Co jsou nástroje a software pro automatizaci pracovních postupů?

Definice softwaru pro automatizaci pracovních postupů

Software pro automatizaci pracovních postupů zefektivňuje tradičně manuální a zdlouhavé úkoly, čímž pomáhá šetřit čas, snižovat riziko lidských chyb a zvyšovat produktivitu na pracovišti. Automatizace procesů umožňuje týmům soustředit se na projekty s větším dopadem namísto opakujících se úkolů a poskytuje přehled o pracovních postupech, což pomáhá identifikovat oblasti s příležitostmi.

Automatizace pracovních postupů pomáhá podnikům zdokonalit procesy několika způsoby:

Automatizace a spouštění úloh.
Zlepšení efektivity a produktivity.
Identifikace oblastí pro zlepšení procesů.
Správa pracovních postupů a sledování výkonu.
Nastavení připomenutí.
Udržování synchronizovaných týmů.
Shromažďování užitečných přehledů.
Optimalizace používání zdrojů.

Software pro automatizaci pracovních postupů pracuje se zdroji dat a sadou pravidel pro manipulaci s těmito daty, čímž napodobuje lidskou inteligenci. Tyto nástroje pro pracovní postupy se obvykle řídí příkazy jestliže/pak a pracují na základě pravidla „jestliže se stane A, pak udělej B“. Tento logický systém založený na pravidlech popisuje akce, které by měly následovat po události, což šetří čas a peníze a navíc snižuje riziko lidských chyb.

Power Automate vám pomůže maximálně využít váš pracovní den

Automatizujte pracovní postupy, zjednodušte procesy a zvyšte efektivitu pomocí řešení Power Automate – řešení pro automatizaci pracovních postupů, které pomáhá zbavit zaměstnance opakujících se úkolů, aby se mohli soustředit na práci, která je nejdůležitější.

Vyzkoušet zdarma

Typy nástrojů pro automatizaci pracovních postupů

Nástroje pro automatizaci pracovních postupů jsou navrženy tak, aby snižovaly administrativní zátěž a optimalizovaly procesy – od zadávání dat přes péči o zákazníky až po účetnictví. To pomáhá maximalizovat firemní čas a zdroje a umožňuje zaměstnancům soustředit se na projekty s vyšším dopadem, které často vyžadují více řešení problémů a kreativního myšlení, což ani ten nejlepší software pro automatizaci pracovních postupů nedokáže nahradit.

Software pro automatizaci pracovních postupů je klíčovou součástí správy podnikových procesů (BPM) a existuje několik nástrojů pro optimalizaci hlavních funkcí v organizaci a zefektivnění manuálních úkolů. K některým typům nástrojů pro automatizaci pracovních postupů patří:

Správa projektů

Aplikace pro řízení projektů, které jsou pravděpodobně nejznámějším typem nástroje pro automatizaci pracovních postupů, pomáhají propojit lidi, data a další prostředky a optimalizovat procesy. Tyto typy nástrojů zlepšují spolupráci a pomáhají definovat, řídit a zlepšovat dodávky práce v rámci více týmů. Díky vysokému přehledu o projektu a otevřené komunikaci probíhají procesy v konečném důsledku plynuleji a efektivněji.

Prodej a marketing

Nástroje pro obchodní a marketingové pracovní postupy usnadňují správu dat od potenciálních i aktivních zákazníků. Nejlepší aplikace využívají vestavěnou analytiku, která pomáhá najít neefektivitu a urychlit procesy napříč různými kanály – od e-mailu a SMS až po sociální média. Tyto nástroje pro automatizaci neopakují pokaždé jen stejný úkol. Mnohé z nich navíc vytvářejí pracovní postupy pro zasílání přizpůsobeného marketingového obsahu na základě chování zákazníků.

Služby zákazníkům

Nástroje pro pracovní postupy ve službách zákazníkům pomáhají automaticky přiřazovat lístky agentům, odesílat automatické odpovědi na běžné dotazy a automaticky označovat lístky na základě zadaného dotazu. Díky automatizaci pracovních postupů služeb zákazníkům mohou firmy rychleji řešit více problémů se zákazníky a uvolnit živé agenty pro složitější problémy.

