1. Δημιουργία χρονοδιαγράμματος έργου
Χρησιμοποιώντας δεξιότητες διαχείρισης έργων, θα διαιρέσετε το έργο σας σε φάσεις και θα δημιουργήσετε ατομικές εργασίες εντός αυτών των φάσεων. Στη συνέχεια, θα διαχειριστείτε αυτές τις φάσεις, αντί για το έργο ως σύνολο. Θα εκτιμήσετε επίσης τη διάρκεια κάθε φάσης, προσδιορίζοντας τις κύριες εργασίες που θα χρειαστεί να ολοκληρώσετε εντός κάθε φάσης με ορόσημα. Μόλις τα συνδυάσετε όλα αυτά, θα χαρτογραφήσετε τις εργασίες, τις φάσεις και τα ορόσημα για να δημιουργήσετε ένα χρονοδιάγραμμα έργου.
2. Επισήμανση σημαντικών πόρων και προϋπολογισμού
Η εκχώρηση πόρων είναι αναπόσπαστο μέρος αυτής της διαδικασίας, καθώς θα ανατεθούν οι απαραίτητοι πόροι σε κάθε εργασία και οι εν λόγω πόροι είναι διαχειριζόμενοι εντός της εργασίας. Μόλις ολοκληρώσετε το χρονοδιάγραμμα σας, θα χρειαστεί να προσδιορίσετε τους πόρους που απαιτούνται για την ολοκλήρωση κάθε εργασίας.
Κάθε έργο θα έχει το δικό του σύνολο απαραίτητων πόρων και θα διαφέρει από έργο σε έργο. Οι τύποι πόρων είναι:
Άτομα: Οποιοιδήποτε συνεργάτες, οι οποίοι συμβάλλουν με εργασία στο έργο.
Εξοπλισμός: Οποιοδήποτε είδος εργαλείων ή λογισμικού που θα χρειαστείτε για να δημιουργήσετε πόρους από την ιδέα μέχρι την παράδοση του έργου. Φροντίστε να λάβετε υπόψη ότι ο ειδικός εξοπλισμός απαιτεί σημαντική επένδυση χρόνου και χρημάτων.
Υλικά: Αναλώσιμα είδη που θα χρειαστείτε. Σε αυτά περιλαμβάνονται από είδη γραφείου μέχρι υγραέριο για τα αυτοκίνητά σας.
Εγκαταστάσεις: Κτίρια και χώροι εργασίας όπου θα εργαστεί η ομάδα σας.
Προϋπολογισμός: Τα χρήματα που θα χρειαστείτε για να αγοράσετε οποιονδήποτε από τους παραπάνω πόρους.
Καθώς διαχειρίζεστε το έργο σας και τον επακόλουθο προϋπολογισμό του, θα παρακολουθείτε τα έξοδα εντός της λογιστικής του έργου σας, ώστε να παραμένετε ενημερωμένοι και να διασφαλίζετε ότι δεν θα σπαταλάτε περισσότερα χρήματα από όσα κατανέμονται ανά εργασία.
3. Ορισμός διαθέσιμων πόρων
Τώρα χρειάζεται να βρείτε και να ζητήσετε τους πόρους για να τηρήσετε τις προθεσμίες σας. Αυτό περιλαμβάνει τα πάντα, από τη συγκέντρωση εξοπλισμού και προμηθειών, αλλά και την εύρεση μελών ομάδας που είναι διαθέσιμα να εργαστούν. Ενώ αυτοί οι πόροι επιτρέπεται να εργάζονται σε πολλά έργα ταυτόχρονα, πρέπει να είστε ενήμεροι για τη δυνατότητά τους.
