Πώς να επιλέξετε το πιο αποτελεσματικό διάγραμμα ροής
Τι είναι ένα διάγραμμα ροής;
Τα διαγράμματα ροής παρέχουν στους χρήστες έναν τρόπο να απεικονίζουν οπτικά μια διαδικασία ή ένα σύστημα, χρησιμοποιώντας σχήματα ή ένα συνδυασμό σχημάτων και λέξεων. Κυμαίνονται από γρήγορες, χειρόγραφες εικόνες έως ισχυρά διαγράμματα που δημιουργούνται από υπολογιστή και αναλύουν σύνθετες ιδέες σε αφομοιώσιμα, ευανάγνωστα τμήματα. Επιπλέον, τεχνικοί και άτομα χωρίς τεχνικό υπόβαθρο σε σχεδόν οποιοδήποτε πεδίο έχουν τη δυνατότητα να χρησιμοποιήσουν διαγράμματα ροής.
Είναι ιδιαίτερα χρήσιμα σε διάφορες περιπτώσεις, όπως:
- Τεκμηρίωση και ανάλυση διεργασιών
- Ανάπτυξη λογισμικού ή δικτύων υπολογιστών
- Επικοινωνία ή τυποποίηση διεργασιών
- Προσδιορισμός πλεονασμών, εμποδίων και ανεπαρκειών σε διεργασίες
- Δημιουργία σχεδίου ή δομής για ένα νέο έργο, τμήμα ή επιχείρηση
- Προγραμματισμός εργασίας έργου με πολλούς ενδιαφερόμενους
- Κατανόηση του τρόπου πλοήγησης των χρηστών σε μια τοποθεσία Web ή ένα κατάστημα
- Απεικόνιση μιας διεργασία παραγωγής
- Δημιουργία νέου προϊόντος ή υπηρεσίας
Πλεονεκτήματα διαγράμματος ροής
Μαζί με τη δυνατότητα να εργάζεστε σχεδόν σε οποιοδήποτε σενάριο, τα διαγράμματα ροής προσφέρουν ένα ευρύ φάσμα πλεονεκτημάτων, όπως:
Απεικόνιση πληροφοριών
Ένα διάγραμμα ροής μπορεί να θεωρηθεί "ευλογία" καθώς παρέχει μια απεικόνιση του τρόπου λειτουργίας ενός προϊόντος ή μιας υπηρεσίας, του τρόπου ροής ενός έργου ή του τρόπου λειτουργίας ενός δικτύου πριν από τη δόμησή του. Επιτρέποντάς σας να προσδιορίσετε εξαρτήσεις, αποτελεσματικότητα, ανάγκες προσωπικού και άλλες μεταβλητές που θα μπορούσαν να επηρεάσουν το έργο σας μελλοντικά, τα διαγράμματα ροής είναι σε θέση να σας βοηθήσουν να εξοικονομήσετε χρόνο και χρήματα.
Τεκμηρίωση
Με έναν δημιουργό διαγραμμάτων ροής, μπορείτε να αποθηκεύσετε ψηφιακά όλα τα αρχεία σας, να τα διανείμετε σχεδόν αμέσως, και ακόμα και να δημιουργήσετε μια βιβλιοθήκη προτύπων διαγράμματος ροής. Με αυτόν τον τρόπο, τα αρχεία σας θα είναι πάντα προσβάσιμα, οι ομάδες σας θα παραμένουν ενημερωμένες, η εταιρεία σας θα είναι συμμορφούμενη και δεν θα χρειαστεί να "επανεφεύρετε τον τροχό" την επόμενη φορά που θα χρειαστεί να σχεδιάσετε ένα παρόμοιο γράφημα.
Απλοποιημένη επικοινωνία
Τα διαγράμματα ροής ενισχύουν τη σαφήνεια κάθε λεπτομέρειας, κάτι που μπορεί να διευκολύνει τις ομάδες να κατανοήσουν γρήγορα τις εργασίες που ήδη τους έχουν ανατεθεί, το πότε και το από ποιον. Αυτές οι πληροφορίες μπορεί να μεταφράζονται σε λιγότερες συσκέψεις, στην ανάπτυξη λιγότερων ερωτήσεων με αποτέλεσμα να παρέχουν σε όλους περισσότερο χρόνο για εργασία. Τα διαγράμματα ροής είναι επίσης χρήσιμα με ενημερωτικά εγχειρίδια ή ακόμα και με την προσθήκη λογαριασμών υπαλλήλων. Ουσιαστικά, τα γραφήματα ροής προσθέτουν περιβάλλον σε σύνολα οδηγιών και προσφέρουν μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα για περιοδικές εργασίες.