Finance

Nástroje pro automatizaci finančních pracovních postupů pomáhají firmám udržovat finanční procesy organizované, v souladu s předpisy a konzistentní. Tyto typy pracovních postupů mohou pomoci s každodenními operacemi, jako jsou schvalování rozpočtu, fakturace, žádosti o nákup a výdaje a účetní zápisy.

Lidské zdroje

Nástroje pro pracovní postupy v oblasti lidských zdrojů pomáhají automatizovat dokumentaci a omezit administrativní dohled, čímž snižují riziko chyb a poskytují lepší podporu zaměstnancům. Tyto typy nástrojů mohou pomoci se správou nových zaměstnanců, časovými výkazy, zveřejňováním pracovních míst a žádostmi o volno. Personalisté tak získají více času, aby se mohli soustředit na úkoly s vysokou hodnotou.

Jaké výhody přináší automatizace pracovních postupů vaší organizaci?

Ať už chcete automatizovat procesy v oblasti financí, marketingu nebo IT, software pro automatizaci pracovních postupů snižuje zátěž spojenou s manuálními úkoly a šetří firmám čas, zdroje a peníze. Tyto nástroje pro pracovní postupy nejen urychlují procesy vašeho týmu, ale také pomáhají uvolnit čas pro práci, která je nejdůležitější, a řídit budoucí rozhodování – pracují jako součást širšího softwarového řešení pro správu podnikových procesů.

Výhody nástrojů pro automatizaci pracovních postupů

Méně chyb

Ruční zadávání dat je zdlouhavé a nechává prostor pro drobné lidské chyby, které mohou mít velký dopad na vaši organizaci – od nepřesností v účetnictví až po nesprávné faktury. Naproti tomu software pro pracovní postupy využívá centralizovaná data v reálném čase k provádění administrativních úkolů, čímž snižuje riziko nákladných chyb.
Zjednodušené procesy

Nástroje pro automatizaci pracovních postupů zvyšují přehlednost procesů, snižují výskyt problematických kroků a udržují projekty ve správném směru. Vzhledem k tomu, že následné úkoly lze přiřazovat automaticky, je snadnější sledovat a řídit výkon – což minimalizuje zpoždění v procesu.
Vyšší produktivita

Pokud jsou zdlouhavé a manuální úkoly automatizovány, týmy mají více času a zdrojů, aby se mohly soustředit na projekty s větším dopadem. Mnoho aplikací pro automatizaci pracovních postupů také zlepšuje celkovou spolupráci – takže se méně času ztrácí dohledáváním informací, žádostmi o schválení nebo následnou zpětnou komunikací.
Lepší komunikace

Jasně navržené pracovní postupy a automatická oznámení pomáhají zaměstnancům zůstat na stejné vlně a pochopit jejich role v projektu. Usnadňují také spolupráci mezi jednotlivými pracovníky a zlepšují odpovědnost za úkoly, čímž zajišťují, že všichni táhnou za jeden provaz.
Detailnější přehledy

Klíčovým přínosem automatizace pracovních postupů je vytváření sestav v reálném čase s lepší vizualizací. Využití datové analýzy procesů znamená, že organizace mohou zachytit metriky výkonnosti, identifikovat oblasti příležitostí a přijímat informovanější rozhodnutí o svém provozu.

Jak vybrat nejlepší nástroje pro automatizaci pracovních postupů pro potřeby vaší firmy

Při výběru nejlepšího nástroje pro automatizaci pracovních postupů ve vaší organizaci je důležité nejprve analyzovat stávající procesy, určit kritická místa a pochopit, které týmy budou nástroje používat. Jakmile lépe porozumíte potřebám své firmy, hledejte při porovnávání různých řešení následující vlastnosti:

Uživatelsky přívětivé rozhraní a jednoduchá navigace.
Umělá inteligence a strojové učení pro zpracování inteligentních dokumentů (IDP).
Bezproblémová integrace s nástroji třetích stran a aplikacemi, které používáte každý den.
Přizpůsobitelné pracovní postupy.
Provozuschopnost založená na cloudu.
Datová analýza a vytváření sestav v reálném čase.
Rozšířené zabezpečení a ochrana dat.
Škálovatelnost pro vyvíjející se obchodní potřeby.

