Ne glede na to, kje delate, lahko razumevanje tega, kdo kaj dela in kam kdo sodi, vsem pomaga boljše delati. Z organigramom lahko vsak hitro preveri, kako je podjetje strukturirano, ne glede na to, ali gre za uveljavljeno podjetje, zagonsko podjetje, proizvodni obrat ali kaj drugega.
Kako narediti najboljši organigram za svoje podjetje
Kaj je organigram?
Verjetno ste kakšnega že videli. Organigrami, imenovani tudi organizacijski diagrami, vključujejo polja s funkcijami, oblike ali fotografije, ki predstavljajo osebe in položaje. Vključujejo lahko tudi podatke za stik, povezave do strani, ikone in ilustracije.
Ko so polja povezana s črtami, tvorijo grafikon, ki prikazuje notranjo strukturo organizacije. Ta prikazuje, kdo poroča komu, kje so odseki in kako so oddelki povezani.
Kaj je namen organigrama?
Z organigrami lahko novi zaposleni ali prostovoljci hitro spoznajo podjetje, saj jim ti predstavijo imena in obraze ter vloge in odgovornosti. Organigram lahko koristi tudi dolgoročnim sodelavcem, kadrovskim oddelkom in lastnikom podjetij.
Kaj je njihova vloga:
- Prikazujejo notranje strukture in hierarhije
- Pomagajo zaposlenim ugotoviti, koga prijaviti in na koga naj se obrnejo, če pride do težav
- Pomagajo pojasniti vloge in odgovornosti
- Omogočajo preprosto shranjevanje podatkov za stik zaposlenih na enem priročnem mestu
- Pomagajo vodstvu videti, koliko zaposlenih je v posameznem oddelku, in ugotoviti, kako lahko najbolje dodelijo osebje in druge vire
- Osebju dajejo vpogled v kanale napredovanja
En organigram ne more narediti vsega. Oglejmo si vrste organigramov, ki jih podjetja najpogosteje uporabljajo.
Katere so štiri vrste organizacijskih struktur?
Vrsta organigrama, ki ga uporabljate, je odvisna od občinstva, organizacije in tega, kar želite posredovati. Morda boste potrebovali le en vzorec grafikona za celotno podjetje ali nekaj za več različnih občinstev ali oddelkov.
Čeprav je vse organigrame mogoče spremeniti in urediti, večina podjetij uporablja organigrame, ki sodijo v eno od teh štirih kategorij:
1. Funkcijska hierarhija od zgoraj navzdol
Hierarhični organigram, ki je kot nalašč za prikaz tradicionalne poslovne strukture, se začne z vodstvom na vrhu in je nato razdeljen na oddelke ali odseke. Znotraj vsakega odseka bo navedeno višje vodstvo, srednje vodje, višji delavci, osebje srednje ravni in nižje osebje. Hierarhični organigram je videti kot piramida, v kateri se vsak oddelek steka do glavnega direktorja.
OPOMBA: Hierarhični organigrami so na splošno preprosti za razumevanje. Toda če je v liniji poveljevanja več plasti, je lahko težko razvidno, s kom se je treba povezati in kdaj, zlasti, ko pride do težave ali ko ima kdo novo zamisel.
2. Divizijski organigram
Ta oblika je varna izbira, če je vaše podjetje organizirano po linijah izdelkov ali geografskih regijah. Če so neodvisni drug od drugega, lahko to jasno prikažete tudi z divizijskim organigramom. Podobno kot hierarhični organigram se tudi divizijski organigram začne s predsednikom ali glavnim direktorjem, a je nato namesto na oddelke s skupnimi sredstvi, razdeljen na dejavnosti. Grafikon zajema oddelke vseh dejavnosti, kot so kadrovski oddelek, računovodstvo, pravni oddelek in tržni oddelek, ter ljudi ali položaje znotraj teh oddelkov.
OPOMBA: Ker imajo takšne organizacije pogosto odvečne oddelke znotraj vsakega odseka, lahko divizijska struktura povzroči presežek osebja in nepotrebne splošne stroške.
