Vieningi ryšiai kaip paslauga („UCaaS“)

„UCaaS“ yra debesies teikimo modelis, vienoje sąsajoje ar platformoje sutelkiantis vieningus ryšius, pvz., pokalbius, failų bendrinimą, telefoniją ir vaizdo konferencijų įrankius.

Pasitelkusios vieningus ryšius ir bendradarbiavimą, įmonės geriau kontroliuoja savo darbo eigą ir procesus, o darbuotojai geriau palaiko ryšį. Be to, naudojant vieningų ryšių sprendimus nebereikia perjunginėti kelių ryšių priemonių, todėl padidėja darbo vietos organizuotumas, našumas ir produktyvumas. 

Vieningi ryšiai – tai įvairūs bendravimo ir produktyvumo įrankiai, integruoti į vieną platformą. Įprasti vieningų ryšių platformų įrankiai: VoIP telefonas, tiesioginiai pranešimai, el. paštas, susitikimai internetu, konferencijos, kalendoriai ir tvarkaraščiai.

„Kaip paslauga“ nurodo debesies paslaugoms ir programinei įrangai naudojamą teikimo modelį.  

Pagrindinis skirtumas tarp vieningų ryšių ir „UCaaS“ yra tiesiog vieta, kur yra vieningų ryšių teikėjas. Vieningi ryšiai yra platesnis terminas, apimantis „UCaaS“, ir gali būti debesies pagrindu arba laikomas vietoje. „UCaaS“ yra tik debesies pagrindu.

Kadangi „UCaaS“ sistemos veikia debesies pagrindu, paprastai lengviau keisti jų mastą ir jos yra finansiškai naudingesnės nei tradicinės vietinės vieningų ryšių sistemos. Daugelis „UCaaS“ sprendimų veikia mėnesio arba metų prenumeratos pagrindu, o įkainiai priklauso nuo paslaugų pakopos ir vartotojų skaičiaus. Kita vertus, tradicinės vietinės vieningų ryšių platformos reikalauja didesnių pradinių investicijų, taip pat joms taikomi priežiūros ir licencijavimo mokesčiai.

Vieningų ryšių technologija naudoja vieną sąsają ryšiams valdyti, todėl komandos gali sklandžiai persijungti iš vieno kanalo į kitą – rašyti žinutes bendradarbiams, skambinti klientams ir rengti vaizdo konferencijas su suinteresuotosiomis šalimis. Užuot naudojusis keliomis platformomis ar skirtingų paslaugų teikėjais, „UCaaS“ supaprastina daugybę kasdien įmonių naudojamų ryšių priemonių į vieną platformą, taip pagerindama bendradarbiavimą ir produktyvumą.

Kadangi „UCaaS“ veikia internetu, darbuotojai bet kuriuo metu gali naudotis reikalingais įrankiais beveik bet kuriame įrenginyje. Tai reiškia, kad darbuotojai gali efektyviai dirbti ir palaikyti ryšį, kad ir kur jie būtų – biure, namuose ar keliaudami.

Užuot vieningų ryšių platformas laikius tradiciniame vietiniame tinkle, „UCaaS“ sprendimai saugiai laikomi internetu. Dėl to nebereikia techninės priežiūros ir techninės pagalbos vietoje, o vieningų ryšių sprendimus galima įdiegti greičiau ir pigiau – tai ypač naudinga augant verslui arba keičiantis organizacijos poreikiams. Debesų technologijos pagrindu veikiantys vieningų ryšių sprendimai taip pat geriau palaiko mobiliuosius arba hibridinius darbuotojus, o tai padeda įmonėms taupyti biuro ir kelionių išlaidas.

