Komunikasi Terpadu sebagai Layanan

UCaaS adalah model pengiriman cloud yang menghadirkan komunikasi terpadu (UC)—seperti obrolan, berbagi file, telefoni, dan alat konferensi video—ke dalam platform atau antarmuka tunggal.

Dengan komunikasi terpadu dan kolaborasi, bisnis akan memperoleh kontrol lebih atas alur kerja serta proses mereka, dan karyawan tetap terhubung dengan lebih baik. Solusi komunikasi terpadu juga meniadakan kebutuhan untuk beralih di antara lebih dari satu alat komunikasi, meningkatkan organisasi tempat kerja, efisiensi, dan produktivitas. 

“Komunikasi Terpadu” mengacu pada beragam alat komunikasi dan produktivitas yang terintegrasi ke dalam satu platform. Alat yang umum di dalam platform UC meliputi telepon VoIP, pesan instan, email, rapat online, konferensi, serta kalender dan penjadwalan.

“Sebagai layanan” mengacu pada model pengiriman yang digunakan untuk layanan cloud dan perangkat lunak.  

Perbedaan utama antara UC dan UCaaS hanyalah pada tempat di mana penyedia komunikasi terpadu diselenggarakan. UC adalah istilah lebih luas yang mencakup UCaaS, dan dapat berbasis cloud atau diselenggarakan lokal. UCaaS terbatas pada basis cloud.

Karena sistem UCaaS berbasis cloud, UCaaS pada umumnya lebih mudah diskalakan dan lebih efektif dari segi biaya dibandingkan dengan sistem UC lokal tradisional. Banyak solusi UCaaS beroperasi dengan langganan bulanan atau tahunan, dengan harga berdasarkan layanan berjenjang dan jumlah pengguna. Sebaliknya, platform UC lokal tradisional disertai investasi di muka yang lebih besar, ditambah biaya pemeliharaan dan lisensi.

Teknologi UC menggunakan antarmuka tunggal untuk mengelola komunikasi, sehingga tim dapat beralih antar saluran dengan lancar—mulai dari mengirimkan pesan kepada rekan kerja, hingga memanggil pelanggan dan konferensi video dengan pemangku kepentingan. Alih-alih membutuhkan lebih dari satu platform atau penyedia untuk langganan yang berbeda, UCaaS menyederhanakan banyak alat komunikasi yang bisnis gunakan setiap hari ke dalam satu platform, meningkatkan kolaborasi dan produktivitas.

Karena UCaaS bekerja dengan internet, karyawan dapat mengakses alat yang mereka butuhkan di hampir semua perangkat kapan saja. Ini berarti, karyawan dapat bekerja dengan efisien dan tetap terhubung di mana pun mereka berada—di kantor, rumah mereka, atau saat berwisata.

Alih-alih menyelenggarakan platform UC di jaringan lokal tradisional, solusi UCaaS diselenggarakan secara aman dengan internet. Ini akan mengeliminasi kebutuhan pemeliharaan di tempat dan layanan teknis, serta membuat solusi UC dapat disebarkan dengan lebih cepat dan lebih murah—yang dapat membantu, khususnya saat bisnis berkembang atau ketika organisasi membutuhkan perubahan. Solusi UC berbasis cloud juga mendukung tenaga kerja bergerak atau hibrid dengan lebih baik, sehingga membantu bisnis menghemat pengeluaran terkait kantor dan perjalanan.

Sistem UCaaS membantu bisnis meningkatkan efisiensi dan produktivitas, serta membantu karyawan untuk tetap terhubung dari mana pun. Fungsi esensial UCaaS meliputi:

• Obrolan: Pesan instan membantu tim yang tersebar agar dapat terhubung secara real time. Obrolan sering kali menyertakan fitur seperti pesan individu dan grup, saluran tim dan proyek, serta kemampuan berbagi file tersemat untuk komunikasi yang cepat dan nyaman.
  
  
• Suara: Layanan telepon seperti pengalihan panggilan, panggilan konferensi, rekaman panggilan, dan perutean panggilan tingkat lanjut akan membantu bisnis untuk mengambil keputusan lebih cepat. Dalam UCaaS, kemampuan suara bekerja menggunakan teknologi VoIP.
  
  
• Video: Dengan video, rapat untuk tim dapat dilakukan, memungkinkan interaksi tatap muka bahkan di segala zona waktu. Fitur kolaborasi lanjutan seperti berbagi layar, rekaman, dan obrolan akan membantu tim memaksimalkan manfaat dari alat esensial ini.
  
  
• Kolaborasi: Fitur kolaborasi seperti kalender dan penjadwalan, berbagi file, serta alat manajemen proyek akan mempermudah karyawan untuk bekerja di segala fungsi dan menyelaraskan sasaran.