3. Matrični organigram
Preizkusite Visio brezplačno za 1 mesec
Po poteku enomesečnega brezplačnega preskusa vam bomo zaračunali nadomestilo ustrezne naročnine. Zahtevana je kreditna kartica. Prekličite kadar koli, da ustavite prihodnje stroške.
Ta vrsta organigrama običajno velja za podjetja z ekipami ali člani ekipe, ki imajo več kot eno vodjo. Na primer, v novinarstvu lahko reporter pokriva področje lokalnih novic in področje financ, kar pomeni, da ima dve vodji. Grafični oblikovalec pri ponudniku energije lahko poroča vodji grafičnega oblikovanja. Ker pa dela na projektih odseka za obnovljive vire energije, pa morda komunicira tudi z nekom iz te ekipe.
OPOMBA: Ko člani ekipe delajo v različnih oddelkih, lahko organizacije običajno najdejo bolj ustvarjalne načine za reševanje težav. To ustvari bolj kooperativno okolje. Če pa imajo ekipe ali člani ekip več nadzornikov, lahko to privede do večje zmede in sporov.
4. Ploski organigram
Ploski ali vodoravni organigrami, ki jih skoraj izključno uporabljajo mala podjetja, imajo običajno dve ravni: administrativni delavci in delavci. V grafikonu polne črte prikazujejo glavno linijo poveljevanja, pikčaste črte pa sekundarne linije oblasti. Podjetja s plosko strukturo organizacije so lahko na papirju podobna majhnem gasilskem oddelku, ki ima poveljnika, tri vodje in več gasilcev, ki delajo pod vodjami. Lahko pa gre za nadzornika ali vodjo oddelka z nekaj zaposlenimi, ki mu neposredno poročajo.
OPOMBA: Nadzorniki in njihove ekipe imajo v ploski strukturi pogosto tesne odnose in skupaj sprejemajo odločitve. Zaposleni imajo običajno več odgovornosti in več avtonomije kot v drugih organizacijskih strukturah. To pomeni, da je ustvarjanje zaupanja ključnega pomena, tako kot tudi timsko delo. Ker pa je matrika tako strnjena, so morebitni spori med zaposlenimi bolj izraziti iz preprostega razloga, ker je ekipa tako majhna.
Ustvarjanje organigramov s programsko opremo
Programska oprema za organigrame omogoča preprosto ustvarjanje novih organogramov in pregled starih. Oglejmo si, kako lahko ustvarite organigram v spletu z nekaterimi najbolj priljubljenimi možnostmi programske opreme, ki so na voljo.
Organigrami v aplikaciji PowerPoint
PowerPoint je orodje, ki je bilo zasnovano za predstavitve, vendar ga lahko uporabite tudi za razvoj organigramov. Začetek:
- Odprite nov dokument v aplikaciji PowerPoint
- Pojdite na zavihek »Vstavljanje« in kliknite »SmartArt«
- Premaknite se v skupino Hierarhije in izberite predlogo organigrama, ki jo potrebujete
- Kliknite oblike, da dodate besedilo
- Po potrebi dodajte več oblik (ali ljudi)
Ko so vsi vključeni, lahko začnete preurejati organigram v aplikaciji PowerPoint. Preprosto se vrnite na zavihek z orodji SmartArt z gumboma Povišaj/Ponižaj premaknite oblike navpično. Z gumboma Premakni gor/dol lahko oblike premikate vodoravno.
Organigrami v aplikaciji Word
Morda to ni tradicionalni način za ustvarjanje organigramov, vendar vam lahko aplikacija Microsoft Word pomaga oblikovati osnovne diagrame, ki prikazujejo delovanje vaše organizacije. Če želite ustvariti organigram v aplikaciji Word, sledite tem navodilom:
- Pojdite na zavihek »Vstavljanje« in kliknite »SmartArt«.
- Premaknite se v skupino Hierarhije in izberite predlogo organigrama, ki jo želite uporabiti.
- Nato se prikaže meni z oblikami, ki predstavljajo ljudi. Vnesite besedilo, ki bo predstavljalo vsako osebo v grafikonu.
- Če želite dodati oblike v predlogo organigrama, kliknite zavihek Načrt SmartArt in nato »Dodaj obliko«.
