Единни комуникации като услуга

UCaaS е модел за доставяне в облака, които обединяват единните комуникации (UC) – като инструментите за чат, споделяне на файлове, телефонни услуги и видеоконференции – в един интерфейс или платформа.

С единните комуникации и сътрудничеството бизнесите получават повече контрол над работните си потоци и процеси, а служителите се свързват по-добре. Решенията за единни комуникации също елиминират нуждата от превключване между няколко инструмента за комуникации, подобрявайки организацията на работното място, ефективността и продуктивността. 

„Единни комуникации“ представляват разнообразие от инструменти за комуникации и продуктивност, които са интегрирани в една платформа. Най-често използваните инструменти в платформите за единни комуникации включват VoIP телефон, незабавни съобщения, имейл, онлайн събрания, конференции, календари и графици.

„Като услуга“ означава моделът за доставяне, използван за услуги в облака и софтуер.  

Основната разлика между единните комуникации и единните комуникации като услуга е мястото на което се хоства доставчикът на единни комуникации. Единни комуникации е по-широк термин и включва UCaaS и може да се базират в облак или да се хостват локално. UCaaS се базират само в облака.

Тъй като UCaaS системите са базирани в облак, те обикновено са по-лесни за мащабиране и по-рентабилни от традиционните локални системи за единни комуникации. Много решения на UCaaS работят с месечен или годишен абонамент, като цените се базират на нивото на услугите и броя на потребителите. От друга страна, традиционните локални платформи за единни комуникации изискват голяма предварителна инвестиция, а също и такси за поддръжка и лицензиране.

Технологията за единни комуникации използва единичен интерфейс, за да управлява комуникациите, позволявайки на екипите да превключват безпроблемно между канали – от съобщения до колеги до обаждания на клиенти и видеоконференции със заинтересовани лица. Вместо да се нуждаят от няколко платформи или доставчика за различни услуги, UCaaS опростяват множеството инструменти за комуникации, които бизнесите използват всеки ден в една платформа, подобрявайки сътрудничеството и продуктивността.

Тъй като UCaaS работят в интернет, служителите могат да осъществяват достъп до инструментите, които са им нужни, от почти всяко устройство по всяко време. Това означава, че служителите могат да работят ефективно и да бъдат свързани там, където са – в офис, в техния дом или докато пътуват.

Вместо да хостват платформи за единни комуникации на традиционни локални мрежи, решенията на UCaaS се хостват защитено в интернет. Това премахва нуждата от локална поддръжка и технически екип, и прави решенията на единните комуникации по-бързи и по-евтини за разполагане – което е много полезно, когато бизнесите се разрастват или нуждите на организацията се променят. Базираните в облака решения за единни комуникации също са по-добри в поддръжката на мобилна или хибридна работна сила, което помага на бизнесите да спестяват разходи както в офиса, така и за пътуване.

Системата на UCaaS помага на бизнесите да подобрят ефективността и продуктивността, и помага на служителите да останат свързани от всяко място. Основните функции на UCaaS включват:

• Чат: Незабавните съобщения помагат на разпръснатите екипи да се свързват в реално време. Чатът често включва функции като индивидуални и групови съобщения, канали за екипи и проекти и възможности за вградено споделяне на файлове за бърза и удобна комуникация.
  
  
• Глас: Телефонните услуги като пренасочване на повиквания, конферентни разговори и разширено маршрутизиране на обаждания помагат на бизнесите да взимат решения по-бързо. В UCaaS гласовите възможности работят с помощта на VoIP технология.
  
  
• Видео: Видеото дава възможности за онлайн събрания за екипите, позволявайки взаимодействия лице в лице, дори в различни часови зони. Функциите за разширено сътрудничество като споделяне на екран, запис и чат помагат на екипите да извлекат максимума от този основен инструмент.
  
  
• Сътрудничество: Функциите за сътрудничество като календари и графици, споделяне на файлове и управление на проекти улесняват работата на служителите между екипите и в подравняването към целите.