„UCaaS“ sistema padeda įmonėms padidinti efektyvumą ir produktyvumą, o darbuotojams - palaikyti ryšį iš bet kurios vietos. Esminės „UCaaS“ funkcijos:

• Pokalbis: pokalbio žinutės padeda išsklaidytoms komandoms palaikyti ryšį realiuoju laiku. Pokalbiuose dažnai naudojamos tokios funkcijos kaip individualios ir grupinės žinutės, komandų ir projektų kanalai ir įdėtosios failų bendrinimo galimybės, kad būtų galima greitai ir patogiai bendrauti.
  
  
• Balsas: telefono paslaugos, tokios kaip skambučių peradresavimas, konferenciniai skambučiai, skambučių įrašai ir išplėstinis skambučių nukreipimas, padeda įmonėms greičiau priimti sprendimus. „UCaaS“ balso funkcinės galimybės veikia naudojant VoIP technologiją.
  
  
• Vaizdas: vaizdas suteikia galimybę rengti komandų susitikimus internetu, kad būtų galima bendrauti akis į akį net skirtingose laiko juostose. Išplėstinio bendradarbiavimo funkcijos, pvz., ekrano bendrinimas, įrašai ir pokalbiai, padeda komandoms kuo geriau išnaudoti šios svarbaus įrankio galimybes.
  
  
• Bendradarbiavimas: bendradarbiavimo funkcijos, tokios kaip kalendoriai ir tvarkaraščiai, failų bendrinimas ir projektų valdymo įrankiai, leidžia darbuotojams lengvai dirbti įvairius darbus ir suderinti tikslus.

Efektyvus bendravimas yra labai svarbus bet kokio dydžio įmonėms, ypač kai vis daugiau įmonių taiko nuolatinio hibridinio ir nuotolinio darbo modelį. Tačiau „UCaaS“ padeda komandoms ne tik virtualiai bendradarbiauti – ji taip pat padeda įmonėms išlikti konkurencingoms besikeičiančiose rinkose.

Kai kurie „UCaaS“ pranašumai:

• Sumažėjusios išlaidos
  Kadangi „UCaaS“ pagrįsta debesimi ir veikia vienoje sąsajoje, įmonės išleidžia mažiau lėšų techninei priežiūrai, licencijavimo mokesčiams ir pradiniam diegimui. Įmonės taip pat gali sutaupyti biurui ir kelionės išlaidoms.
  
  
• Išplečiamumas
  „UCaaS“ sprendimai supaprastina parengimą ir naujų vartotojų įtraukimą augant komandoms. „UCaaS“ sistemose taip pat bus įdiegtos naujausios technologijos verslo procesams tobulinti, jos bus automatiškai atnaujinamos įtraukiant naujas saugumo funkcijas, įrankius ir programas.
  
  
• Didesnis produktyvumas
  Užuot dirbę keliose platformose, darbuotojai turi viską, ko jiems reikia, centralizuotai – tai pagerina darbo eigos efektyvumą ir projektų valdymą. Tai padeda komandoms dirbti greičiau ir gerinti darbo kokybę.
  
  
• Lankstumas
  Įvairias bendravimo priemones sutelkus vienoje platformoje, „UCaaS“ padeda įmonėms greitai reaguoti ir prisitaikyti prie pokyčių, taip pat greičiau reaguoti į klientų poreikius. „UCaaS“ taip pat suteikia darbuotojams galimybę dirbti beveik iš bet kurios vietos bet kuriuo įrenginiu, turinčiu patikimą interneto ryšį.

„UCaaS“ turi daug verslo pranašumų, tačiau reikia atsižvelgti ir į tam tikrus trūkumus.

„UCaaS“ pranašumai:

• Greitesnis diegimas.
  
  
• Didesnis mobilumas darbuotojams.
  
  
• Sutaupymas.
  
  
• Didesnis darbo eigos našumas.
  
  
• Visada atnaujintos technologijos.

„UCaaS“ trūkumai:

• Priklausomybė nuo stipraus interneto ryšio.
  
  
• Ribotas skubios pagalbos iškvietimas.
  
  
• Galimos veikimo suderinamumo su esama technine įranga problemos.

