Come scegliere il diagramma di flusso più efficace
Che cos'è un diagramma di flusso?
I diagrammi di flusso offrono un modo per rappresentare visivamente un processo o un sistema usando forme o una combinazione di forme e parole. Possono variare da schizzi rapidi disegnati a mano a diagrammi complessi generati al computer, che scompongono idee complesse in elementi chiari e di facile comprensione. Inoltre, i diagrammi di flusso possono essere utilizzati sia da personale tecnico che non tecnico, praticamente in qualsiasi campo.
Sono particolarmente utili in diverse situazioni, tra cui:
- Documentazione e analisi dei processi
- Sviluppo di software o reti
- Comunicazione o standardizzazione dei processi
- Identificazione di ridondanze, ostacoli e inefficienze nei processi
- Creazione di un piano o di una struttura per un nuovo progetto, reparto o attività
- Pianificazione del lavoro di progetto con più stakeholder
- Comprendere come gli utenti navigano un sito Web o un negozio
- Illustrare un processo di produzione
- Creare un nuovo prodotto o servizio
Vantaggi del diagramma di flusso
Oltre alla possibilità di essere usati in quasi tutti gli scenari, i diagrammi di flusso offrono un'ampia gamma di vantaggi, tra cui:
Visualizzazione delle informazioni
Un diagramma di flusso può essere un vantaggio perché fornisce una rappresentazione visiva di come un prodotto o un servizio dovrebbe funzionare, di come un progetto dovrebbe svolgersi o di come una rete può funzionare prima ancora di essere costruita. Consentendo di identificare dipendenze, efficienze, esigenze di personale e altre variabili che potrebbero influenzare il progetto in un secondo momento, i diagrammi di flusso possono aiutarti a risparmiare tempo e denaro.
Documentazione
Con un creatore di diagrammi di flusso, puoi salvare tutti i file in formato digitale, distribuirli quasi istantaneamente e persino creare una libreria di modelli di diagrammi di flusso. In questo modo, i tuoi file saranno sempre accessibili, i tuoi team potranno rimanere aggiornati, la tua azienda potrà rispettare le normative e non dovrai reinventare la ruota la prossima volta che dovrai progettare un grafico simile.
Comunicazione semplificata
I diagrammi di flusso rendono ogni dettaglio chiaro, aiutando i team a comprendere rapidamente quali attività devono essere svolte, quando e da chi. Questa informazione può comportare meno riunioni, meno domande a cui rispondere e più tempo per il lavoro per tutti. I diagrammi di flusso sono utili anche per i manuali informativi o per l'onboarding dei dipendenti. In pratica, i diagrammi di flusso aggiungono contesto ai set di istruzioni e migliorano l'efficienza per le attività ricorrenti.
Esecuzione semplificata
I modelli di diagrammi di flusso online semplificano l'avvio rapido. Con semplici personalizzazioni, una collaborazione semplificata e un controllo delle versioni integrato, puoi creare esattamente ciò di cui la tua organizzazione ha bisogno, raccogliere feedback in ogni fase e sapere sempre dove si trovano i file più recenti e aggiornati.
Tipi di diagrammi di flusso
Anche se i diagrammi di flusso possono essere usati per spiegare praticamente qualsiasi cosa, la maggior parte delle persone li usa per uno di questi tre motivi: orientare decisioni, illustrare processi o visualizzare dati. È per questo che la maggior parte dei modelli di diagrammi di flusso rientra in una di queste tre categorie. Diamo quindi un'occhiata a ciò che comporta ogni tipo di diagramma di flusso e quando e perché usarli.
1. Albero delle decisioni
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Pensa a un albero decisionale come a un diagramma di flusso “if this, then that”. Consentendoti di creare una mappa dei possibili risultati in base a un insieme specifico di scelte, un albero decisionale può aiutarti a visualizzare chiaramente un percorso e valutare le opzioni.
Gli alberi decisionali in genere iniziano con un singolo nodo (la domanda), per poi ramificarsi in due opzioni (decisioni), che a loro volta portano a ulteriori nodi (risultati possibili). Data la loro natura, gli alberi decisionali sono particolarmente efficaci nell'evidenziare probabilità e benefici e possono persino essere usati per progettare algoritmi che aiutano a prevedere i risultati.
