trendy, aby ułatwić Ci utrzymanie się na czele, oraz pomóc w rozwiązaniu nowo powstałych problemów, zanim staną się one większe.

Dowiedz się więcej o ERP

Optymalizowanie zarządzania spisem za pomocą usługi Dynamics 365

Uzyskaj wgląd w czasie rzeczywistym w zapasy napraw i konserwacji aż do poziomu ciężarówki dzięki usłudze Dynamics 365 Field Service.

Dowiedz się więcej

Automatyzuj i usprawniaj łańcuch dostaw dzięki usłudze Dynamics 365 Supply Chain Management. Monitoruj i synchronizuj logistykę we wszystkich obiektach i magazynach, usprawnij realizację zamówień i uzyskaj predykcyjne analizy oparte na sztucznej inteligencji, które pomogą Ci szybko zidentyfikować problemy.