Ευκολία εκτέλεσης
Τα online πρότυπα διαγράμματος ροής διευκολύνουν τη γρήγορη έναρξη. Επίσης, με απλές προσαρμογές, βελτιωμένη συνεργασία και ενσωματωμένο έλεγχο έκδοσης, έχετε τη δυνατότητα να δημιουργήσετε ακριβώς αυτό που χρειάζεται ο οργανισμός σας, να αναζητήσετε δεδομένα εισόδου σε κάθε στάδιο και θα γνωρίζετε πάντα πού βρίσκονται τα πιο πρόσφατα και σημαντικότερα αρχεία.
Τύποι διαγραμμάτων ροής
Παρόλο που τα διαγράμματα ροής μπορούν να χρησιμοποιηθούν, ώστε να επεξηγήσουν σχεδόν οτιδήποτε, οι περισσότεροι χρήστες τα χρησιμοποιούν για έναν από τους εξής τρεις λόγους: ώστε να ενημερώνουν αποφάσεις, να εμφανίζουν διαδικασίες ή να απεικονίζουν δεδομένα, γι' αυτό τα περισσότερα πρότυπα διαγράμματος ροής εμπίπτουν σε μία από αυτές τις τρεις κατηγορίες. Επομένως, ας ρίξουμε μια ματιά στο τι συνεπάγεται κάθε τύπος διαγράμματος ροής και πότε και γιατί να τα χρησιμοποιήσουμε.
1. Δέντρο αποφάσεων
Δοκιμάστε το Visio δωρεάν για 1 μήνα
Μετά τη δωρεάν δοκιμή διάρκειας ενός μήνα, θα χρεωθείτε με την ισχύουσα αμοιβή συνδρομής. Απαιτείται πιστωτική κάρτα. Προβείτε σε ακύρωση ανά πάσα στιγμή, ώστε να αποφύγετε μελλοντικές χρεώσεις.
Σκεφτείτε ένα δέντρο αποφάσεων σαν ένα διάγραμμα ροής "εάν αυτό, τότε εκείνο" (if this, then that). Επιτρέποντάς σας να δημιουργήσετε έναν χάρτη πιθανών αποτελεσμάτων με βάση ένα συγκεκριμένο σύνολο επιλογών, ένα δέντρο αποφάσεων μπορεί να σας βοηθήσει να εξετάσετε μια διαδρομή με σαφήνεια και να σταθμίσετε τις επιλογές σας.
Τα δέντρα αποφάσεων συνήθως ξεκινούν με έναν μεμονωμένο κόμβο (την ερώτηση) και, στη συνέχεια, διακλαδίζονται σε δύο επιλογές (αποφάσεις) και, στη συνέχεια, αυτές οι επιλογές οδηγούν σε πρόσθετους κόμβους (πιθανά αποτελέσματα). Λόγω της φύσης τους, τα δέντρα αποφάσεων είναι ιδιαίτερα καλά στην επισήμανση πιθανοτήτων και πλεονεκτημάτων και μπορούν ακόμα και να χρησιμοποιηθούν για τη σχεδίαση αλγορίθμων που βοηθούν στην πρόβλεψη αποτελεσμάτων.
2. Διάγραμμα ροής διεργασιών
Παρέχοντάς σας τη δυνατότητα να δημιουργείτε διαγράμματα και να αναλύετε τη ροή δραστηριοτήτων κατά την παραγωγή ενός προϊόντος ή μιας υπηρεσίας, το διάγραμμα ροής διεργασιών μπορεί να σας βοηθήσει να εντοπίσετε κενά και πλεονασμούς στη διαδικασία σας, να προσδιορίσετε πού χρειάζονται συγκεκριμένοι πόροι, εξοπλισμός ή άτομα, να αποκαλύψετε πιθανά σημεία συμφόρησης ή προβληματικές περιοχές και να αποκαλύψετε πιθανές αποδοτικότητες.