Příklady používaných nástrojů pro automatizaci pracovních postupů

Čas strávený jednoduchými procesy, jako je odpovídání na e-maily, vytváření úkolů nebo kopírování dat z jednoho zdroje do druhého, se může rychle sčítat. Nastavením automatizovaných pracovních postupů však mohou firmy výrazně zvýšit efektivitu a přesunout hodnotu zpět do hlavních činností – od marketingu a financí až po lidské zdroje.

Pár příkladů automatizace pracovních postupů v akci:

Odesílání automatických následných zpráv a odpovědí poté, co zákazník vyplní kontaktní formulář.
Odesílání e-mailových sekvencí při péči o zájemce po spuštěné události.
Automatické vystavování faktur zákazníkům za měsíční platby.
Vytváření smluv SLA pro zajištění včasných odpovědí na naléhavé problémy.
Náhrada výdajů zaměstnanců.
Zasílání upomínek na termíny a schválení.
Automatické přiřazování úkolů a projektů členům týmu.
Zaškolení nových zaměstnanců.
Schvalování žádostí o dovolenou.

Objevte lepší pracovní postupy

Umožněte všem vytvářet automatizovaná řešení pro zefektivnění pracovních postupů a procesů pomocí aplikace Microsoft Power Automate. Pomocí automatizace na pracovišti můžete začít pomáhat každému zaměstnanci zbavovat se opakujících se časově náročných úkolů a vytvářet strategičtější a dynamičtější pracoviště.

Další informace

Nástroje a software pro automatizaci pracovních postupů zefektivňují tradičně manuální a zdlouhavé úkoly pomocí logiky založené na pravidlech, čímž pomáhají firmám šetřit čas, snižovat riziko lidských chyb a zvyšovat produktivitu na pracovišti.
Existuje několik typů nástrojů pro automatizaci , které optimalizují klíčové funkce ve vaší organizaci a zefektivňují manuální úkoly. Patří mezi ně nástroje pro pracovní postupy v oblasti správy projektů, marketingu a prodejů, služeb zákazníkům, financí a lidských zdrojů.
Automatizace pracovních postupů pomáhá firmám ušetřit čas, prostředky a peníze. Mezi výhody automatizace pracovních postupů patří méně chyb při zadávání dat, zefektivnění procesů, vyšší produktivita, lepší komunikace a spolupráce a hlubší obchodní přehled.
Zpracování inteligentních dokumentů využívá umělou inteligenci a strojové učení ke zpracování dokumentů, extrakci relevantních informací z nestrukturovaných nebo částečně strukturovaných dat a jejich transformaci do formátů použitelných pro další podnikové aplikace nebo analýzy. Automatizované zpracování dokumentů je jeho zjednodušenou verzí. Zachycuje, extrahuje a ukládá data tak, že je převádí do interního podnikového systému nebo tabulkového kalkulátoru; obvykle však nezahrnuje klasifikaci, ověření nebo analýzu dokumentů pro hlubší učení.
Nástroje pro automatizaci pracovních postupů výrazně zvyšují efektivitu a přesouvají hodnotu zpět do hlavních operací. Mezi příklady automatizace pracovních postupů v praxi patří automatizace následných reakcí a odpovědí, vytváření a přiřazování úkolů, zasílání měsíčních faktur nebo dokonce schvalování žádostí o dovolenou.

Kontaktovat oddělení prodeje

Požádejte nás, abychom vás kontaktovali

Požádejte, ať vás kontaktuje specialista na Power Automate z oddělení prodeje.

Poslat žádost

Co jsou nástroje pro automatizaci pracovního postupu?