Komunikasi yang efektif merupakan hal esensial untuk bisnis dalam ukuran apa pun, terutama karena semakin banyak perusahaan yang mengadaptasi model pekerjaan jarak jauh dan hibrid permanen. Tetapi, UCaaS tidak hanya membantu tim dengan kolaborasi virtual—UCaaS juga membantu bisnis agar tetap kompetitif di dalam pasar yang selalu berubah.

Beberapa keuntungan dari UCaaS meliputi:

• Pengurangan biaya
  Karena UCaaS berbasis cloud dan bekerja di dalam satu antarmuka, perusahaan menghabiskan lebih sedikit biaya untuk pemeliharaan, biaya lisensi, dan penginstalan awal. Bisnis juga bisa menghemat biaya kantor dan perjalanan.
  
  
• Skalabilitas
  Solusi UCaaS menyederhanakan onboarding dan memudahkan penambahan pengguna saat tim berkembang. Sistem UCaaS juga memiliki teknologi terbaru untuk meningkatkan proses bisnis, melakukan pembaruan secara otomatis dengan fitur, alat, dan aplikasi baru.
  
  
• Peningkatan produktivitas
  Alih-alih bekerja di beberapa platform, karyawan memiliki semua yang mereka butuhkan di sebuah lokasi terpusat—dengan demikian, meningkatkan efisiensi alur kerja dan manajemen proyek. Ini akan membantu tim untuk bergerak lebih cepat dan meningkatkan kualitas pekerjaan.
  
  
• Fleksibilitas
  Dengan beragam alat komunikasi di satu platform, UCaaS membantu bisnis untuk merespons dan melakukan penyesuaian terhadap perubahan dengan cepat, sekaligus merespons kebutuhan pelanggan lebih lekas. UCaaS juga memberdayakan karyawan untuk bekerja hampir dari mana saja dan di perangkat mana pun dengan koneksi internet yang dapat diandalkan.

UCaaS menghadirkan banyak keuntungan bisnis, tetapi ada beberapa kekurangan yang juga perlu dipertimbangkan.

Keuntungan UCaaS meliputi:

• Penyebaran yang lebih cepat.
  
  
• Mobilitas yang lebih tinggi untuk karyawan.
  
  
• Penghematan biaya.
  
  
• Efisiensi alur kerja yang lebih baik.
  
  
• Teknologi yang selalu diperbarui.

Kekurangan UCaaS meliputi:

• Ketergantungan pada koneksi Internet yang kuat.
  
  
• Panggilan darurat yang terbatas.
  
  
• Kemungkinan terjadinya masalah interoperabilitas dengan perangkat keras yang sudah ada.

Setiap organisasi dapat memperoleh keuntungan dengan berpindah ke sistem UCaaS, tetapi ketakutan akan gangguan komunikasi mungkin dapat menghambat bisnis untuk melaksanakan peralihan tersebut. Untuk memperlancar transisi dan memastikan kontinuitas bisnis, pertimbangkan praktik terbaik berikut:

1. Audit tumpukan alat komunikasi Anda saat ini.
   Saat bertransisi dari sistem komunikasi lama ke platform UCaaS, penting untuk mengidentifikasi semua alat komunikasi yang karyawan gunakan saat ini di seluruh tim dan departemen. Anda mungkin menemukan tumpang tindih atau ada fitur tertentu yang tidak Anda gunakan sama sekali, yang akan membantu Anda untuk membuat keputusan terinformasi saat Anda pindah ke sistem UCaaS baru.
   
   
2. Nilai risiko Anda.
   Sistem UCaaS secara umum beroperasi pada paket layanan berjenjang, sehingga mengetahui fitur yang Anda butuhkan dan di mana celah Anda saat ini menjadi hal penting. Periode penilaian ini juga menjadi kesempatan untuk mengumpulkan saran dari anggota tim dan mempelajari di mana alur kerja dapat ditingkatkan.
   
   
3. Beritahu tim Anda dan berikan garis waktu transisi.
   Saat Anda pindah ke sistem UCaaS, pastikan bahwa tim Anda memahami garis waktu peralihan. Apakah ini akan dilakukan bertahap atau merupakan transisi cepat? Terus memberikan informasi terbaru kepada karyawan akan membantu memastikan bahwa mereka memiliki cukup waktu untuk pemrosesan dokumen dan meminimalkan gangguan bisnis.
   
   
4. Akses sumber daya pembelajaran lebih awal.
   Walaupun Anda telah memperkirakan adanya proses pembelajaran saat melakukan peralihan sistem komunikasi, menyediakan layanan dan sumber daya lebih awal akan membantu memperlancar proses. Manfaatkan materi pembelajaran yang disediakan oleh penyedia UCaaS atau selenggarakan pelatihan untuk memastikan bahwa karyawan memiliki semua yang mereka butuhkan saat sistem UCaaS diimplementasikan.

