Comunicații unificate ca serviciu

UCaaS este un model de furnizare în cloud care aduce comunicațiile unificate (UC) într-o singură interfață sau platformă. Aceste comunicații includ chat, partajare de fișiere, servicii telefonice și instrumente de conferință video.

Prin comunicații unificate și colaborare, firmele obțin mai mult control asupra proceselor și fluxurilor de lucru, iar angajații sunt mai bine conectați. De asemenea, soluțiile de comunicații unificate elimină necesitatea de a comuta între mai multe instrumente de comunicații, crescând organizarea, eficiența și productivitatea la locul de muncă. 

„Comunicații unificate” se referă la o gamă variată de instrumente de comunicații și productivitate integrate într-o singură platformă. Instrumentele obișnuite din platformele de comunicații unificate includ telefon VoIP, mesagerie instant, e-mail, întâlniri online, conferințe, calendare și planificare.

„Ca serviciu” se referă la modelul de furnizare utilizat pentru software și servicii cloud.  

Diferența principală între comunicații unificate și UCaaS este, pur și simplu, unde este găzduit furnizorul de comunicații unificate. Comunicații unificate (UC) reprezintă un termen mai larg ce cuprinde UCaaS și pot fi atât în cloud, cât și găzduite local. UCaaS este doar în cloud.

Deoarece sistemele UCaaS sunt în cloud, sunt de obicei mai ușor de scalat și sunt mai eficiente din punct de vedere al costurilor decât sistemele de comunicații unificate tradiționale, locale. Multe soluții UCaaS funcționează în baza unui abonament lunar sau anual, cu prețuri în funcție de servicii pe niveluri sau numărul de utilizatori. Pe de altă parte, platformele de comunicații unificate tradiționale, locale, necesită investiții inițiale mai mari, plus costuri de întreținere și licențiere.

Tehnologia comunicațiilor unificate folosește o singură interfață pentru a gestiona comunicațiile, ceea ce le permite echipelor să comute fără sincope între canale, de la trimiterea de mesaje către colegi la apelarea clienților și conferințe video cu participanții direct interesați. În loc să fie nevoie de mai multe platforme sau mai mulți furnizori pentru diferite servicii, UCaaS simplifică multele instrumente de comunicații pe care firmele le folosesc zilnic într-o singură platformă, ceea ce îmbunătățește colaborarea și productivitatea.

Întrucât UCaaS funcționează pe internet, angajații pot accesa instrumentele de care au nevoie de pe aproape orice dispozitiv și oricând. Asta înseamnă că angajații pot lucra eficient și pot rămâne conectați oriunde s-ar afla: într-un birou, acasă sau în deplasare.

În loc să găzduiască platformele de comunicații unificate într-o rețea locală tradițională, soluțiile UCaaS sunt găzduite securizat pe internet. Acest lucru elimină nevoia unei echipe de asistență și întreținere locale și face implementarea soluțiilor de comunicații unificate mai rapidă și mai ieftină, un aspect util în mod special pentru firmele în curs de dezvoltare și ale căror nevoi se schimbă. Soluțiile de comunicații unificate în cloud sunt mai potrivite și pentru susținerea forței de muncă mobile sau hibride, ceea ce ajută firmele să economisească din cheltuielile pentru birou și deplasare.

Un sistem UCaaS ajută firmele să-și îmbunătățească eficiența și productivitatea și ajută angajații să rămână conectați de oriunde. Funcțiile esențiale ale UCaaS includ:

• Chat: Mesageria instant ajută echipele împrăștiate să se conecteze în timp real. Deseori, chatul include caracteristici precum mesagerie individuală și în grup, canale de echipă și de proiect și capacități încorporate de partajare a fișierelor pentru comunicații rapide și convenabile.
  
  
• Voce: Serviciile de telefonie cum ar fi redirecționarea apelurilor, apelarea în conferințe, înregistrarea apelurilor și rutarea complexă a apelurilor ajută firmele să ia decizii mai rapid. În UCaaS, capacitățile de voce funcționează folosind tehnologia VoIP.
  
  
• Video: Capacitățile video facilitează întâlnirile online pentru echipe, permițându-le interacțiuni față în față chiar și atunci când se află pe fusuri orare diferite. Caracteristicile de colaborare avansată precum partajarea ecranului, înregistrările și chatul, ajută echipele să profite la maximum de acest instrument esențial.
  
  
• Colaborare: Caracteristicile de colaborare precum calendarele și planificarea, partajarea fișierelor și instrumentele pentru management de proiect, ușurează munca interfuncțională a angajaților și alinierea obiectivelor.

