KPI panoları nedir?

KPI panoları, veri kaynaklarını bir araya getiren ve işletmenizin ana performans göstergelerinize (KPI) göre performansını bir bakışta gösteren görsel geri bildirim sağlayan araçlardır.

Kapsamlı bir KPI aracının yararları

KPI panoları, kullanıcılara şunları sağlar:

KPI'ları ve diğer iş ölçümlerini izlemek için hızlı ve kolay bir çözüm.
Şirketin durumuna ilişkin görünürlüğü artıran birleştirilmiş veri görünümü.
Performans ve durum göstergeleri ile özelleştirilebilir veri görselleştirmesi .

KPI panonuzu, KPI'larınızı tanımlamak için kullandığınız araç veya platformla derleyerek ihtiyacınız olan her şeye aynı yerde sahip olursunuz. KPI tanımlarınızı, veri kaynaklarınızı veya hedeflerinizi değiştirdiğinizde, bu güncelleştirmeler panolarınızı otomatik olarak doldurarak değerli zaman ve çabanızdan tasarruf etmenizi sağlar.

KPI nedir?

Anahtar performans göstergesi, hedeflerinize ne kadar etkili bir şekilde ulaşmakta olduğunuzu gösteren ölçülebilir bir değerdir. KPI'ları, hedeflerinize ulaşıp ulaşmadığınızı ölçmenin bir yolu olan şirketinizin puan kartı olarak düşünün.

KPI'lar neden önemlidir?

KPI'ları tanımlamak ve izlemek, işletmenizin doğru yolda olup olmadığını öğrenmenize veya değerli zaman ve para kaybını önlemek için değişiklik yapmanız gerekip gerekmediğini öğrenmenize olanak tanır. KPI'lar doğru kullanıldığında size yardımcı olan güçlü araçlardır:

Şirketinizin finansal durumunu izleyin.
Stratejik hedeflere göre ilerlemeyi ölçün.
Sorunları erken aşamada belirleyin.
Taktiklerinizde zamanında ayarlamalar yapın.
Takım üyelerini motive edin.
Daha hızlı ve daha iyi kararlar alın.

Peki işletmeniz için önemli KPI'ları tanımlamaya nasıl başlayabilirsiniz? Stratejik hedeflerinizi topluca veya departmana göre netleştirmekle başlayın.

Bu hedefler, şirketiniz için önemli KPI'ları belirlemenize yardımcı olur. İlgili KPI'ların seçilmesi, tamamen bu hedeflere ve bu hedefler doğrultusunda performansınızı ölçme becerinize bağlıdır.

Ardından, üzerinde çalışmakta olduğunuz KPI hedeflerini ve bunların nasıl ölçüleceklerini tanımlayın. Bunların hem kısa hem de uzun vadeli hedefler olabildiğini unutmayın.

Ekibinizle konuşun ve KPI'lar ve hedefleri hakkında açık diyaloglar konusunda onları teşvik edin. Çok mu agresifler? Çok mu kolay? Hedefler zor olmalıdır ancak çok fazla getirildiklerinde veya tamamen ekibinizin denetlemediği ölçümlere bağlı olduklarında yeniden ziyaret etmek akıllıca olacaktır. Ayrıca, şirketinizin bu hedeflere ulaşmak için kullanabileceği etkinlikleri ve taktikleri de keşfedebilirsiniz. Son olarak, bugün nerede olduğunuzu değerlendirmek için zaman harcayın. Bu, KPI başlangıç noktanız olacaktır.

Farklı KPI türlerini öğrenin

İlerlemeyi ölçmek için en sık kullanılan KPI türleri hakkında bilgi sahibi olduğunuzda izlemeniz gereken KPI'ları daha kolay şekilde belirlersiniz.

Nicel KPI'lar tamamen bir sayı ile temsil edilebilen ölçülebilir olgularla ilgilidir. İstatistikleri, yüzdeleri ve dolar işaretlerini düşünün.
Nitel KPI'lar insan tarafından yapılan yorumlamaları içerir ve sayılarla ölçülemez. Fikirleri, duyguları ve deneyimleri düşünün.
Gecikmeli KPI'lar başarıyı veya başarısızlığı tahmin etmek için geçmişte neler olduğunu ölçer. Daha önce neler gerçekleştirdiğinize veya nerede zorlandığınıza göz atabilirsiniz.
Baştaki KPI'lar, gelecekteki başarıyı ve uzun vadeli eğilimleri tahmin etmek için performansı ölçer. Varmak istediğiniz yere doğru bakın.

Baştaki ve geciken KPI'lar genellikle birlikte kullanılır. Nicel ve nitel KPI'lar ile beraber başlangıç için iyi bir yer.

İzlemeyi tercih ettiğiniz her KPI için bir sahip atayın ve izleme sıklığında anlaşın. Hangi KPI'ları izlemeye karar verirseniz verin KPI platformu veya aracı kullanmak, KPI tanımları üzerinde ekibinizle iş birliği için çok önemlidir. Her KPI'ı topluca tanımlayıp bağlamsal verileri yakalayarak ve tek bir görünümde birleştirerek yerinde, gerçek zamanlı eylemleri etkinleştirirsiniz.

