Samlet kommunikation som en tjeneste

UCaaS er en cloudleveringsmodel, der fører samlet kommunikation (UC, Unified Communication) – f.eks. chat-, fildelings-, telekommunikations- og videomødeværktøjer – ind på én grænseflade eller platform.

Med samlet kommunikation og samarbejde får virksomheder mere kontrol over deres arbejds­processer og øvrige processer, og medarbejderne får bedre kontakt. Løsninger til samlet kommunikation fjerner også behovet for at skifte mellem forskellige kommunikationsværktøjer, hvilket øger arbejdspladsens organisering, effektivitet og produktivitet. 

"Samlet kommunikation" (Unified Communications) står for en række kommunikations- og produktivitetsværktøjer, der er integreret i én platform. Almindelige værktøjer på UC-platforme inkluderer VoIP-telefon, chat, mail, onlinemøder, telefonmøder og kalendere og planlægning.

"som en tjeneste" (as a service) fortæller om den leveringsmodel, der bruges til cloudtjenester og software.  

Hovedforskellen mellem UC og UCaaS er ganske enkelt, hvor udbyderen af samlet kommunikation er hostet. UC er et mere generelt udtryk, der omfatter UCaaS, og som både kan være skybaseret eller hostet i det lokale miljø. UCaaS er kun skybaseret.

Eftersom UCaaS-systemer er skybaserede, er de normalt nemmere at skalere og er mere omkostningseffektive end traditionelle UC-systemer i det lokale miljø. Mange UCaaS-løsninger drives med et månedligt eller årligt abonnement, hvor prisfastsættelsen baseres på niveauinddelte tjenester og antal brugere. Traditionelle UC-platforme i det lokale miljø kræver derimod en større indledende investering, foruden vedligeholdelse og licensgebyrer.

UC-teknologi bruger én enkelt grænseflade til at administrere kommunikation, hvilket lader teams skifte problemfrit mellem kanaler – fra beskeder til kollegaer, til opkald til kunder, til videomøder med interessenter. I stedet for at have brug flere platforme eller udbydere til forskellige tjenester, strømliner UCaaS de mange kommunikationsværktøjer, som virksomheder bruger hver dag, til én platform, hvilket forbedrer samarbejde og produktivitet.

Eftersom UCaaS fungerer via internettet, kan medarbejdere få adgang til de værktøjer, de har brug for, på næsten alle enheder, når som helst. Det betyder, at medarbejdere kan arbejde effektivt og holde kontakten, uanset hvor de er – på et kontor, i deres hjem eller på rejse.

I stedet for at hoste UC-platforme i et traditionelt lokalt netværk, hostes UCaaS-løsninger sikkert over internettet. Dette fjerner behovet for lokal vedligeholdelse og teknisk support og gør UC-løsninger hurtigere og billigere at udrulle – hvilket er særligt nyttigt, efterhånden som virksomheder vokser eller organisationer har brug for forandring. Skybaserede UC-løsninger er også bedre til at understøtte en mobil eller hybrid arbejdsstyrke, hvilket hjælper virksomheder med at spare på både kontor- og rejseudgifter.

Et UCaaS-system hjælper virksomheder med at øge effektiviteten og produktiviteten og hjælper medarbejdere med at have forbindelse overalt. De grundlæggende funktioner i UCaaS inkluderer:

• Chat: Chat hjælper spredte teams med at få kontakt i realtid. Chat inkluderer ofte funktioner såsom individuel chat og gruppechat, team- og projektkanaler og integrerede fildelingsfunktionaliteter til hurtig og praktisk kommunikation.
  
  
• Tale: Telefontjenester såsom viderestilling, konferenceopkald, opkaldsoptagelse og avanceret omstilling af opkald hjælper virksomheder med at træffe beslutninger hurtigere. I UCaaS fungerer talefunktionaliteter ved hjælp af VoIP-teknologi.
  
  
• Video: Video gør det muligt for teams at holde onlinemøder med ansigt til ansigt-interaktioner, selv på tværs af tidszoner. Funktioner til avanceret samarbejde, f.eks. skærmdeling, optagelser og chat, hjælper teams med at få mest muligt ud af dette grundlæggende værktøj.
  
  
• Samarbejde: Samarbejdsfunktioner, f.eks. kalendere og planlægnings-, fildelings- og projektstyringsværktøjer, gør det nemt for medarbejdere at arbejde på tværs af funktioner og mod de samme mål.