Ефективната комуникация е важна за бизнесите от всякакъв размер, особено когато все повече компании приемат постоянен хибриден и отдалечен модел на работа. Но UCaaS помагат на екипите с много повече от просто виртуално сътрудничество – също помагат на бизнесите да останат конкурентни в променящите се пазари.

Някои предимства на UCaaS включват:

• Намалени разходи
  Тъй като UCaaS са базирани в облака и работят в един интерфейс, компаниите харчат по-малко за поддръжка, такси за лицензиране и първоначално инсталиране. Бизнесите също могат да спестяват от разходите за офиса и за пътуване.
  
  
• Възможност за нарастване
  Решенията на UCaaS опростяват включването на потребители в системата и улесняват добавянето на нови потребители, докато екипите се увеличават. Системите за UCaaS също ще имат най-новите технологии за подобрение на бизнес процесите, актуализирайки се автоматично с нови функции за защита, инструменти и приложения.
  
  
• Подобрена продуктивност
  Вместо да работят на няколко платформи, служителите имат всичко необходимо в едно централизирано местоположение, което подобрява ефективността на работния поток и управлението на проекти. Това помага на екипите да се движат по-бързо и да подобрят качеството на работата.
  
  
• Гъвкавост
  С разнообразие от инструменти за комуникация в една платформа UCaaS помагат на бизнесите да отговорят и да се приспособят към промените бързо, както и да отговарят на нуждите на клиентите по-бързо. UCaaS също дават възможност на служителите да работят от почти всяко място на всяко устройство с надеждна интернет връзка.

UCaaS се предлагат с много ползи за бизнеса, но има и някои недостатъци, които също да вземете предвид.

Предимствата на UCaaS включват:

• По-бързо разполагане.
  
  
• По-голяма мобилност за служителите.
  
  
• Икономия на разходи.
  
  
• По-добра ефективност на работния поток.
  
  
• Винаги актуална технология.

Недостатъците на UCaaS включват:

• Зависимост от силна интернет връзка.
  
  
• Ограничени спешни обаждания.
  
  
• Възможни проблеми с работната съвместимост със съществуващ хардуер.

Всяка организация може да извлече полза от преминаването към система на UCaaS, но страхът от нарушения в комуникацията може да възпре бизнеса да премине към новата система. За да направите прехода по-гладък и да гарантирате последователността на бизнеса, обмислете следните най-добри практики:

1. Проверете текущият ви набор от инструменти за комуникация.
   При преминаването от наследена система за комуникации към платформа на UCaaS е важно да идентифицирате всички текущи инструменти за комуникации, които служителите използват в екипите и отделите. Може да намерите инструменти, които се препокриват, или определени функции, които изобщо не използвате, което ще ви помогне да вземете информирани решения, докато преминавате към нова система на UCaaS.
   
   
2. Оценете своите нужди.
   UCaaS системите обикновено работят с план за услуги на различни нива, затова да знаете какви функции са ви необходими и къде са текущите ви пропуски е изключително важно. Този период на оценяване също ви дава възможност да съберете обратна връзка от членовете на екипа и да разберете къде могат да се подобрят работните потоци.
   
   
3. Известете екипа си и дайте времева линия на прехода.
   Докато преминавате към UCaaS система, уверете се, че екипът ви разбира времевата линия на преминаването. Ще бъде ли внедряване на етапи или незабавен преход? Дръжте служителите информирани, за да сте сигурни, че имат достатъчно време да документират процесите, и да сведете прекъсванията в бизнеса до минимум.
   
   
4. Ранен достъп до ресурси за обучение.
   Докато можете да очаквате криви в обучението при превключването към системи за комуникации, ранното предоставяне на помощ и ресурси може да помогне за по-гладкото протичане на процеса. Възползвайте се от материалите за обучение, предоставени от доставчика на UCaaS, или проведете обучение, за да гарантирате, че служителите имат всичко необходимо, щом новата UCaaS система се внедри.

