Tuân thủ GDPR là gì?

Trong một thế giới ngày càng kết nối chặt chẽ, việc tuân thủ GDPR đã trở thành mối ưu tiên trọng yếu đối với các doanh nghiệp xử lý dữ liệu cá nhân, bất kể họ hoạt động ở đâu. Ban hành vào năm 2018, GDPR là một quy định trong luật pháp của Liên minh châu Âu, tập trung vào quyền riêng tư và bảo vệ dữ liệu cá nhân cho các cá nhân trong khu vực Liên minh châu Âu. Việc không tuân thủ GDPR có thể dẫn đến các hình phạt nghiêm trọng nên các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô đều cần phải tuân theo các quy định của GDPR.

Mục đích chính của GDPR là bảo vệ dữ liệu cá nhân và trao cho mọi người quyền kiểm soát lớn hơn đối với thông tin trực tuyến của họ. GDPR có phạm vi rộng, áp dụng cho mọi doanh nghiệp xử lý dữ liệu cá nhân của cư dân Liên minh châu Âu, bất kể vị trí địa lý thực tế của doanh nghiệp đó.

Việc tuân thủ GDPR không chỉ là yêu cầu về pháp lý mà còn trở thành yếu tố then chốt đối với một doanh nghiệp. Các tổ chức tuân thủ GDPR thể hiện cam kết về quyền riêng tư dữ liệu và góp phần vun đắp lòng tin ở khách hàng, nhân viên và đối tác. Việc tuân thủ cũng sẽ giúp các doanh nghiệp tránh được hình phạt tài chính giá trị lớn do vi phạm dữ liệu và không tuân thủ các quy định bắt buộc của GDPR.

Quy định Chung về Bảo vệ Dữ liệu (GDPR) đã được triển khai vào ngày 25/05/2018, thay thế Chỉ thị 95/46/EC về Bảo vệ Dữ liệu. Quy định này ra đời để đáp ứng quá trình số hóa dữ liệu nhanh chóng và nhu cầu giải quyết các mối lo ngại về quyền riêng tư dữ liệu. Khuôn khổ toàn diện của GDPR hướng tới việc củng cố các luật bảo vệ dữ liệu trên khắp Liên minh châu Âu.

Mục đích chính của GDPR là bảo vệ dữ liệu cá nhân và trao cho cá nhân quyền kiểm soát lớn hơn đối với thông tin của họ. GDPR có phạm vi rộng, áp dụng cho mọi doanh nghiệp xử lý dữ liệu cá nhân của cư dân Liên minh châu Âu, bất kể vị trí địa lý thực tế của doanh nghiệp đó.

Nguyên tắc chính
GDPR thiết lập bảy nguyên tắc bảo vệ dữ liệu mà các tổ chức trong Liên minh châu Âu hoặc kinh doanh trong Liên minh châu Âu phải tuân theo:

1. Hợp pháp, công bằng và minh bạch: Dữ liệu phải được xử lý theo cách thức hợp pháp, công bằng và minh bạch.
2. Giới hạn mục đích: Chỉ được thu thập và sử dụng dữ liệu cho các mục đích cụ thể.
3. Giảm thiểu dữ liệu: Chỉ được thu thập dữ liệu cần thiết.
4. Tính chính xác: Dữ liệu cá nhân phải chính xác và luôn được cập nhật.
5. Giới hạn lưu trữ: Không được lưu trữ dữ liệu cá nhân lâu hơn mức cần thiết.
6. Tính toàn vẹn và bảo mật: Phải xử lý dữ liệu cá nhân theo cách an toàn, bảo vệ khỏi tình trạng xử lý trái phép hoặc phi pháp, vô tình đánh mất hoặc làm hư hỏng.
7. Trách nhiệm giải trình: Các tổ chức phải có khả năng chứng minh được sự tuân thủ của họ đối với toàn bộ các nguyên tắc này.