Comunicarea eficientă este esențială pentru firmele de orice dimensiune, mai ales pe măsură ce tot mai multe companii adoptă un model de lucru permanent la distanță și hibrid. Dar UCaaS nu ajută echipele doar în materie de colaborare virtuală, ci ajută firmele să rămână competitive pe piețe în continuă schimbare.

Printre beneficiile UCaaS se numără:

• Costuri reduse
  Întrucât UCaaS este în cloud și funcționează într-o singură interfață, firmele cheltuie mai puțin pentru întreținere, licențiere și instalarea inițială. De asemenea, firmele pot economisi din cheltuielile de la birou și cu deplasarea.
  
  
• Scalabilitate
  Soluțiile UCaaS simplifică înscrierea și ușurează adăugarea de noi utilizatori pe măsură ce echipele cresc. De asemenea, sistemele UCaaS vor avea cea mai recentă tehnologie pentru a îmbunătăți procesele de business, care se actualizează automat cu noi caracteristici de securitate, instrumente și aplicații.
  
  
• Productivitate sporită
  În loc să lucreze pe mai multe platforme, angajații au tot ce le trebuie într-o locație centralizată, ceea ce îmbunătățește eficiența fluxului de lucru și managementul de proiect. Acest lucru ajută echipele să se miște mai rapid și îmbunătățește calitatea lucrului.
  
  
• Flexibilitate
  Cu o gamă variată de instrumente de comunicare într-o singură platformă, UCaaS ajută firmele să se adapteze rapid la modificări și să răspundă mai rapid la nevoile clienților. De asemenea, UCaaS ajută angajații să lucreze de aproape oriunde și de pe orice dispozitiv cu o conexiune web stabilă.

UCaaS vine cu multe avantaje pentru firme, dar există și dezavantaje de luat în calcul.

Printre avantajele UCaaS se numără:

• Implementare mai rapidă.
  
  
• Mobilitate crescută pentru angajați.
  
  
• Reduceri de costuri.
  
  
• Eficiență crescută a fluxului de lucru.
  
  
• Tehnologie întotdeauna la zi.

Printre dezavantajele UCaaS se numără:

• Dependența de o conexiune web puternică.
  
  
• Apelare de urgență limitată.
  
  
• Posibile probleme de interoperabilitate cu hardware-ul existent.

Toate organizațiile pot beneficia de pe urma trecerii la un sistem UCaaS, dar teama de întreruperea comunicațiilor poate face ca unele firme să aibă rețineri. Pentru a face tranziția lină și a asigura continuitatea activității, țineți cont de următoarele cele mai bune practici:

1. Auditați stiva de instrumente de comunicații curentă.
   Când faceți trecerea de la un sistem de comunicații moștenit la o platformă UCaaS, este important să identificați toate instrumentele de comunicații pe care le utilizează în prezent angajații din diverse echipe și departamente. Este posibil să descoperiți că unele instrumente se suprapun sau că anumite caracteristici nu sunt folosite deloc, ceea ce vă va ajuta să luați decizii informate atunci când treceți la un nou sistem UCaaS.
   
   
2. Evaluați-vă nevoile.
   De obicei, sisteme UCaaS funcționează pe un plan cu servicii pe niveluri, așadar este extrem de important să știți de ce caracteristici aveți nevoie și unde aveți goluri în prezent. Această perioadă de evaluare este și o oportunitate de a aduna feedback de la membrii echipei și de a afla unde pot fi îmbunătățite fluxurile de lucru.
   
   
3. Anunțați-vă echipa și oferiți o cronologie pentru tranziție.
   Pe parcursul mutării la un sistem UCaaS, asigurați-vă că echipa înțelege cronologia tranziției. Va fi o implementare în etape sau o tranziție imediată? Ținând angajații la curent, vă asigurați că au suficient timp pentru a documenta procesele, păstrând întreruperea activității la minimum.
   
   
4. Accesați resursele de învățare din timp.
   Întrucât va exista o curbă de învățare atunci când schimbați sistemele de comunicații, puteți face procesul mai lin dacă oferiți asistență și resurse din timp. Profitați de materialele de învățare oferite de furnizorul UCaaS sau țineți un curs de instruire pentru a vă asigura că angajații au tot ce le trebuie odată ce noul sistem UCaaS este implementat.

Investiția într-o platformă UCaaS nouă oferă multe avantaje pentru firmele noi și existente deopotrivă, dar poate fi dificil de comparat furnizorii de comunicații unificate pentru a-l selecta pe cel mai potrivit pentru nevoile dvs. Pentru a găsi cel mai bun furnizor de comunicații unificate pentru firma dvs., țineți cont de următoarele criterii:

1. Asistență pentru clienți
   Furnizorul UCaaS are asistență telefonică sau prin chat live disponibilă oricând? Va exista asistență în implementarea inițială sau la migrarea comunicațiilor unificate? Se beneficiază de înscrierea echipei sau de instruire continuă? Este important de știut ce ajutor e disponibil dacă aveți nevoie să depanați o problemă, așa că țineți cont de asta atunci când căutați cel mai bun furnizor de comunicații unificate.
   