2. Diagramma di flusso del processo
Con la possibilità di rappresentare graficamente e analizzare il flusso delle attività nella produzione di un prodotto o servizio, un diagramma di flusso di processo può aiutarti a identificare lacune e ridondanze nel tuo processo, determinare dove sono necessarie risorse specifiche, attrezzature o personale, rivelare potenziali colli di bottiglia o aree problematiche e individuare possibili efficienze.
Oltre a delineare il funzionamento di un'attività o il provisioning di un prodotto o servizio, i diagrammi di flusso dei processi possono essere usati per eseguire l'onboarding di nuovi dipendenti, formare i team esistenti o aiutare fornitori esterni o consulenti a comprendere la tua attività e il loro ruolo al suo interno.
3. Diagramma del flusso di dati
Quando hai bisogno di analizzare i tuoi dati in profondità, un diagramma di flusso dei dati può essere d'aiuto. Usando simboli e brevi etichette di testo per mostrare input, output, punti di archiviazione e percorsi dei dati, è possibile condensare le informazioni in una rappresentazione grafica di ciò che potrebbe essere difficile da esprimere verbalmente. E poiché possono essere usati sia dai team tecnici che dagli stakeholder non tecnici, rappresentano un'ottima opzione quando è necessario presentare a un pubblico ampio e diversificato.
Esempio: Diagramma grafico del flusso di dati
Suggerimenti per diagrammi di flusso
Creare un diagramma di flusso, soprattutto se si utilizza un modello di diagramma di flusso, è semplice, ma creare un diagramma di flusso efficace richiede un po' più di attenzione. Ecco alcuni suggerimenti per creare un diagramma di flusso che non solo informi, ma sia anche spettacolare.
- Rendi i tuoi diagrammi di facile lettura. Creare il diagramma di flusso pensando all'utente finale significa assicurarsi che il layout e la composizione aiutino il pubblico a capire dove guardare prima e dove guardare dopo. Regolando l'allineamento secondo necessità, usando una grammatica corretta, titoli chiari ed evitando il gergo tecnico, è possibile garantire che il diagramma sia di facile utilizzo. (Suggerimento: In caso di dubbi, testalo con qualcuno che non conosce il tuo progetto).
- Ricordati di essere coerente. Quando usi forme, caratteri, colori e convenzioni di denominazione in modo coerente in tutto il diagramma di flusso, il pubblico può seguire più facilmente.
- Usa il contrasto. L'uso coerente dei colori è fondamentale, ma non è consigliabile usare lo stesso colore o la stessa famiglia di colori per ogni forma. Con l'uso di colori distinti è possibile rendere più evidenti i passaggi o le azioni. Usando colori dei caratteri che risaltino rispetto allo sfondo, il diagramma sarà più facile da leggere.
- Usare un generatore di diagrammi di flusso online. Con modelli pronti all'uso, controllo delle versioni integrato, collaborazione semplificata e la possibilità di modificarli in qualsiasi momento, puoi testare progettazioni, creare e gestire i tuoi diagrammi in base ai tuoi tempi.
Integra il tuo diagramma di flusso
Che si tratti di prendere una decisione, spiegare un processo o condividere dati con il tuo CEO, l'integrazione di diagrammi di flusso in altre applicazioni aziendali e strumenti di comunicazione può migliorare ulteriormente la produttività. Usando un creatore di diagrammi di flusso e strumenti di produttività, puoi estrarre contenuti per i tuoi diagrammi da tutte le origini preferite, inclusi documenti, file e siti di social media.
Potresti anche valutare l'integrazione l'integrazione dei tuoi diagrammi di flusso con strumenti di business intelligence (BI), consentendo a te e al tuo team di interagire con i dati e raccontare una storia più efficace. Con diagrammi di flusso integrati e strumenti di Business Intelligence, puoi trasformare i dati in oggetti visivi accattivanti, creare report interattivi, esplorare i dati in modo granulare e ottenere insight che consentono di prendere rapide decisioni basate su informazioni aggiornate.
Esistono tantissimi nuovi modi per creare diagrammi di flusso e portare innovazione nella tua azienda. Per saperne di più, consulta questa guida passo-passo per automatizzare i diagrammi di flusso partendo da dati strutturati nei fogli di calcolo e approfondisci l'uso di moderni strumenti per i diagrammi di flusso.
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