Повишаване на оперативната ефективност на фронтовата линия

За да се развиват успешно на конкурентните пазари, организациите трябва да постигнат оперативна ефективност – или да оптимизират бизнес процесите и ресурсите, за да намалят разходите си и същевременно да увеличат производителността си. В различните индустрии ефективните операции са от решаващо значение за успеха.

Оперативната ефективност на предния фронт дава възможност на организациите да увеличат продуктивността и да сведат до минимум разхищението на бизнес ресурси на предния фронт. Ефективните работници и операции на първа линия са от съществено значение, тъй като помагат на предприятията да предоставят изключителни услуги на клиентите, като същевременно поддържат или подобряват общата рентабилност. Компаниите повишават ефективността на своите операции на първа линия, за да постигнат значителни конкурентни предимства.

Ефективността на фронтовата линия е от уникално значение, тъй като тези екипи оказват съществено влияние върху удовлетвореността и задържането на клиентите. За разлика от работниците, които разполагат със знания, служителите от първа линия често взаимодействат с клиентите директно, за да им предлагат продукти и да предоставят услуги. Когато предприятията повишават ефективността на фронтовата линия, те са в състояние да намалят разходите, да сведат до минимум оперативните престои и грешки и в крайна сметка да обслужват повече клиенти.

Трансформирането на оперативната ефективност може да бъде предизвикателство поради променливостта на задачите и обстановката на фронтовата линия. Работата на първа линия често е динамична и изисква гъвкавост, което затруднява прилагането на стандартите за ефективност в много предприятия. Освен това подобряването на ефективността изисква задълбочено разбиране на съществуващите бизнес процеси. За да подчертаете къде вашият бизнес успява и къде може да се подобри, помислете за проследяване на тези ключови показатели за ефективност:
 

• Времето на цикъла – времето, необходимо за изпълнение на определена задача или процес.
• Производителност, количеството извършена работа или произведени единици в рамките на даден период.
• Коефициент на използване, процентът от наличното време, през което служителите и системите са активно ангажирани с продуктивни задачи.
• Престой, времето, през което системите и процесите не работят.
• Коефициент на грешките, честотата на дефектите или оперативните грешки.
• Разходи за единица, общите разходи за производството на една единица продукт или услуга.

Всяка организация от всякакъв мащаб и във всеки бизнес сектор може да получи конкурентно предимство, като работи по-ефективно. Оперативната ефективност на фронтовата линия помага на компаниите да намалят разходите и да увеличат рентабилността в различни отрасли, включително:
 

• Здраве­опазване. Медицинските сестри и лекарите внедряват технологични инструменти в рамките на дейността си, за да автоматизират планирането на пациентите, да оптимизират потоците от пациенти и да намалят времето за чакане. Например, много болници използват електронни здравни досиета, за да променят достъпа до информация за пациентите и да намалят работата с документи.
• Производство. Предприятия, като Toyota, минимизират разходите за запаси, като възприемат системи за производство точно навреме – т.е. получават и произвеждат само това, което е необходимо, когато е необходимо. Освен това много производствени предприятия използват автоматизация и роботизация, за да повишат прецизността и да намалят грешките.
• Гостоприемство. Хотелите внедряват технологии, като например мобилни инструменти за регистрация и напускане, за да намалят времето за чакане и да повишат удовлетвореността. Те често използват и софтуер за планиране, за да оптимизират персонала в зависимост от заетостта и търсенето.
• Логистика. Транспортните компании автоматизират опаковането на артикулите, за да ускорят процесите на изпълнение. Освен това те използват софтуер за оптимизиране на маршрутите, за да ускорят доставките и да намалят разхода на гориво.
• Магазин на дребно. Магазините използват усъвършенствани решения за управление на наличностите, за да предотвратят презапасяването и недостига. Това също така повишава удовлетвореността на клиентите, като гарантира, че продуктите са лесно достъпни за закупуване.