- Če želite razvrstiti nekoga v organigramu, kliknite njihovo ime v pogovornem oknu »Besedilo«. Pritisnite tabulatorko, da jih premaknete navzgor, ali Shift + tabulatorko, da jih premaknete navzdol. Hierarhije pa lahko upravljate tudi na zavihku Načrt SmartArt.
Barve, pisave in velikosti lahko prilagodite na zavihku Načrt SmartArt in zavihku Oblika.
Organigrami v storitvi Visio iz aplikacije Excel
Visio je vizualno orodje s platnom povleci in spusti, ki lahko ustvarja organigrame in se lahko poveže s podatki v obstoječih datotekah aplikacije Excel ali imenikih Active Directory, da vam pomaga samodejno ustvariti organigrame. Ko to združite, lahko ustvarite privlačne organigrame za podjetja vseh velikosti. Če želite začeti, odprite Visio in kliknite čarovnika za organigrame, nato pa:
- Kliknite »Informacije, ki so že shranjene v datoteki ali zbirki podatkov«
- Odgovorite na vprašanja, ko ste pozvani
- Če želite, uvozite slike ali podobe
- Kliknite »Dokončaj
Podatke lahko uvozite v organigram iz aplikacije Excel ali pa jih dodate neposredno v čarovnik za organigrame.
Več nasvetov za organigrame
Tudi s programsko opremo za organigrame lahko organogrami hitro postanejo zmeda oblik in besed. Toda z malo oblikovanja lahko pritegnejo pozornost ljudi na pravi način. Med dodelavo grafikona poskusite to:
- Izberite pravo velikost. Če je grafikon prevelik, bo uporabnike preobremenil. Če morate, ustvarite namesto enega tri grafikone. Tako uporabnikom zagotovite pregled organizacijske strukture, nato pa se lahko poglobijo v oddelke ali odseke. Poskrbite pa, da vse vodi nazaj na najvišjo raven vaše organizacije.
- Dosledno uporabljajte oblike in barve. Če za nadzornike uporabite enako obliko, drugo obliko za osebje srednje ravni in tretjo za nižje zaposlene, bo grafikon bolj razumljiv. Prav tako uporabite drugačno barvo za vsak odsek v podjetju.
- Dodajte pomembne informacije. Ne pozabite dodati podrobnosti o svojem osebju, kot so podatki za stik, lokacija, stranke ali specializacije. Če nekdo išče pomoč, lahko tako ugotovi, kdo dela kaj in kje.
- Prikažite pomočnike s stransko vrstico pod upraviteljem. S tem slogom oblikovanja označite vlogo pomočnika, hkrati pa jasno prikažete, kdo neposredno poroča upravitelju. Prav tako lahko ljudem pomaga ugotoviti, na koga se morajo obrniti, če želijo stopiti v stik z upraviteljem.
- Bodite pozorni na razmik. Ohranite polja enako oddaljena drugo od drugega. Grafikon bo lažje berljiv in videti bolj profesionalen.
Ko je grafikon dokončan, naj si ga ogleda nekdo, ki dobro pozna organizacijo (in nekdo, ki je ne pozna). Tako se lahko prepričate, da je pravilen in jasen za ljudi na vseh ravneh. Več informacij o ustvarjanju organigramov s programsko opremo in predlogami najdete v tem vodniku po korakih.
Ekipa okolja Microsoft 365 je osredotočena na skupno rabo virov, s katerimi lahko začnete, vodite in razširite svoje podjetje.
Uvod v Visio
S programom Visio lahko vizualizirate in predstavite svoje zamisli, podatke in postopke skoraj kjer koli in v kateri koli napravi.
Sorodna vsebina
Poslovna tehnologija
Šest prednosti generativne UI za mala podjetja
Poslovna storilnost
Kako uporabljati UI za večjo storilnost in učinkovitost pri delu
Poslovna tehnologija
UI in storilnost: Kako uporabljati orodja UI za izboljšanje izkušnje zaposlenih
Poslovna storilnost
Vodnik za agilno metodo DevOps za mala in srednje velika podjetja
Poslovni vpogledi in zamisli ne vključujejo strokovnih člankov o davkih in finančnem svetovanju. Za dodatne informacije se obrnite na davčnega ali finančnega svetovalca.
Spremljajte Microsoft 365