GDPR trao cho công dân Liên minh châu Âu quyền kiểm soát đáng kể đối với dữ liệu cá nhân của họ thông qua việc thiết lập các quyền rõ ràng để bảo vệ quyền riêng tư của công dân. GDPR trao cho công dân Liên minh châu Âu một số quyền đối với dữ liệu cá nhân của họ, bao gồm:
 

• Quyền được thông báo: Cá nhân có quyền được thông báo về việc thu thập và sử dụng dữ liệu cá nhân của họ, bao gồm thông tin chi tiết về lý do thu thập, thời gian lưu giữ và đối tượng sẽ được chia sẻ dữ liệu đó.

• Quyền truy nhập: Cá nhân có thể yêu cầu quyền truy nhập vào dữ liệu cá nhân của họ và nhận bản sao dữ liệu đó để họ có thể hiểu cách thức và bên hiện đang xử lý dữ liệu của họ.

• Quyền sửa chữa: Nếu bất kỳ dữ liệu cá nhân nào không chính xác hoặc không đầy đủ, cá nhân có thể yêu cầu sửa chữa dữ liệu đó, đảm bảo thông tin của họ chính xác và cập nhật.

• Quyền xóa (quyền được lãng quên): Trong một số trường hợp, cá nhân có quyền yêu cầu xóa dữ liệu cá nhân của họ, loại bỏ thông tin của họ khỏi các hệ thống của một tổ chức nếu không còn cần thiết hoặc nếu cá nhân thu hồi sự chấp thuận của họ.

• Quyền hạn chế việc xử lý: Cá nhân có thể giới hạn cách thức xử lý dữ liệu cá nhân của họ, đặc biệt là khi họ cho rằng dữ liệu không chính xác hoặc khi họ cần dữ liệu để khiếu nại pháp lý.

• Quyền di chuyển dữ liệu: Cá nhân có thể lấy dữ liệu cá nhân của họ ở định dạng có cấu trúc, thường dùng và có thể đọc được bằng máy cũng như tùy ý chuyển dữ liệu cho một bên kiểm soát dữ liệu khác.

• Quyền phản đối: Cá nhân có quyền phản đối việc xử lý dữ liệu cá nhân của họ, đặc biệt là khi mục đích sử dụng là để tiếp thị trực tiếp hoặc khi họ có tình huống cụ thể yêu cầu đảm bảo quyền riêng tư.
  
  

Các quyền này cùng nhau đảm bảo cá nhân có khả năng thấy rõ và kiểm soát được dữ liệu cá nhân của họ, củng cố tính minh bạch và trách nhiệm giải trình trong các tổ chức. Ngoài các quyền này, GDPR cũng đặt ra nguyên tắc nghiêm ngặt về cách thức mà các tổ chức phải thu được và quản lý sự chấp thuận từ cá nhân trước khi xử lý dữ liệu cá nhân.

Yêu cầu về sự chấp thuận
GDPR yêu cầu tổ chức phải có được sự chấp thuận rõ ràng của cá nhân trước khi thu thập và lưu trữ dữ liệu của họ. Sự chấp thuận này phải được cá nhân đưa ra một cách tự nguyện, cụ thể, có hiểu biết và không mơ hồ, đảm bảo cá nhân hoàn toàn hiểu dữ liệu họ đã đồng ý cho phép thu thập.

Ngoài nguyên tắc về sự chấp thuận, GDPR còn nhấn mạnh các biện pháp bảo vệ dữ liệu chủ động. Đối với các hoạt động xử lý có rủi ro cao, các tổ chức phải tiến hành Đánh giá tác động của bảo vệ dữ liệu để đánh giá và giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn đối với quyền và quyền tự do của cá nhân.

Đánh giá tác động của bảo vệ dữ liệu (DPIA)
Mọi hoạt động xử lý có thể tác động đáng kể đến quyền và quyền tự do của cá nhân đều bắt buộc phải được Đánh giá tác động của bảo vệ dữ liệu. Đánh giá này sẽ xác định các rủi ro liên quan đến việc xử lý dữ liệu cá nhân và đề ra các biện pháp để giảm bớt những rủi ro này, bảo vệ quyền riêng tư của cá nhân và đảm bảo sự tuân thủ.

