O que é o Processamento Inteligente de Documentos (IDP)?

Os dados atingiram um ponto de saturação. Atualmente, as organizações têm tantos dados que é difícil decifrar o que constitui informação valiosa e o que é apenas ruído. Extrair grandes quantidades de dados para obter informações acionáveis pode ser dispendioso e demorado. É aqui que o processamento inteligente de documentos, ou IDP, entra em ação.

O processamento inteligente de documentos (IDP) é uma tecnologia de automatização de fluxos de trabalho que analisa, lê, extrai, categoriza e organiza informações significativas em formatos acessíveis a partir de grandes fluxos de dados. A tecnologia pode processar vários tipos de documentos: documentos em papel, PDFs, documentos Word, folhas de cálculo e uma multiplicidade de outros formatos. A principal função do IDP é extrair informações valiosas em grandes conjuntos de dados sem intervenção humana.

Existem várias vantagens na automatização de parte do processamento de documentos através do IDP. Através da inteligência artificial, o IDP pode eliminar a necessidade de introdução manual de dados e de trabalhadores dedicados ao processamento de dados. Tal permite não só aumentar a velocidade a que os dados podem ser processados, como também diminui o custo de o fazer - reduzindo também os erros humanos para obter uma maior eficiência.

As organizações modernas normalmente têm grandes volumes de três tipos de dados: estruturados, não estruturados e semi-estruturados. Os dados estruturados são organizados e mais facilmente lidos por processadores de dados humanos. Os dados não estruturados, por outro lado, consomem muito tempo para serem processados e analisados. Os dados semi-estruturados encontram-se a meio-termo. As soluções inteligentes de processamento de documentos são capazes de automatizar o processamento de dados estruturados, não estruturados e semi-estruturados.

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Como funciona o processamento inteligente de documentos?

Existem alguns passos para o processamento inteligente de documentos.

Começa com o reconhecimento inteligente de documentos, quando o IDP utiliza uma complexa tecnologia de IA de aprendizagem profunda para analisar documentos e classificá-los. Essa tecnologia pode ser educada em até 190 idiomas e é capaz de ler e interpretar documentos, da mesma forma que um colaborador dedicado ao processamento de dados o faria.

Após os dados serem classificados, o software inteligente de automatização de documentos começa a extrair dados valiosos para a sua organização. A extração é realizada através de tecnologias cognitivas de IA que identificam partes específicas de dados de um documento maior. Em seguida, o IDP organiza os dados relevantes e apresenta-os num formato facilmente acessível.

Se a sua organização tiver grandes quantidades de dados estruturados, semi-estruturados ou não estruturados, o processamento inteligente de documentos é um investimento que valerá a pena considerar como parte da sua estratégia de gestão de processos empresariais.

Benefícios do processamento inteligente de documentos

Está demonstrado que o processamento inteligente de documentos melhora os processos empresariais e aumenta a eficiência das equipas. Eis algumas das principais vantagens da automatização do processamento de documentos:

Aumenta a precisão do seu processamento, com o processamento inteligente de documentos. A taxa de erro dos processadores de dados humanos é muito mais elevada do que a do IDP.
Reduz o custo do processamento de documentos através da automatização de alguns dos seus fluxos de trabalho. Em média, o processamento manual de documentos custa 6 a 8 dólares por documento. O custo por documento do processamento automatizado de documentos é consideravelmente inferior a esse valor.
Aumenta a produtividade dos colaboradores, ao oferecer-lhes a oportunidade de realizar um trabalho com mais impacto. Sem a necessidade de processar documentos que consomem muito tempo, os colaboradores ficam livres para direcionar a sua atenção para outras tarefas.

Qual é a diferença entre o processamento inteligente de documentos e o processamento automatizado de documentos?

O processamento automatizado de documentos é uma tecnologia relacionada, mas muito diferente do IDP. O processamento automatizado de documentos é utilizado principalmente para digitalizar documentos em papel. A criação de cópias digitais de documentos em papel permite que estes sejam indexados e se tornem pesquisáveis numa base de dados. Isto é crítico para organizações como a DMV, que dependem de documentação em papel mas têm necessidades de digitalização dos seus dados.

O processamento inteligente de documentos é um software de gestão de processos empresariais capaz de digitalizar e indexar documentos em papel, mas tem um alcance bastante superior, ao separar informações valiosas e fornecer informações a partir dos dados contidos em documentos em papel (ou de qualquer outro tipo), em vez de se limitar ao acesso computorizado aos mesmos.

Como escolher um software de processamento inteligente de documentos

Existem alguns passos para escolher o melhor software de processamento inteligente de documentos para a sua organização.