Perėjimas prie „UCaaS“ sistemos gali būti naudingas kiekvienai organizacijai, tačiau baimė dėl ryšio sutrikimų gali įmones nuo to sulaikyti. Kad perėjimas būtų sklandesnis ir užtikrintumėte verslo tęstinumą, atsižvelkite į šią geriausią praktiką:

1. Atlikite savo dabartinio bendravimo įrankių rinkinio auditą.
   Pereinant nuo senosios ryšių sistemos prie „UCaaS“ platformos, svarbu nustatyti visas dabartines ryšių priemones, kurias darbuotojai naudoja įvairiose komandose ir skyriuose. Gali paaiškėti, kad įrankiai dubliuojasi arba yra tam tikrų funkcijų, kurių visai nenaudojate, o tai padės priimti pagrįstus sprendimus pereinant prie naujos „UCaaS“ sistemos.
   
   
2. Įvertinkite savo poreikius.
   „UCaaS“ sistemos paprastai veikia pagal pakopinį paslaugų planą, todėl labai svarbu žinoti, kokių funkcijų jums reikia ir kokios dabartinės spragos. Šis vertinimo laikotarpis taip pat suteikia galimybę gauti grįžtamąjį ryšį iš komandos narių ir sužinoti, kaip galima patobulinti darbo eigą.
   
   
3. Įspėkite savo komandą ir pateikite perėjimo laiko juostą.
   Pereidami prie „UCaaS“ sistemos užtikrinkite, kad jūsų komanda supranta perėjimo laiko juostą. Ar bus diegiama etapais, ar perėjimas įvyks iškart? Darbuotojų informavimas padeda užtikrinti, kad jie turėtų pakankamai laiko procesams dokumentuoti, ir kuo mažiau būtų trikdomas verslas.
   
   
4. Kuo anksčiau pasinaudokite mokymosi ištekliais.
   Nors galite tikėtis, kad keisdami ryšių sistemas mokysitės, pagalbos ir išteklių suteikimas iš pat pradžių turėtų padėti palengvinti procesą. Pasinaudokite „UCaaS“ teikėjo pateikta mokomąja medžiaga arba surenkite mokymus, kad, įdiegus naują „UCaaS“ sistemą, darbuotojai turėtų viską, ko jiems reikės.

Investicijos į naują „UCaaS“ platformą suteikia daug naudos tiek naujoms, tiek jau veikiančioms įmonėms, tačiau gali būti sudėtinga palyginti paslaugų teikėjus ir pasirinkti jūsų poreikius atitinkantį vieningų ryšių paslaugų teikėją. Norėdami rasti geriausią vieningų ryšių paslaugų teikėją savo verslui, būtinai atsižvelkite į šiuos kriterijus:

1. Klientų aptarnavimą
   Ar „UCaaS“ paslaugų teikėjas visada tiesiogiai teikia pagalbą pokalbiais arba telefonu? Ar bus teikiama pagalba pradinio diegimo arba vieningų ryšių perkėlimo metu? Ar yra komandos parengimas ir tolesnis mokymas? Ieškant geriausio vieningų ryšių paslaugų teikėjo svarbu žinoti, kokią pagalbą galima gauti, jei prireiktų išspręsti problemą.
   
   
2. Saugą
   Kadangi nuotoliniai ir hibridiniai darbuotojai dirba skirtinguose tinkluose ir įrenginiuose, svarbu, kad „UCaaS“ paslaugų teikėjas galėtų pasiūlyti išsamių saugumo funkcijų. Prieš investuodami pasitarkite su atstovu dėl vieningų ryšių paslaugų teikėjo infrastruktūros su duomenų šifravimu, grėsmių valdymu ir prieigos teisėmis bei kontrole.
   