KPI panosu örnekleri

Etkin KPI panoları, stratejik hedeflerinizi izlemek için gereksinim duyduğunuz tüm KPI'ları bir araya getirir ve ilgili tüm ölçümlerinizi tek bir yerde yan yana gösteren görsel bir sunum sağlar. Bu KPI panosu örneklerini inceleyin ve izlemek istediğiniz önemli ilişkili ölçümlerden bazılarını göz önünde bulundurun:

Pazarlama etkinliği

Anahtar sözcük performansı

Sayfada geçirilen ortalama süre

Dönüştürme oranı

Ortalama müşteri adayı puanı

Web sitesi trafiği müşteri adayı oranı

Müşteri desteği

Müşteri memnuniyeti puanı

Çağrı başına maliyet

İlk yanıt süresi

Müşteri tutma oranı

Ortalama çözümleme süresi

Finansal durum

Kar ve zarar

Geçerli oran

İşletme nakit akışı

Yakma oranı

Satıcı giderleri

BT performansı

Ortalama onarım süresi

Sunucu kesinti süresi

BT Yatırım Getirisi

Çalışan başına çözümlenmeyen bilet sayısı

Bütçe içinde teslim edilen projeler

KPI raporlaması

KPI raporları, KPI panosunda sunulan bilgileri yeni bir düzeye döndürür. Daha ayrıntılı içgörüler ve analizler elde etmek için verilerin daha derinine iner.

KPI raporu, paydaşların ve takım üyelerinin belirli bir zaman dilimindeki eğilimleri veya performans sorunlarını tanımlamasına yardımcı olarak daha iyi kararlar verebilmelerine olanak tanır. Raporlama konuları şunları içerebilir:

Şirketin günlük işlemlerine yönelik içgörüler.
Şirketin hedeflenen KPI'lara göre finansal durumu.
Verilerin sunduğu önemli eğilimler veya desenler.
Stratejik karar vermeye yardımcı olan verilerin derinlemesine analizi.

KPI raporunuzu oluşturmak için önce hedef kitlenizi ve raporun hedefini belirleyin. Örneğin, şirket paydaşlarına gelir hedefinize yönelik Q3 ilerlemesini göstermek istiyor olabilir. Raporunuzda öne çıkan tüm KPI'ların tekrar bu merkezi temayı gösterdiklerine emin olun.

KPI raporlarınızı oluşturmak için dikkat edilecek ek noktalar şunlardır:

KPI aracınıza veya platformunuza önceden dahil edilmiş olabilecek KPI raporu şablonlarını araştırma.
Raporlama sıklığı için bir tempo ayarlama.
Verilen detaylarına daha dinamik şekilde gitmek için raporunuzun etkileşimli mi yoksa statik mi olacağına karar verme.
Raporunuza raporlama hedefleriyle eşleşmeyen KPI'larla aşırı yükleme yapmamak için yalnızca ilgili KPI'ları sunma.
Raporunuzun net, kolay anlaşılır ve hedeflenen kitle için eyleme dönüştürülebilir olmasını sağlama.

KPI en iyi uygulamaları

KPI'ların gücünden başarılı şekilde yararlanmanıza yardımcı olmak amacıyla başlangıçta kullanabileceğiniz bazı ipuçlarını derledik.

KPI'ları belirleme:

Yalnızca belirli hedeflerinize uygun KPI'ları seçin. Hedefleriniz net değilse, KPI'ları hedefleriniz ile eşleştirmek karmaşık olacaktır.
Farklı departmanlara yönelik olacaksa aynı hedefler için farklı KPI'lar kullanın. Örneğin, pazarlama departmanının KPI'ları satış ekibinin KPI'larından farklı olacaktır.
Hangi KPI'ları seçerseniz seçin bunların tanımlanmasından sorumlu olan bir çekirdek takım bulunmasını sağlayın.

KPI'ları izleme:

Hedefleriniz için doğru olanları seçmek için KPI aracınızda veya platformunuzda bulunan farklı panoları, görselleştirme grafiklerini ve şablonları keşfedin.
Karşılaştırma için bir başlangıç noktası ekleyin; bu şekilde panonuz şirket performansınızı ve zaman içindeki ilerlemeyi doğru şekilde gösterir.
KPI'ları izleme ve bunlar üzerinde işlem için bir tempo belirleme. KPI panoları günlük olarak mı haftalık olarak mı izleniyor? Eylemler yalnızca raporlamadan sonra mı gelir yoksa paydaşlar ve/veya ekip üyeleri bu yol boyunca taktikleri ayarlamak üzere yetkili midir?
Kurum dışında paylaşım için kontrollerle veri panoları için basit ve uçtan uca veri korumasına sahip olduğunuza emin olun.

Yaygın KPI hataları

Yaygın olarak karşılaşılan bu KPI hatalarından kaçının:

Stratejik hedefleriniz için önemli olmayan KPI'ları seçme. İlgili iş ölçümlerinizi takip etmek akıllıca bir davranış olsa da ölçümlerinizin tümü KPI durumu için gerekli değildir.
Yetersiz biçimde tanımlanmış veya belirsiz KPI'ları benimseme. KPI'ların nasıl ölçüleceğine ilişkin olarak belirli detaylar ile KPI tanımlamak için takımınız ile iş birliği sağlayın. Bunu yapmazsanız hedeflerinize ulaşmak için çabalamanız gerekir.
Yüksek veya gerçekçi olmayan KPI hedeflerini ayarlama. Geçmiş verilere, kaynaklara ve geçerli taktiklere dayanarak daha gerçekçi hedefler belirlemek daha iyidir. Belirli bir zaman çerçevesine odaklanmayı veya kısa ve uzun vadeli hedefler ayarlamayı göz önünde bulundurun.
Sahipleri olmayan KPI'ları izleme. Sorumluluk yalnızca sonuçlar için değil süreç için de önemlidir. Her KPI'ın izleme, raporlama, analiz ve eylemden sorumlu bir sahibi olması gerekir.
KPI'lar üzerinde eylem gerçekleştirmemek. Hedeflerinize ulaşsanız veya hedeflerinizin gerisinde kalsanız da KPI'lar doğru kararlar vermenize yardımcı olan araçlardır. Bu nedenle yalnızca takip etmek adına takip etmeyin, eylem gerçekleştirin.