GDPR コンプライアンスとは

世界では相互接続がますます進んでいます。GDPR コンプライアンスは、個人データを処理する企業にとって、運営場所に関係なく重要な優先事項となっています。GDPR は、欧州連合内の個人データの保護とプライバシーに重点を置く EU 法の規制で、2018 年に導入されました。GDPR に準拠しない場合、重大なペナルティが発生する可能性があるため、あらゆる規模の企業にとって遵守は重要になります。

GDPR の主な目的は、個人データを保護し、ユーザーがオンラインで個人情報をより細かく制御できるようにすることです。GDPR の範囲は膨大であり、企業の物理的な場所に関係なく、EU の居住者の個人データを処理するすべての企業を対象としています。

GDPR コンプライアンスはただの法的要件ではなく、企業にとって必要不可欠なものです。GDPR に準拠している組織は、顧客、従業員、パートナーとの信頼を促進するのに役立つデータ プライバシーへのコミットメントを示します。また、コンプライアンスは、データ侵害や GDPR の義務への非準拠に関連する重大な財務上のペナルティを回避するのにも役立ちます。

一般データ保護規則は 2018 年 5 月 25 日に実装され、データ保護条令 95/46/EC を置き換えるものとなりました。これは、データの迅速なデジタル化と、データ プライバシーの問題に対処する必要性に応じて作成されました。GDPR の包括的なフレームワークは、EU 全体のデータ保護法を強化することを目的としています。

GDPR の主な目的は、個人データを保護し、個人が情報をより細かく制御できるようにすることです。GDPR の範囲は膨大であり、企業の物理的な場所に関係なく、EU の居住者の個人データを処理するすべての企業を対象としています。

主要原則
GDPR では、EU 内の組織または EU で企業を行う組織が従う必要がある 7 つのデータ保護原則が確立されました。

1. 合法性、公正性、透明性:データは、合法、公平かつ透明性のある方法で処理する必要があります。
2. 目的の制限:データは、特定の目的のためにのみ収集し、使用する必要があります。
3. データ最小化:収集されるデータは、必要なデータに限定する必要があります。
4. 正確性:個人データは正確であり、最新の状態に保たれる必要があります。
5. ストレージの制限:個人データは必要以上に長く保持してはなりません。
6. セキュリティと秘密保持:個人データは安全に処理され、不正または違法な処理、偶発的な損失、または損害から保護する必要があります。
7. アカウンタビリティ:組織は、これらのすべての原則への準拠を実証できる必要があります。

GDPR は、EU 域内の市民がプライバシーを保護するための明確な権利を確立することで、個人データを大幅に制御できるようにします。GDPR は、EU 域内の市民に個人データに対して次のような権利を付与します:
 

• 通知を受け取る権利:個人は、自分の個人データの収集と使用に関する情報を受け取る権利を有します。これには、個人データが収集される理由、保持される期間、誰と共有されるかに関する詳細が含まれます。

• アクセスの権利:個人は、自分の個人データへのアクセスを要求し、そのコピーを取得し、それによってデータがどのように処理され、誰によって行われるかを理解できます。

• 訂正の権利:個人データが不正確または不完全な場合、個人は修正を要求して、情報が正確かつ最新であるようにすることができます。

• 消去の権利 (忘れられる権利):特定の状況では、個人は不要になった場合や同意を取り消す場合に、自分の個人データの削除を要求し、組織のシステムから情報を削除する権利を有します。

• 取り扱いを制限する権利:個人は、特にその正確性に対して異議を申し立てる場合や、法的要求のためにデータを要求する場合、自分の個人データの処理方法を制限できます。

• データ ポータビリティの権利:個人は、構造化された、一般的に使用されるコンピューターで読み取り可能な形式で個人データを取得し、必要であれば別のデータ管理者に転送できます。

• 異議を述べる権利:個人は、特にダイレクト マーケティングに使用される場合、またはプライバシーを保証する特定の状況がある場合に、個人データの処理に反対する権利を有します。
  
  

これらの権利を組み合わせることで、個人による個人データの可視性と制御が強化され、組織間の透明性とアカウンタビリティが強化されます。これらの権利を超えて、GDPR は、組織がデータを処理する前に個人の同意を得て管理する方法に関する厳格なガイドラインも設定しています。

同意の要件
GDPR では、組織がデータを収集して保存する前に、個人から明示的な同意を得る必要があります。個人がどのデータの収集に同意したかを完全に理解できるように、この同意は自由に与えられ、具体的かつ明確である必要があります。また、同意したことを通知する必要があります。

GDPR では、同意ガイドラインに加えて、プロアクティブなデータ保護対策が強調されています。リスクの高い処理アクティビティの場合、組織はデータ保護影響評価を実施して、個人の権利と自由に対する潜在的なリスクを評価し、軽減する必要があります。

データ保護影響評価 (DPIA)
個人の権利と自由に大きな影響を与える可能性のある処理操作については、データ保護影響評価が必須です。この評価では、個人データの処理に関連するリスクを評価します。また、これらのリスクを軽減し、個人のプライバシーを保護し、コンプライアンスを確保するための対策の概要を示します。