Effektiv kommunikation er afgørende for virksomheder i alle størrelser, særligt efterhånden som virksomheder tager en permanent model for hybrid- eller fjernarbejde i brug. Men UCaaS hjælper teams med mere end blot virtuelt samarbejde – det hjælper også virksomheder med at forblive konkurrencedygtige i markeder, der undergår forandringer.

Nogle fordele ved UCaaS er:

• Reducerede omkostninger
  Eftersom UCaaS er skybaseret og fungerer i én grænseflade, bruger virksomheder mindre på vedligeholdelse, licensgebyrer og indledende installation. Virksomheder kan også spare på kontor- og rejseudgifter.
  
  
• Skalerbarhed
  UCaaS-løsninger forenkler onboarding og gør det nemt at tilføje nye brugere, efterhånden som teams vokser. UCaaS-systemer vil også have den nyeste teknologi til at forbedre forretningsprocesser takket være automatisk opdatering med de nyeste sikkerhedsfunktioner, værktøjer og apps.
  
  
• Forbedret produktivitet
  I stedet for at arbejde på tværs af flere platforme har medarbejderne alt, de skal bruge, på ét centralt sted – hvilket øger effektiviteten i arbejdsprocessen og forbedrer projektstyringen. Dette hjælper teams med at arbejde hurtigere og øge kvaliteten af arbejdet.
  
  
• Fleksibilitet
  Takket være en række kommunikationsværktøjer samlet i én platform hjælper UCaaS virksomheder med hurtigt at reagere på og justere til ændringer, foruden hurtigere at reagere på kundernes behov. UCaaS giver også medarbejdere mulighed for at arbejde næsten overalt på enhver enhed med en pålidelig internetforbindelse.

UCaaS kommer med mange forretningsfordele, men der er også nogle ulemper, der skal tages i betragtning.

Fordelene ved UCaaS inkluderer:

• Hurtigere udrulning.
  
  
• Større mobilitet for medarbejdere.
  
  
• Omkostningsbesparelser.
  
  
• Højere effektivitet for arbejds­processer.
  
  
• Altid opdateret teknologi.

Ulemperne ved UCaaS inkluderer:

• Afhængighed af en god internetforbindelse.
  
  
• Begrænset nødopkald.
  
  
• Mulige interoperabilitetsproblemer med eksisterende hardware.

Alle organisationer kan drage fordel af at skifte til et UCaaS-system, men frygten for kommunikationsforstyrrelser kan holde virksomheder tilbage fra at skifte. For at gøre overgangen mere glat og sikre forretningskontinuitet skal du overveje følgende bedste praksisser:

1. Overvåg din aktuelle kommunikationsværktøjsstak.
   Ved overgang fra et ældre kommunikationssystem til en UCaaS-platform er det vigtigt at identificere alle aktuelle kommunikationsværktøjer, som medarbejderne bruger på tværs af teams og afdelinger. Du kan finde værktøjsoverlap, eller der er måske bestemte funktioner, der slet ikke bruges, hvilket vil hjælpe dig med at træffe beslutninger på et oplyst grundlag, når du skifter til et nyt UCaaS-system.
   
   
2. Vurder dine behov.
   UCaaS-systemer fungerer typisk på et abonnement med niveauinddelte tjenester, så der er afgørende at vide, hvilke funktioner du har brug for, og hvor du har mangler. Denne vurderingsperiode er også en chance for at indhente feedback fra teammedlemmer og finde ud af, hvor arbejds­processer kan forbedres.
   
   
3. Underret dit team, og giv en tidslinje for overgangen.
   Når du skifter til et UCaaS-system, skal du sørge for at teamet forstår tidslinjen for skiftet. Vil det være en faseinddelt udrulning eller en omgående overgang? Når medarbejderne holdes informeret, hjælper det med at sikre, at de har tilstrækkelig tid til at dokumentere processer, og det holder forretningsforstyrrelserne på et minimum.
   
   
4. Få adgang til læringsressourcer på et tidligt stadie.
   Selvom du kan forvente en læringskurve, når du skifter kommunikationssystem, bør det at give support og ressourcer på et tidligt stadie hjælpe med at gøre processen mere glidende. Drag fordel af de læringsmaterialer, der leveres af UCaaS-udbyderen, eller afhold et kursus for at sikre, at medarbejderne har alt det, de har brug for, når det nye UCaaS-system er implementeret.