Μαζί με την περιγραφή του τρόπου λειτουργίας μιας δραστηριότητας ή της παροχής ενός προϊόντος ή μιας υπηρεσίας, τα διαγράμματα ροής διεργασιών έχουν επίσης τη δυνατότητα να ενσωματώνουν νέους υπαλλήλους, να εκπαιδεύουν υπάρχουσες ομάδες ή να διευκολύνουν εξωτερικούς προμηθευτές ή συμβούλους να κατανοήσουν την επιχείρησή σας και το σημείο στο οποίο εμπλέκονται.
3. Διάγραμμα ροής δεδομένων
Όταν πρέπει να εμβαθύνετε στα δεδομένα σας, ένα διάγραμμα ροής δεδομένων είναι σε θέση να σας βοηθήσει. Χρησιμοποιώντας σύμβολα και σύντομες ετικέτες κειμένου για την εμφάνιση εισόδων δεδομένων, εξόδων, σημείων αποθήκευσης και διαδρομών, είναι σε θέση να συμπυκνώνουν πληροφορίες σε μια γραφική αναπαράσταση των στοιχείων που ενδέχεται να είναι δύσκολο να περιγραφούν με λέξεις. Επίσης, επειδή οι ομάδες τεχνολογίας και οι ενδιαφερόμενοι χωρίς τεχνικό υπόβαθρο είναι σε θέση να τα χρησιμοποιήσουν, είναι μια εξαιρετική επιλογή όταν πρέπει να προβείτε σε παρουσίαση σε ένα ευρύ κοινό.
Παράδειγμα: Διάγραμμα γραφήματος ροής δεδομένων
Συμβουλές διαγράμματος ροής
Η δημιουργία ενός διαγράμματος ροής, ειδικά όταν χρησιμοποιείτε ένα πρότυπο διαγράμματος ροής, είναι απλή, αλλά η δημιουργία ενός εξαιρετικού διαγράμματος ροής χρειάζεται λίγο περισσότερη σκέψη. Οπότε, ας δούμε μερικές συμβουλές όσον αφορά τη δημιουργία ενός διαγράμματος ροής που όχι μόνο ενημερώνει αλλά φαίνεται εντυπωσιακό.
- Καταστήστε τα διαγράμματά σας ευανάγνωστα. Η δημιουργία διαγράμματος ροής σας έχοντας υπόψη τον τελικό χρήστη, σημαίνει ότι εξασφαλίζετε πως η διάταξη και η σύνθεσή του διευκολύνουν το ακροατήριό σας να γνωρίζει προς τα πού να στραφεί αρχικά και πού στη συνέχεια. Προσαρμόζοντας τη στοίχιση ανάλογα με τις ανάγκες, χρησιμοποιώντας σωστή γραμματική, σαφείς τίτλους και αποφεύγοντας την εκτεταμένη ορολογία, μπορείτε να εξασφαλίσετε ότι το διάγραμμά σας είναι φιλικό προς το χρήστη. (Συμβουλή: Όταν έχετε αμφιβολίες, δοκιμάστε το σε κάποιον που δεν είναι εξοικειωμένος με το έργο σας.)
- Διατήρηση συνέπειας. Όταν χρησιμοποιείτε σχήματα, γραμματοσειρές, χρώματα και κανόνες ονοματοθεσίας με συνέπεια σε ολόκληρο το διάγραμμα ροής, το ακροατήριό σας μπορεί να παρακολουθήσει πιο εύκολα.
- Χρησιμοποιήστε κοντράστ. Η συνεπής χρήση χρωμάτων είναι θεμελιώδης, αλλά δεν είναι κατάλληλο να χρησιμοποιήσετε το ίδιο χρώμα ή οικογένεια χρωμάτων για κάθε σχήμα. Χρησιμοποιώντας διακριτά χρώματα, μπορείτε να καταστήσετε τα βήματα ή τις ενέργειες πιο εμφανή. Επίσης, χρησιμοποιώντας χρώματα γραμματοσειράς που ξεχωρίζουν από το φόντο, το διάγραμμά σας θα είναι πιο ευανάγνωστο.