Đánh giá ban đầu và phân tích thiếu sót
Để đạt trạng thái tuân thủ GDPR, tổ chức cần bắt đầu từ việc đánh giá kỹ lưỡng về các biện pháp bảo mật dữ liệu hiện tại của họ. Việc đánh giá bao gồm xác định và vạch ra tất cả hoạt động xử lí dữ liệu, bao gồm thu thập, lưu trữ, chia sẻ và xóa dữ liệu. Mục đích là để có được hiểu biết toàn diện về vị trí của dữ liệu cá nhân, cách luân chuyển dữ liệu trong tổ chức và đối tượng có quyền truy nhập dữ liệu.

Sau khi thu thập thông tin về các hoạt động xử lý dữ liệu hiện tại, bước tiếp theo là thực hiện phân tích thiếu sót. Phân tích này so sánh các biện pháp hiện có của tổ chức với các yêu cầu của GDPR để xác định những phương diện thiếu sót. Những thiếu sót phổ biến có thể bao gồm tình trạng thiếu hồ sơ xử lý dữ liệu rõ ràng, cơ chế chấp thuận không phù hợp hoặc không đủ biện pháp bảo mật.

Để tuân thủ GDPR, tổ chức cần phải khắc phục các thiếu sót. Việc này thường đòi hỏi sự cộng tác giữa các bộ phận, chẳng hạn như bộ phận CNTT, pháp lý và nhân sự để phát triển một chiến lược tuân thủ nhất quán. Thông qua hiểu biết về tình hình hiện tại của mình, các tổ chức, doanh nghiệp có thể lập kế hoạch hành động có cấu trúc để khắc phục thiếu sót trong việc tuân thủ và tăng cường các biện pháp bảo vệ quyền riêng tư dữ liệu.

Ánh xạ dữ liệu và lập hồ sơ tài liệu
Ánh xạ dữ liệu là một phần thiết yếu trong việc tuân thủ GDPR vì đây là hình thức thể hiện trực quan rõ ràng về cách luân chuyển dữ liệu trong tổ chức. Quá trình này bao gồm hoạt động theo dõi từng dữ liệu cá nhân, bắt đầu từ thời điểm thu thập đến lưu trữ, xử lý, chia sẻ và cuối cùng là xóa dữ liệu. Thông qua ánh xạ luồng dữ liệu, tổ chức có thể xác định các hoạt động dữ liệu không cần thiết, tìm ra các xilô dữ liệu cũng như đảm bảo chỉ thu thập và lưu giữ dữ liệu có liên quan. Ngoài ra, ánh xạ dữ liệu giúp doanh nghiệp tìm ra các lỗ hổng bảo mật tiềm ẩn, đặc biệt là khi dữ liệu được chuyển giao giữa các hệ thống hoặc đến các bên thứ ba.

Ngoài ánh xạ luồng dữ liệu, GDPR còn yêu cầu các tổ chức duy trì hồ sơ chi tiết về các hoạt động xử lý dữ liệu. Các hồ sơ này phải nêu rõ mục đích thu thập dữ liệu, căn cứ pháp lý của hoạt động xử lý, thời gian lưu giữ dữ liệu và mọi bên thứ ba tham gia hoạt động xử lý dữ liệu.

Triển khai chính sách bảo vệ dữ liệu
Việc thiết lập các chính sách bảo vệ dữ liệu mạnh mẽ chính là yếu tố căn bản trong việc tuân thủ GDPR. Các chính sách này nêu rõ cách xử lý dữ liệu trong tổ chức, bao gồm các phương diện như truy nhập, lưu giữ và bảo mật dữ liệu. Một chính sách bảo vệ dữ liệu được xây dựng kỹ càng sẽ đưa ra các nguyên tắc về cách sử dụng dữ liệu được chấp nhận, giúp nhân viên hiểu vai trò của họ trong việc duy trì bảo mật dữ liệu và thiết lập tiêu chuẩn cho cách tổ chức đáp ứng các nghĩa vụ GDPR của mình. Các chính sách bảo vệ dữ liệu hiệu quả cần dễ tiếp cận, rõ ràng và được xem xét thường xuyên để đảm bảo luôn phù hợp với các yêu cầu và công nghệ bảo mật dữ liệu có thay đổi.