Investering i en ny UCaaS-platform giver mange fordele for nye såvel som etablerede virksomheder, men det kan være udfordrende at sammenligne udbydere og vælge den rette UC-udbyder til dine behov. For at finde den rigtige UC-udbyder til din virksomhed skal du sørge for at have følgende kriterier i tanke:

1. Kundeservice
   Har UCaaS-udbyderen altid livechat- eller telefonsupport tilgængelig? Vil der være hjælp til den indledende implementering eller UC-migrering? Er der teamonboarding eller fortsat oplæring? Viden om, hvilken hjælp der er tilgængelig, hvis du har brug for at lokalisere fejl, er et vigtigt element i overvejelserne, når du skal finde frem til den bedste UC-udbyder.
   
   
2. Sikkerhed
   Når fjern- og hybridmedarbejdere arbejder på forskellige netværk og enheder, er det vigtigt at være på udkig efter omfattende sikkerhedsløsninger hos UCaaS-udbyderen. Før du investerer, skal du tale med en repræsentant om UC-udbyderens infrastruktur med hensyn til datakryptering, trusselshåndtering og adgangstilladelser og -styring.
   
   
3. Pålidelighed
   Når du sammenligner UC-udbydere, skal du overveje historikken for oppetid eller bede om at se dokumentation for udbyderens pålidelighed. Procenten for oppetid skal altid være over 99 procent. Du kan også tjekke UC-udbyderens sider på sociale medier for at se, om der er et mønster eller en historik for udfald.
   
   
4. Ensartet brugeroplevelse
   Et UCaaS-system gør det nemmere for medarbejdere at arbejde på tværs af enheder, så det er afgørende at have en ensartet brugergrænseflade og brugeroplevelse. Dette sparer tid og gør det nemmere for medarbejdere at navigere i og administrere de kommunikationsværktøjer, de bruger hver dag. Det gør det også nemmere for it-afdelingen at tilbyde support, hvis der er brug for det.

På grund af COVID-19-pandemien er UCaaS-teknologi blevet nødvendig for mange virksomheder – det giver teams mulighed for at arbejde hjemmefra og forblive konkurrencedygtige, selv i usikre tider. I fremtiden vil UCaaS fortsat være en vigtig del af virksomheders digitale transformation ved at hjælpe teams med at forbedre interne processer, foruden kundeengagement og tilpasning til nye markeder.

UCaaS er her for at blive, eftersom flere virksomheder tager en permanent model for hybridarbejde eller fleksibelt arbejde i brug. UCaaS-funktioner udvikler sig hurtigt for at imødekomme behovene hos en distribueret arbejdsstyrke.

Tilstedeværelsestegn – som lader kollegaer vide, om nogen ikke er til stede, om de er i et opkald eller præsenterer – er for eksempel blevet et nøgleaspekt af UCaaS-platforme. Disse værktøjer fjerner også distraktioner og hjælper medarbejdere med at opretholde deres work-life-balance ved at indikere, om nogen koncentrerer sig, fokuserer eller har afsluttet arbejdsdagen. Video- og chatkomponenterne i UCaaS har også udviklet sig, med nye reaktionsfunktioner til at tilskynde til deltagelse i samtaler og bedre skabe engagement hos de tilstedeværende i møder.

Efterhånden som kommunikationsteknologi udvikler sig, skifter flere virksomheder til skybaserede UC-platforme for at sikre, at de er opdaterede med de nyeste funktioner og sikkerhedsforanstaltninger. Andre tendenser, der former fremtiden for virksomhedskommunikationsteknologi, inkluderer:

Kunstig intelligens og teknologier til maskinel indlæring – fra chatbots og smarte assistenter til dataindsigt – fortsætter med at udvikle sig i UC-platforme. I UCaaS kan kunstig intelligens hjælpe med at forbedre arbejds­processer ved at automatisere processer, øge tilgængeligheden med tale til tekst-funktionalitet og øge effektiviteten med intelligent planlægning og anbefalinger.

UCaaS er en klar gevinst for medarbejderkommunikation og -forbindelse, men det kan også forbedre kunderelationer. Efterhånden som virksomhedsteknologi udvikles, tilbyder flere UCaaS-løsninger en problemfri metode til at forbedre kundeoplevelser ved at integrere kontaktcentre eller CRM-værktøjer (Customer Relationship Management) i platformen.

Flere måder at kommunikere og samarbejde på betyder flere indgangspunkter for sikkerhedstrusler. Efterhånden som kommunikationsteknologien udvikler sig, fortsætter UC-platforme med at udvikle deres infrastruktur for at forbedre trusselshåndtering, krypteringstjenester og databeskyttelse. UCaaS kan også udvikle tilføjelsesprogrammer til sikkerhed med bestemte brancher i tanke for at adressere overholdelsesbehov.