- Χρησιμοποιήστε έναν online πρόγραμμα δημιουργίας διαγράμματος ροής. Με τα πρότυπα, τον ενσωματωμένο έλεγχο έκδοσης, την εύκολη συνεργασία και την επιλογή επεξεργασίας τους ανά πάσα στιγμή, είναι σε θέση να σας διευκολύνουν να δοκιμάσετε σχέδια και να δημιουργήσετε και να διαχειριστείτε τα διαγράμματά σας σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμά σας.
Ενσωμάτωση του διαγράμματος ροής σας
Είτε θέλετε να λάβετε μια απόφαση, να εξηγήσετε μια διαδικασία ή να κοινοποιήσετε δεδομένα με τον Διευθύνοντα Σύμβουλο σας, η ενσωμάτωση διαγραμμάτων ροής σε άλλες επιχειρηματικές εφαρμογές και εργαλεία επικοινωνίας μπορεί να βελτιώσει περαιτέρω την παραγωγικότητα. Χρησιμοποιώντας ένα πρόγραμμα δημιουργίας διαγράμματος ροής και εργαλεία παραγωγικότητας, έχετε τη δυνατότητα να αντλήσετε περιεχόμενο για τα διαγράμματά σας από όλες τις αγαπημένες σας προελεύσεις, συμπεριλαμβανομένων εγγράφων, αρχείων και τοποθεσιών κοινωνικών μέσων.
Επίσης, ίσως θελήσετε να εξετάσετε το ενδεχόμενο να ενσωματώσετε τα διαγράμματα ροής σας με εργαλεία επιχειρηματικής ευφυΐας (BI), επιτρέποντας σε εσάς και την ομάδα σας να αλληλεπιδρά με τα δεδομένα σας και να αφηγηθείτε μια καλύτερη ιστορία. Με τα ενσωματωμένα διαγράμματα ροής και τα εργαλεία BI, μπορείτε να μετατρέψετε τα δεδομένα σε ελκυστικές απεικονίσεις, να δημιουργήσετε αλληλεπιδραστικές αναφορές, να εξερευνήσετε δεδομένα λεπτομερώς και να αποκτήσετε πληροφορίες που καθιστούν δυνατές τις γρήγορες, εμπεριστατωμένες αποφάσεις.
Υπάρχουν πάρα πολλοί νέοι τρόποι, ώστε να δημιουργήσετε διαγράμματα ροής και να εισαγάγετε καινοτομία στην επιχείρησή σας. Για να μάθετε περισσότερα, δείτε αυτόν τον οδηγό βήμα προς βήμα για την αυτοματοποίηση διαγραμμάτων ροής από δομημένα δεδομένα σε υπολογιστικά φύλλα και ρίξτε μια βαθιά ματιά στα σύγχρονα εργαλεία διαγράμματος ροής.
Η ομάδα Microsoft 365 εστιάζει στην κοινή χρήση πόρων για να σας βοηθήσει να ξεκινήσετε, να εκτελέσετε και να αναπτύξετε την επιχείρησή σας.
Γρήγορα αποτελέσματα με το Visio
Απεικονίστε και μεταδώστε ιδέες, πληροφορίες και διαδικασίες από σχεδόν οπουδήποτε, σε οποιαδήποτε συσκευή, με τη βοήθεια του Visio.
Σχετικό περιεχόμενο
Παραγωγικότητα
Οδηγός αρχαρίων για τη χρήση της BPMN στην επιχείρηση
Παραγωγικότητα
Συμβουλές για την αντιστοίχιση του διαγράμματος δικτύου σας
Παραγωγικότητα
Πώς να αυξήσετε την παραγωγικότητα με την αντιστοίχιση και τον αυτοματισμό διεργασιών
Η ενότητα "Πληροφορίες και ιδέες για επιχειρήσεις" δεν αποτελεί φορολογική ή οικονομική συμβουλευτική υπηρεσία για επαγγελματίες. Για να συζητήσετε την περίπτωσή σας, πρέπει να απευθυνθείτε στον δικό σας σύμβουλο για φορολογικά ή οικονομικά θέματα.
Ακολουθήστε το Microsoft 365