   
2. Securitate
   Când aveți angajați care lucrează de la distanță și hibrid pe diferite rețele și dispozitive, este important să căutați caracteristici de securitate completă la furnizorul UCaaS. Înainte de a investi, discutați cu un reprezentant despre infrastructura furnizorului de comunicații unificate cu criptarea datelor, gestionarea amenințărilor, comenzi și drepturi de acces.
   
   
3. Fiabilitate
   Atunci când comparați furnizorii de comunicații unificate, aveți în vedere istoricul timpului de funcționare sau cereți să vedeți documentația despre performanța și fiabilitatea furnizorului. Procentajul timpului de funcționare trebuie să fie peste 99%. De asemenea, puteți să consultați paginile furnizorilor de comunicații unificate de pe rețelele de socializare pentru a vedea dacă există un tipar sau un istoric al întreruperilor.
   
   
4. Experiență unitară a utilizatorilor
   Un sistem UCaaS simplifică munca angajaților pe mai multe dispozitive, așadar este esențial să aveți o interfață cu utilizatorul și o experiență unitare. Astfel, economisiți timp și ușurați navigarea angajaților și gestionarea instrumentelor de comunicații pe care le utilizează în fiecare zi. De asemenea, ușurează munca echipelor de asistență atunci când trebuie să intervină.

Din cauza pandemiei de COVID-19, tehnologia UCaaS a devenit o necesitate pentru multe firme, permițând echipelor să lucreze la distanță și să rămână competitive chiar și în perioade de incertitudine. Pe viitor, UCaaS va fi în continuare o parte cheie a transformării digitale a firmelor, ajutând echipele să-și îmbunătățească procesele interne și implicarea clienților și să se adapteze pe noi piețe.

Tehnologia UCaaS va mai fi prin preajmă mult timp de acum înainte, pe măsură ce firmele adoptă un model de lucru permanent hibrid sau flexibil. Pentru a răspunde nevoilor unei forțe de muncă răspândite în mai multe locuri, caracteristicile UCaaS evoluează în ritm rapid.

De exemplu, indiciile de prezență, care anunță colegii când cineva este plecat, într-un apel sau într-o prezentare, au devenit un aspect cheie al platformelor UCaaS. De asemenea, aceste instrumente elimină sursele de distragere a atenției și ajută angajații să-și mențină echilibrul între viața profesională și cea privată, indicând atunci când cineva se concentrează sau și-a încheiat ziua de lucru. Componentele video și de chat ale UCaaS au evoluat și ele, cu noi reacții care să încurajeze participarea la discuții și să implice mai mult audiența în întâlniri.

Pe măsură ce tehnologia comunicațiilor evoluează, tot mai multe firme apelează la platformele de comunicații unificate în cloud pentru a se asigura că sunt la zi cu cele mai recente caracteristici și cea mai bună securitate. Alte tendințe care modelează viitorul tehnologiei comunicațiilor de business includ:

Tehnologiile de inteligență artificială și învățare programată, de la roboți de chat și asistenți inteligenți la detalii extrase din date, vor continua să evolueze pe platformele de comunicații unificate. În UCaaS, inteligența artificială poate ajuta la îmbunătățirea fluxurilor de lucru prin automatizarea proceselor, îmbunătățirea accesibilității cu capacități de vorbire în text și creșterea eficienței cu planificare și recomandări inteligente.

UCaaS oferă un câștig indiscutabil pentru conexiunea și comunicarea angajaților, dar poate îmbunătăți și relațiile cu clienții. Pe măsură ce se dezvoltă tehnologia de business, tot mai multe soluții UCaaS oferă modalități de a îmbunătăți experiențele clienților, integrând în platformă centrele de contact sau instrumentele pentru managementul relațiilor cu clienții (CRM).

Mai multe moduri de a comunica și colabora înseamnă puncte de intrare suplimentare pentru amenințările la adresa securității. Pe măsură ce evoluează tehnologia comunicațiilor, platformele de comunicații unificate vor continua să-și dezvolte infrastructura pentru a îmbunătăți gestionarea amenințărilor, serviciile de criptare și protecția datelor cu caracter personal. UCaaS pot dezvolta și add-on-uri de securitate cu anumite domenii de activitate în minte pentru a adresa nevoile în materie de conformitate.