Berinvestasi dalam platform UCaaS baru memberikan banyak keuntungan bagi bisnis baru dan mapan serupa, tetapi bisa saja terdapat tantangan dalam membandingkan penyedia dan memilih penyedia UC yang tepat untuk kebutuhan Anda. Untuk menemukan penyedia UC terbaik untuk bisnis Anda, pastikan untuk mengingat kriteria berikut:

1. Layanan pelanggan
   Apakah penyedia UCaaS selalu menyediakan layanan obrolan langsung atau telepon? Apakah akan ada bantuan dalam implementasi awal atau migrasi UC? Apakah ada onboarding tim atau pelatihan menerus? Mengetahui bantuan apa yang tersedia jika Anda perlu mengatasi masalah merupakan elemen pertimbangan penting saat menemukan penyedia UC terbaik.
   
   
2. Keamanan
   Dengan karyawan jarak jauh dan hibrid yang bekerja di jaringan dan perangkat berbeda, penting untuk mencari fitur keamanan komprehensif pada penyedia UCaaS. Sebelum berinvestasi, bicarakan dengan perwakilan tentang infrastruktur penyedia UC, dengan enkripsi data, manajemen ancaman, serta izin akses dan kontrol.
   
   
3. Keandalan
   Saat Anda membandingkan penyedia UC, pertimbangkan riwayat waktu aktif atau minta untuk melihat dokumentasi tentang performa keandalan penyedia. Persentase waktu aktif sebaiknya di atas 99 persen. Anda juga dapat memeriksa halaman media sosial penyedia UC untuk melihat jika ada pola atau riwayat pemadaman.
   
   
4. Pengalaman pengguna yang konsisten
   Sistem UCaaS mempermudah karyawan untuk bekerja di segala perangkat, sehingga memiliki UI dan UX konsisten menjadi amat penting. Ini akan menghemat waktu dan mempermudah karyawan untuk menavigasi dan mengelola alat komunikasi yang mereka gunakan setiap hari. Ini juga akan mempermudah TI untuk menyediakan layanan jika dibutuhkan.

Karena pandemi COVID-19, teknologi UCaaS telah menjadi kebutuhan bagi banyak perusahaan—membuat tim dapat bekerja dari jarak jauh dan tetap kompetitif bahkan pada saat yang tidak pasti. Di masa depan, UCaaS akan terus menjadi bagian kunci transformasi digital bisnis, membantu tim meningkatkan proses internal, keterlibatan pelanggan, dan beradaptasi dengan pasar baru.

Teknologi UCaaS telah meluas seiring bertambahnya perusahaan yang mengadopsi model pekerjaan fleksibel atau hibrid permanen. Untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja yang terdistribusi, fitur UCaaS berkembang dengan pesat.

Petunjuk kehadiran—yang memberitahu rekan kerja saat seseorang sedang tidak di tempat, sedang menelepon, atau hadir—contohnya, telah menjadi aspek kunci dari platform UCaaS. Alat-alat ini juga menyingkirkan gangguan dan membantu karyawan untuk memelihara keseimbangan kehidupan pribadi dan pekerjaan, menunjukkan saat seseorang sedang berkonsentrasi, sedang fokus, atau tidak bekerja di hari tersebut. Komponen video dan obrolan UCaaS juga telah berkembang, dengan fitur reaksi baru untuk mendorong partisipasi di dalam diskusi dan melibatkan audiens rapat dengan lebih baik.

Saat teknologi komunikasi berkembang, semakin banyak bisnis yang beralih ke platform UC berbasis cloud untuk memastikan bahwa mereka mendapatkan informasi terbaru terkait keamanan dan fitur terkini. Tren lain yang membentuk masa depan teknologi komunikasi bisnis meliputi:

AI dan teknologi pembelajaran mesin—mulai dari chatbot dan asisten cerdas hingga wawasan data—akan terus berkembang di platform UC. Di UCaaS, AI dapat membantu meningkatkan alur kerja dengan mengotomatiskan proses, meningkatkan aksesibilitas dengan kemampuan ucapan ke teks, serta menaikkan efisiensi dengan rekomendasi dan penjadwalan cerdas.

UCaaS jelas unggul dalam komunikasi dan koneksi karyawan, tetapi UCaaS juga dapat meningkatkan hubungan pelanggan. Saat teknologi bisnis berkembang, semakin banyak solusi UCaaS yang menyediakan cara sempurna untuk meningkatkan pengalaman pelanggan, dengan mengintegrasikan pusat kontak atau alat manajemen hubungan pelanggan (CRM) ke dalam platform.

Bertambahnya cara berkomunikasi dan berkolaborasi juga menimbulkan titik entri tambahan bagi ancaman keamanan. Saat teknologi komunikasi berkembang, platform UC akan terus meningkatkan infrastruktur untuk melakukan perbaikan dalam manajemen ancaman, layanan enkripsi, dan proteksi data. UCaaS juga mungkin membangun add-on keamanan, dengan industri tertentu di dalam rencananya, untuk menindak kebutuhan akan kepatuhan.