Compreendendo a contabilidade de projetos

Duas pessoas olhando para um laptop, provavelmente discutindo a contabilidade do projeto

Muitas empresas terminam excedendo o orçamento de projetos devido a uma comunicação incorreta entre as principais equipes e a liderança, resultando em atrasos e projetos incompletos. Para garantir que o seu projeto permaneça não apenas no caminho certo, mas dentro do orçamento durante o ciclo de vida, você precisará controlar tudo o que comprou e pelo qual pagou durante o seu curso. Ao promover a contabilidade do projeto, a sua equipe considerará com precisão o tempo gasto e esforços de gerenciamento de projetos detalhados, e garantirá que você atinja todas as suas metas de negócios de curto e longo prazo.

O que é contabilidade de projetos?

A contabilidade do projeto é uma prática de gerenciamento fiscal que acompanha os benefícios e custos associados a um projeto. Também conhecida como contabilidade de custos do projeto, esse tipo de contabilidade permite que as empresas avaliem os futuros impactos financeiros de um projeto, bem como lhes permite planejar os projetos para atender aos parâmetros da sua obrigação.

A lucratividade de uma empresa depende da contabilidade precisa do projeto. À medida que a sua empresa cresce, a contabilidade de projetos pode ser uma ferramenta valiosa para o gerenciamento eficaz de projetos, oferecendo uma visão detalhada do progresso do seu projeto.

Os benefícios da contabilidade de custos de projetos

Não importa o quão pequeno seja o seu orçamento, adicionar um controle de contabilidade ao seu processo afeta muito as suas finanças interna e externamente. Implementar a contabilidade de projeto em seu fluxo de trabalho beneficia os seus negócios e simplifica esforços de gerenciamento de projetos.

Alguns benefícios incluem:

Atualizações em tempo real sobre o processo e a rentabilidade do projeto
Melhor gerenciamento financeiro geral da empresa
Visibilidade do orçamento do projeto
Gerenciamento de recursos aprimorado
Insights valiosos para projetos futuros

Esse tipo de contabilidade ajuda você e a sua equipe a lidar com o gerenciamento de riscos e como alocar recursos com eficiência para um gerenciamento de projeto preciso em geral.

Processo de contabilidade de projetos

Ao iniciar um projeto, é melhor adicionar um controle contábil ao processo o mais rápido possível para garantir que você atenda a todas as metas do projeto em tempo hábil sem passar do orçamento. A contabilidade do projeto pode ser dividida em dois tipos de projeto diferentes: internos e externos. Os projetos internos se concentram nas despesas usadas para você e as suas equipes internas. Enquanto os projetos externos consistem em finanças em torno de circunstâncias como eventos ou serviços executados para o cliente.

Depois que você decidir como classificar o projeto, os contadores de sua organização organizarão e dividirão o processo em seis áreas:

Iniciação. Decida quem é responsável por cada tarefa, bem como quando e como alocar esses recursos e dinheiro para cada uma delas.
Orçamento. Confirme se o seu orçamento está dividido em categorias ou grupos. É aqui que uma ferramenta como um programa de software de automação de serviços profissionais (PSA) pode oferecer oportunidades para automatizar tarefas administrativas árduas e definir o seu orçamento básico inicial.
Administração. Processe e registre transações acompanhando compromissos financeiros, cobrança e faturamento e gerando relatórios de lucratividade do projeto.
Execução. Nesta fase do processo, os gerentes de projeto atribuem custos, possíveis receitas e medidas para o sucesso financeiro do seu projeto. Você precisará desses indicadores-chave de desempenho (KPIs) para observar onde houve progresso e fazer os ajustes necessários.
Manutenção. Examine e gerencie os dados coletados ao longo do processo para garantir conquistas de projeto e tarefa e ao mesmo tempo corrigir possíveis inconsistências financeiras.
Análise. Avalie os dados contábeis recebidos regularmente para tomar decisões precisas para a sua empresa e ter a capacidade de dinamização quando necessário.

Ao revisar o seu processo, você pode decidir escolher uma metodologia específica e descobrir que ela não se encaixa no escopo do seu projeto. Você também pode identificar uma sobreposição em como você lida com metodologias financeiras por meio de contabilidade de projetos ou contabilidade financeira.

Contabilidade de projetos versus contabilidade financeira

Esses dois tipos de contabilidade podem parecer intercambiáveis, mas, na verdade, eles têm duas metas finais completamente diferentes. As diferenças entre a contabilidade de projetos e a contabilidade financeira são:

Metodologia: A contabilidade financeira oferece duas metodologias gerais: contabilidade de custos e contabilidade acumulada. Na contabilidade do projetos, não importa qual método você escolher, pois isso não afeta o processo.
Período de tempo: A contabilidade financeira padrão segue as transações mensais, enquanto a contabilidade de projetos exibe todas as transações feitas do início ao fim do ciclo de vida de um projeto, independentemente da duração.
Custo: A contabilidade financeira divide os custos em categorias grandes e amplas, como contas a receber. Na contabilidade de projetos, você pode dividir as despesas em partes específicas, atribuindo um custo a determinadas tarefas do projeto.
Considerações: Todas as despesas da empresa são contabilizadas na contabilidade financeira geral, mas na contabilidade de projetos, apenas os custos associados às entregas do projeto importam.

A contabilidade do projeto está mais focada nas transações relacionadas a um determinado projeto, enquanto a contabilidade financeira tem uma visão geral de todas as finanças de negócios. Agora que você determinou as diferenças, você precisa saber quando deve usar a contabilidade de projetos.

Quando você precisa da contabilidade de projetos?

A contabilidade de projetos pode ser usada por vários motivos. As várias instâncias em que você deve pensar sobre o orçamento do seu projeto são:

Criação de novo produto ou serviço
Projetos regulares únicos
Projetos que estão fora de seu escopo
Determinar como o dinheiro é alocado e gasto entre projetos
Análise comparativa de projetos

Quando estiver pronto para simplificar sua experiência contábil e garantir a responsabilidade por todos os pagamentos do projeto, será possível adicionar uma nova ferramenta de operações ao processo.

Orçamento e organizar despesas com o Dynamics 365 Project Operations

Ao criar a sua equipe e organizar projetos atuais e futuros, você precisará de programas de software que possam ser tão flexíveis e focados quanto a sua equipe. Ao manter-se atualizado sobre as suas entregas e despesas por tarefa, você poderá calcular a receita de forma rápida e fácil. Você também pode garantir que todos os seus projetos sejam contabilizados e analisados.

Com o Dynamics 365 Project Operations, a sua equipe é capaz de utilizar os custos do projeto e simplificar operações. Com uma exibição consolidada de todos os seus dados financeiros e de vendas, você pode se adaptar rapidamente às mudanças no marketplace e refocar as metas organizacionais sempre que necessário.

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