Инвестирането в нова платформа за UCaaS предоставя много ползи както за нови, така и за утвърдени бизнеси, но сравняването на доставчици и изборът на правилния доставчик на единни комуникации за вашите нужди може да се окаже предизвикателство. За да намерите най-добрия доставчик на единни комуникации за вашия бизнес, се придържайте към следните критерии:

1. Обслужване на клиенти
   Доставчикът на UCaaS предлага ли чат на живо или поддръжка по телефон, които са винаги достъпни? Ще има ли помощ при първоначалното внедряване или мигрирането на единните комуникации? Има ли включване на екипи в системата или продължително обучение? Да знаете каква помощ е достъпна, ако се нуждаете от отстраняване на проблем, е важен елемент, който да обмислите, когато търсите най-добрия доставчик на единни комуникации.
   
   
2. Защита
   С отдалечени и хибридни служители, работещи в различни мрежи и устройства, е важно да търсите всеобхватни функции за защита в доставчика на UCaaS. Преди да инвестирате, говорете с представител за инфраструктурата на доставчика на единни комуникации за шифроване на данни, управление на заплахи и разрешения и контроли за достъп.
   
   
3. Надеждност
   Когато сравнявате доставчици на единни комуникации, обмислете хронологията на времето на работа без прекъсване или поискайте да видите документация за показателите на надеждността на доставчика. Времето на работа без прекъсване трябва да е на 99 процента. Можете също да проверите страниците на доставчика на единни комуникации в социалните мрежи, за да видите дали има примери или хронология за прекъсвания.
   
   
4. Последователен потребителски опит
   Системата на UCaaS улеснява работата на служителите на различни устройства, затова наличието на постоянни UI и UX е решаващо. Това спестява време и улеснява служителите в навигирането и управлението на инструментите за комуникация, които използват всеки ден. Също улеснява ИТ да предоставя поддръжка, ако е необходима.

Поради пандемията от COVID-19, технологията на UCaaS се превърна в необходимост за много компании, давайки възможност на екипите да работят отдалечено и да останат конкурентоспособни дори във време на несигурност. В бъдеще UCaaS ще продължат да бъдат част от цифровата трансформация на бизнесите, помагайки на екипите да подобрят вътрешните процеси, ангажираността на клиентите и адаптирането към нови пазари.

Технологията на UCaaS е тук, за да остане, докато все повече компании приемат постоянен хибриден или гъвкав модел на работа. За да отговорят на нуждите на разпръснатата работна сила, функциите на UCaaS се развиват с бързи темпове.

Знаците за присъствие – уведомяване на колегите, когато някой отсъства, е в разговор или презентира – например са станали ключов аспект от платформите на UCaaS. Тези инструменти също премахват разсейването и помагат на служителите да поддържат своя баланс работа-ежедневие, показвайки кога някой работи усилено, се фокусира или приключва работния ден. Видео и чат компонентите на UCaaS също се развиват с нови функции за реакции, които окуражават участието в дискусии и ангажират по-добре аудиторията в събрания.

Докато технологията за комуникация се развива, все повече бизнеси се обръщат към базирани в облака платформи за единни комуникации, за да гарантират, че са актуални с най-новите функции и защита. Други тенденции, които оформят бъдещето на технологията за бизнес комуникация, включват:

Технологиите за ИИ и машинно обучение – от чатботове и интелигентни помощници до прозрения за данни – ще продължат да се развиват в платформите за единни комуникации. В UCaaS ИИ може да подобри работните потоци, като автоматизира процесите, подобри достъпността с възможности за „от говор към текст“ и увеличи ефективността с интелигентни графици и препоръки.

UCaaS са чиста победа за комуникацията и връзката на служителите, но може също да подобри взаимоотношенията с клиентите. Докато бизнес технологията се развива, все повече решения на UCaaS предоставят безпроблемен начин за подобряване на потребителските среди, като интегрират центрове за контакт или инструменти за управление на връзките с потребителите (CRM) в платформата.

Повече начини за комуникация сътрудничество означава, че ще има допълнителни входни точки за заплахи на защитата. Докато технологията за комуникация се развива, платформите за единни комуникации ще продължават да подобряват инфраструктурата си, за да внесат подобрения в управлението на заплахи, шифроването на услуги и защитата на данни. UCaaS също могат да разработят добавки за защита с мисъл за определени отрасли, за да отговорят на нуждите за съответствие.