初期評価とギャップ分析
GDPR コンプライアンスの実現は、組織内の現在のデータ プラクティスを完全に評価することから始まります。これには、データの収集、ストレージ、共有、削除など、すべてのデータ処理アクティビティの識別とマッピングが含まれます。目標は、個人データが存在する場所、組織をどのように流れるか、どのユーザーがアクセスできるかを包括的に理解することです。

現在のデータ処理プラクティスに関する情報を集めたら、次の手順はギャップ分析を行うことです。この分析では、組織の既存のプラクティスを GDPR 要件と比較して、不十分な領域を特定します。一般的なギャップには、明確なデータ処理レコードの不足、同意メカニズムやセキュリティ対策が不十分であることなどが挙げられます。

これらのギャップに対処することは GDPR コンプライアンスで非常に重要であり、多くの場合、一貫したコンプライアンス戦略を策定するには、IT、法務、人事などの部門間のコラボレーションが必要です。組織が現在どの段階にあるかを理解することで、企業はコンプライアンスのギャップを埋め、データ プライバシー対策を強化するための構造化されたアクション プランを作成できます。

データ マッピングとドキュメント
データ マッピングを行うと組織内でのデータの流れを明確に視覚的に表現できるため、データ マッピングは GDPR コンプライアンスの重要な部分です。このプロセスでは、収集の時点からストレージ、処理、共有、最終的には削除まで、個人データの各部分をトレースします。データ フローをマッピングすると、組織は不要なデータ処理アクティビティの特定とデータ サイロの検出を行い、関連するデータのみが収集および保持されるようにすることができます。さらに、データ マッピングは、特にデータがシステム間またはサード パーティに転送される場合に、企業が潜在的なセキュリティの脆弱性を明らかにするのに役立ちます。

GDPR では、組織はデータ フローのマッピングに加えて、データ処理アクティビティの詳細な記録を保持する必要があります。これらの記録には、データ収集の目的、処理の法的基盤、データ保持期間、データ処理に関与する第三者が含まれている必要があります。

データ保護ポリシーの実装
堅牢な データ保護ポリシーを確立することは、GDPR コンプライアンスの基本です。これらのポリシーは、組織内で個人データを処理する方法を概説し、データ アクセス、データ保持、セキュリティなどの分野をカバーします。適切に作成されたデータ保護ポリシーは、許可されるデータ使用に関するガイドラインを提供し、従業員がデータ セキュリティの維持における自分の役割を理解し、組織が GDPR 義務を満たす方法の基準を設定するのに役立ちます。効果的なデータ保護ポリシーは、進化するデータ プライバシーの要件とテクノロジに準拠し続けるために、アクセス可能かつ明確であり、定期的にレビューされる必要があります。

組織全体でこれらのポリシーを実施するには、トレーニングが必要です。すべてのレベルの従業員が GDPR の原則を理解し、データ処理のベスト プラクティスに従うように推奨する必要があります。従業員がデータ保護の重要性と個人情報の保護における自分の役割を確実に理解することで、組織は偶発的なデータ侵害のリスクを軽減できます。この構造化されたアプローチは、GDPR コンプライアンスをサポートするだけでなく、全体的なデータ セキュリティにも貢献します。

米国企業の場合、GDPR コンプライアンスによってより複雑になります。EU 外に拠点を置く組織は GDPR 標準に慣れていない場合がありますが、コンプライアンスには、ヨーロッパに物理的に存在しない場合でも厳格な義務を果たすことが求められます。EU 域内の市民の個人データを取り扱う米国企業は、EU の代表者を指定し、大西洋をまたがるデータ転送に関係する法律にうまく対処し、GDPR の高い基準に合わせてプロセスを調整する必要があります。

データ保護ソフトウェア、コンプライアンス チェックリスト、トレーニング プログラムなど、米国に拠点を置く企業を含む組織が GDPR コンプライアンスを達成および維持できるように支援するツールやリソースが多数用意されています。

継続的な GDPR コンプライアンスを確実に行うために、次のチェックリストの実装をご検討ください:


定期的な監査と監視:
データ処理アクティビティの定期的な監査を実施して、GDPR 要件からの逸脱を特定します。システムとデータ セキュリティ対策を継続的に監視します。

トレーニングと意識向上プログラム:
GDPR コンプライアンスに関する包括的なトレーニングを従業員に提供します。すべての従業員が個人データの保護における自分の役割と責任を理解していることを確認します。

データ侵害への応答と罰金:
堅牢なインシデント応答計画を立てることで、データ侵害に迅速に対処し、その影響を最小限に抑えます。コンプライアンス違反に対して発生する可能性のある罰金とペナルティを処理するための準備をしておきます。

データ プライバシーの状況は進化し続けているため、GDPR コンプライアンスの達成と維持は、あらゆる規模の企業にとって複雑でリソースを集中的に使用するタスクになる可能性があります。個人の個人データを保護するように設計された厳格な規制のため、企業はあらゆるレベルでコンプライアンスの取り組みをサポートする信頼性の高いソリューションを必要としています。コンプライアンスの取り組みをサポートするために、Microsoft では Microsoft Purview や他のデータ セキュリティ ソリューションなどのツールやソリューションを提供しています。

これらのツールを統合することで、企業はコンプライアンス プロセスを合理化し、主要なレポート タスクを自動化し、全体的なデータ セキュリティを強化し、非コンプライアンスに関連するリスクを軽減できます。