Việc triển khai các chính sách này trên khắp tổ chức đòi hỏi chương trình đào tạo. Nhân viên ở mọi cấp phải hiểu được nguyên tắc của GDPR và cần được khuyến khích tuân theo các biện pháp tối ưu trong xử lý dữ liệu. Bằng cách đảm bảo nhân viên hiểu rõ tầm quan trọng của việc bảo vệ dữ liệu và vai trò của họ trong việc bảo vệ thông tin cá nhân, các tổ chức có thể giảm bớt nguy cơ vô tình vi phạm dữ liệu. Cách tiếp cận có cấu trúc này không chỉ củng cố hoạt động tuân thủ GDPR, mà còn góp phần vào tổng thể khả năng bảo mật dữ liệu.

Đối với các công ty ở Hoa Kỳ, việc tuân thủ GDPR sẽ phức tạp hơn. Các tổ chức có trụ sở bên ngoài Liên minh châu Âu có thể không nắm rõ các tiêu chuẩn của GDPR. Đồng thời, tổ chức phải đáp ứng các nghĩa vụ nghiêm ngặt để tuân thủ, kể cả khi không hiện diện thực tế tại châu Âu. Những công ty ở Hoa Kỳ có xử lý dữ liệu cá nhân của công dân Liên minh châu Âu đều phải chỉ định người đại diện tại Liên minh châu Âu, đáp ứng các luật chuyển giao dữ liệu xuyên Đại Tây Dương và điều chỉnh các quy trình của họ cho phù hợp với tiêu chuẩn khắt khe của GDPR.

Các tổ chức – bao gồm cả các công ty có trụ sở tại Hoa Kỳ – có thể sử dụng rất nhiều công cụ và tài nguyên để đạt được và duy trì trạng thái tuân thủ GDPR, chẳng hạn như phần mềm bảo vệ dữ liệu, danh sách kiểm tra việc tuân thủ và các chương trình đào tạo.

Để đảm bảo liên tục tuân thủ GDPR, hãy cân nhắc triển khai danh sách kiểm tra sau:


Thường xuyên kiểm tra và giám sát:
Tiến hành kiểm tra thường xuyên các hoạt động xử lý dữ liệu của bạn để xác định mọi sai lệch so với các yêu cầu của GDPR. Liên tục giám sát các hệ thống và biện pháp bảo mật dữ liệu của bạn.

Chương trình đào tạo và nhận thức:
Tổ chức các chương trình đào tạo toàn diện cho nhân viên về việc tuân thủ GDPR. Đảm bảo tất cả nhân viên đều hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của họ trong việc bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Ứng phó sự cố vi phạm dữ liệu và hình phạt:
Thiết lập kế hoạch ứng phó sự cố vững chắc để nhanh chóng giải quyết sự cố vi phạm dữ liệu và giảm thiểu tác động từ đó. Chuẩn bị sẵn sàng để giải quyết các hình phạt và tiền phạt tiềm ẩn do không tuân thủ.

Trong bối cảnh quyền riêng tư dữ liệu không ngừng phát triển, việc đạt được và duy trì trạng thái tuân thủ GDPR có thể là nhiệm vụ phức tạp, cần tài nguyên chuyên sâu đối với các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Trước các quy định khắt khe được xây dựng để bảo vệ dữ liệu cá nhân của mọi người, các công ty cần có những giải pháp đáng tin cậy để hỗ trợ cho nỗ lực tuân thủ của họ ở mọi cấp độ. Để hỗ trợ nỗ lực tuân thủ của bạn, Microsoft mang đến nhiều công cụ và giải pháp, như Microsoft Purview và các giải pháp bảo mật dữ liệu khác để giúp bạn giải quyết nghĩa vụ bảo vệ dữ liệu một cách hiệu quả.

Bằng cách tích hợp các công cụ này, doanh nghiệp có thể hợp lý hóa các quy trình tuân thủ, tự động hóa nhiệm vụ báo cáo quan trọng và nâng cao khả năng bảo mật dữ liệu tổng thể, giảm rủi ro do không tuân thủ.