4. Ανάθεση και εκχώρηση πόρων
Αφού βρείτε τους πόρους σας, θα χρειαστεί να τους προσθέσετε στο έργο. Φροντίστε να έχετε προγραμματίσει για τυχόν προκλήσεις που ίσως καθυστερήσουν την ολοκλήρωση του έργου. Οι εν λόγω προκλήσεις μπορεί να κυμαίνονται από προβλήματα λογισμικού μέχρι αλλαγές ενδιαφερομένων και μεταβολές προτεραιοτήτων του οργανισμού. Ακολουθούν μερικές κοινές προκλήσεις που ενδέχεται να αντιμετωπίσει η ομάδα σας προσπαθώντας να παραδώσει ένα έργο εγκαίρως:
Διαθεσιμότητα πόρων
Αλλαγές στην εμβέλεια του έργου
Διαφορές στην τοποθεσία και τις ζώνες ώρας
Καθυστερήσεις διαδικασιών και εργασιών
Ενώ κάποιες από αυτές τις προκλήσεις έχουν μεγαλύτερο αντίκτυπο από άλλες, όλες μπορούν να επιβραδύνουν την παράδοση ενός έργου. Αλλά ευτυχώς, για πολλές από αυτές, θα έχετε την πολυτέλεια να προσδιορίσετε και να προγραμματίσετε σχέδια έκτακτης ανάγκης και αντίστοιχες τεχνικές που θα εφαρμόσετε εκ των προτέρων αν συμβεί κάποια από αυτές κατά τη διάρκεια του έργου σας.
5. Παρακολούθηση του χρονοδιαγράμματος έργου
Μπορεί να φαίνεται απλό, αλλά οποιαδήποτε αλλαγή μπορεί να επηρεάσει ολόκληρο το χρονοδιάγραμμα του έργου σας από εκείνο το σημείο και μετά, οπότε φροντίστε να προσθέσετε χρόνο ανάλογα. Προσοχή σε:
Μέλη της ομάδας με υπερβολικό φόρτο εργασίας και τα οποία υπόκεινται σε συνθήκες υπεραξιοποίησης.
Μη προγραμματισμένες διακοπές ή άδεια ασθενείας.
Καθυστερημένες εργασίες που θα προκαλέσουν σημαντικές καθυστερήσεις σε εξαρτώμενες εργασίες.
Αλλαγές στους επιχειρηματικούς στόχους και σκοπούς.
Ορισμένα εργαλεία, όπως το λογισμικό αυτοματοποίησης επαγγελματικών υπηρεσιών (PSA) προσφέρουν ευκαιρίες για την αυτοματοποίηση χρονοβόρων, διαχειριστικών εργασιών, όπως την παρακολούθηση χρόνου, τη διαχείριση έργων, τις χρεώσεις και πολλά άλλα.
6. Επιλέξτε μια τεχνική για την αντιμετώπιση των προβλημάτων
Σπάνια θα ολοκληρώσετε κάθε εργασία όπως αρχικά προγραμματίστηκε και θα τελειώσετε ένα έργο στις ακριβείς ημερομηνίες. Ανάλογα με την ημερομηνία παράδοσης του έργου σας, ίσως έχετε κάποια ευελιξία σχετικά με το πότε μπορείτε να ολοκληρώσετε ορισμένες εργασίες. Υπάρχουν δύο τεχνικές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αν διαπιστώσετε ότι καθυστερείτε: την εξομάλυνση πόρων και την ισοστάθμιση πόρων.
Η ισοστάθμιση πόρων λειτουργεί σωστά όταν έχετε περιορισμένους ή κοινόχρηστους πόρους, αλλά έχετε την επιλογή να επεκτείνετε το χρονοδιάγραμμα σας. Η εξομάλυνση πόρων είναι καλύτερη για τη βελτιστοποίηση των πόρων που έχετε διαθέσιμους, αλλά έχετε μια προθεσμία που δεν μπορεί να παραταθεί.
Η επιλογή της τεχνικής που λειτουργεί καλύτερα θα εξαρτηθεί από το πόσο ευέλικτο θα είναι το χρονοδιάγραμμα σας. Όποια τεχνική και αν επιλέξετε, πρέπει να είστε σίγουροι ότι το εργαλείο διαχείρισής σας είναι τόσο ευέλικτο όσο είστε εσείς.
Ακολουθήστε το Dynamics 365