O primeiro passo para escolher um IDP é identificar as necessidades de processamento de dados da sua organização. Tem dados mais estruturados ou não estruturados? Em que formato está a maior parte dos seus dados? Que parte do processamento de dados pretende automatizar?
De seguida, deve avaliar quais dos seus dados seriam ideais para o processamento inteligente de documentos. Considere o tempo de processamento de cada um dos conjuntos de dados e quais os que mais beneficiariam a sua organização se fossem automatizados. Os documentos que demoram mais tempo a processar manualmente podem ser bons candidatos para o IDP.
Depois de identificar os fluxos de trabalho de processamento de documentos que pretende automatizar, está pronto para decidir sobre o software de processamento inteligente de documentos. Deve tomar a sua decisão com base na necessidade de automatização e nos requisitos que a sua organização tem para o processamento automatizado de documentos. Eis algumas perguntas que pode fazer para direcionar a sua escolha:

Com que rapidez é que a solução de automatização inteligente de documentos pode ser implementada?
Com que facilidade é que o software pode ser mantido?
Que nível de suporte é que a empresa de software fornece para os serviços de automatização inteligente de documentos?
A tecnologia de reconhecimento inteligente de documentos no software consegue ler todos os documentos que uma organização pretende processar?
A precisão do software irá melhorar significativamente a taxa de erro?

Casos de utilização para o processamento inteligente de documentos

O IDP é utilizado em todas as indústrias. Eis alguns casos de utilização do processamento inteligente de documentos:

Os departamentos financeiros podem automatizar as funções de contas a pagar, como o processamento de faturas.
Os departamentos de recursos humanos podem processar currículos, selecionar colaboradores e processar inquéritos a colaboradores e outros dados de RH com o IDP.
As agências governamentais gerem licenças, emitem documentos eletrónicos e processam aplicações com software de processamento inteligente de documentos.
As companhias de seguros utilizam a automatização do processamento de documentos para processar pedidos de indemnização, detetar fraudes, fazer a triagem de políticas de seguros e acelerar o processamento de documentos da organização.
Os escritórios de advogados podem processar, arquivar e gerir dados jurídicos com maior precisão do que o processamento manual de documentos com o IDP.

Estes são apenas alguns dos setores onde o processamento inteligente de documentos é utilizado para acelerar e melhorar os fluxos de trabalho de processamento de dados. Se estiver a trabalhar com o software certo, o IDP tem uma vasta gama de aplicações e benefícios para a maioria das organizações.

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Ao utilizar o processamento inteligente de documentos na sua organização, poderá recolher dados úteis dos seus documentos com menos erros humanos e a um custo mais baixo. À medida que o IDP liberta os seus colaboradores de grandes volumes de processamento fastidioso de dados, irá extrair informações de dados significativas para si em formatos acessíveis e fáceis de utilizar.

O IDP é apenas uma das automatizações de fluxo de trabalho possibilitadas pelo Power Automate que elimina tarefas repetitivas e torna o trabalho mais eficiente. Com ferramentas low-code, de arrastar e largar, o Power Automate pode ajudar a criar formas inovadoras de realizar o seu trabalho.

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O processamento inteligente de documentos (IDP) é uma tecnologia de automatização do fluxo de trabalho que analisa, lê, extrai e organiza informações significativas a partir de grandes fluxos de dados.
O processamento inteligente de documentos utiliza a tecnologia de reconhecimento inteligente de documentos para classificar documentos e, em seguida, processa os respetivos dados com a tecnologia de reconhecimento de padrões. Após o processamento do documento, o software IDP extrai dados significativos e reúne-os num formato acessível.
O processamento inteligente de documentos tem demonstrado aumentar a precisão, a eficiência e a velocidade do processamento de dados para organizações de todas as indústrias.
O processamento automatizado de documentos é utilizado principalmente para digitalizar documentos em papel. O processamento inteligente de documentos processa integralmente muitos tipos diferentes de documentos e organiza os dados relevantes, eliminando a necessidade de processadores de dados humanos.
A implementação de software inteligente de documentos começa com uma avaliação dos seus fluxos de trabalho de processamento de documentos para determinar os que podem ser automatizados. Depois de conhecer os documentos que pretende automatizar, deve identificar os fluxos de trabalho que exigem o nível mais elevado de precisão e começar a sua automatização com os mesmos.
O processamento inteligente de documentos pode ser utilizado em todas as indústrias, desde companhias de seguros a agências governamentais, para acelerar e aperfeiçoar o processamento de muitos tipos diferentes de dados.

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