   
3. Patikimumą
   Lygindami vieningų ryšių paslaugų teikėjus, atkreipkite dėmesį į veikimo laiko istoriją arba paprašykite pateikti dokumentus apie paslaugų teikėjo patikimumą. Veikimo laiko procentas turėtų būti didesnis nei 99 procentai. Taip pat galite patikrinti vieningų ryšių paslaugų teikėjų socialinių tinklų puslapius, ar nėra kokių nors sutrikimų tendencijos ar istorijos.
   
   
4. Nuoseklią vartotojų patirtį
   „UCaaS“ sistema palengvina darbuotojų darbą įvairiuose įrenginiuose, todėl labai svarbu turėti nuoseklią vartotojo sąsają ir UX. Taip sutaupoma laiko, o darbuotojams lengviau valdyti kasdien naudojamas ryšių priemones. Be to, prireikus IT specialistai gali lengviau teikti pagalbą.

Dėl COVID-19 pandemijos „UCaaS“ technologija tapo būtina daugeliui įmonių – ji leidžia komandoms dirbti nuotoliniu būdu ir išlikti konkurencingoms net ir neužtikrintumo laikais. Ateityje „UCaaS“ ir toliau bus svarbi įmonių skaitmeninės transformacijos dalis, padedanti komandoms tobulinti vidaus procesus, gerinti klientų įsitraukimą ir prisitaikyti prie naujų rinkų.

„UCaaS“ technologija išliks, nes vis daugiau įmonių taiko nuolatinį hibridinį arba lankstų darbo modelį. Siekiant patenkinti paskirstytos darbo jėgos poreikius, „UCaaS“ funkcijos sparčiai tobulinamos.

Pavyzdžiui, svarbiu „UCaaS“ platformų aspektu tapo buvimo signalai, leidžiantys bendradarbiams sužinoti, kada kas nors yra išvykęs, dalyvauja pokalbyje ar pristatyme. Šios priemonės taip pat pašalina trukdžius ir padeda darbuotojams išlaikyti darbo ir asmeninio gyvenimo balansą, nurodydamos, kada kas nors yra susitelkęs į darbą arba tą dieną neprieinamas. „UCaaS“ vaizdo ir pokalbių komponentai taip pat patobulėjo, atsirado naujų reakcijos funkcijų, skatinančių dalyvauti diskusijose ir geriau įtraukti auditoriją per susitikimus.

Tobulėjant ryšių technologijoms, vis daugiau įmonių renkasi debesų technologijos pagrindu veikiančias platformas, kad užtikrintų naujausių funkcijų naudojimą ir saugumą. Kitos tendencijos, lemiančios verslo ryšių technologijų ateitį:

Dirbtinio intelekto ir mašininio mokymo technologijos – nuo pokalbių robotų ir išmaniųjų asistentų iki duomenų įžvalgų – ir toliau bus plėtojamos vieningų ryšių platformose. „UCaaS“ dirbtinis intelektas gali padėti pagerinti darbo eigą automatizuojant procesus, pagerinti prieinamumą pasitelkiant kalbos vertimo į tekstą funkcijas ir padidinti efektyvumą naudojant išmanųjį planavimą bei rekomendacijas.

„UCaaS“ yra neabejotinai naudinga darbuotojų bendravimui ir ryšiams, tačiau ji taip pat gali pagerinti ryšius su klientais. Tobulėjant verslo technologijoms, vis daugiau „UCaaS“ sprendimų suteikia galimybę sklandžiai gerinti klientų patirtį į platformą integruojant kontaktų centrus arba ryšių su klientais valdymo (CRM) įrankius.

Daugiau būdų bendrauti ir bendradarbiauti reiškia papildomas saugumo grėsmių patekimo galimybes. Tobulėjant ryšių technologijoms, vieningų ryšių platformų infrastruktūra ir toliau tobulės, kad būtų galima pagerinti grėsmių valdymą, šifravimo paslaugas ir duomenų apsaugą. „UCaaS“ taip pat gali būti kuriami saugumo priedai, skirti tam tikriems sektoriams, atsižvelgiant į atitikties poreikius.