Разбирането на това как оперативната ефективност и ефикасност се различават и свързват помежду си е важно за организациите, които се стремят към дългосрочен успех. Въпреки че и двете понятия са от решаващо значение за цялостното състояние на бизнеса, оперативната ефективност е фокусирана върху резултатите от бизнес процесите и доколко тази работа постига планираните цели и задачи. Например, когато операциите на първа линия не успяват да отговорят на бизнес очакванията и нуждите на клиентите, те могат да се считат за неефективни.

Оперативната ефективност е свързана с оптимизирането на процесите в организацията. Осъществяването на ефективни операции помага да се гарантира, че бизнесът се извършва по възможно най-печелившия начин. Без ефективност ефективните операции не са устойчиви – а без ефективност ефективните операции са безсмислени.

С помощта на инструменти за изкуствен интелект като Microsoft Power Apps и Microsoft Power Automate предприятията могат да свършат повече работа и да използват по-малко ресурси. Интелигентните решения предоставят възможности за автоматизация и анализ на данни, които помагат на организациите да увеличат продуктивността си и да вземат по-информирани решения. Служителите от първа линия могат да повишат ефективността на ИИ чрез автоматизиране на рутинни задачи и процеси – като въвеждане на данни, планиране и управление на инвентара – за да отделят повече време и усилия за въздействащи бизнес инициативи. Освен това работниците могат да използват инструментите на ИИ за бърз анализ на огромни количества данни, за да рационализират процесите на вземане на бизнес решения и да предвиждат оперативни проблеми, преди те да нарушат работните процеси.

Стратегиите и техниките за подобряване на оперативната ефективност на вашия екип включват:
 

• Оптимизация на процесите. Извършете проверка на съществуващите работни процеси, за да идентифицирате тесните места и неефективността, които да рационализирате. Освен това въведете стандартизирани оперативни процедури, за да осигурите последователност и да намалите грешките.
• Приемане на технологиите. Автоматизирайте повтарящи се задачи и времеемки процеси, за да спестите време. Освен това използвайте инструменти като Microsoft Teams, за да подобрите сътрудничеството и комуникацията между работещите на първа линия.
• Обучение и развитие на служителите. Непрекъснато предоставяйте на служителите от първа линия актуализираната информация, технологиите и най-добрите практики, от които се нуждаят, за да постигнат успех. Освен това насърчавайте програмите за развитие на уменията, за да помогнете за повишаване на ангажираността и ефективността на служителите.
• Наблюдение на изпълнението. Създайте показатели и ключови индикатори за ефективност, за да проследявате ефективността и производителността на фронтовата линия – и да идентифицирате областите за подобрение.
• Управление на ресурсите. Разпределяйте оптимално бизнес ресурсите, като например персонал и продуктови запаси, за да намалите загубите и да повишите рентабилността.

Спечелете конкурентно предимство, като предоставите на бизнеса си цялостно решение за операции на първа линия, като например Microsoft 365. Използването на инструменти като Microsoft Teams в цялата ви оперативна дейност може да помогне на работниците да улеснят сътрудничеството и да преодолеят предизвикателствата в комуникацията. Например Coop Norge, голям норвежки пазар за хранителни стоки, нямаше последователен начин служителите на първа линия да се свързват помежду си и да обменят информация. С внедряването на Teams Coop оптимизира комуникациите между над 23 000 работници, като дава възможност на всички да имат бърз достъп до важна информация и да си сътрудничат ефективно.

Усъвършенстваните оперативни решения също така позволяват на вашия бизнес да спести време и усилия чрез автоматизиране на ежедневните задачи. Като замени ресурсоемките процеси с алтернативи, задвижвани от изкуствен интелект, вашият бизнес може драстично да подобри ефективността на своите операции на първа линия. Например японската козметична компания Shiseido внедри Power Apps за автоматично създаване на предложения за продажби с помощта на цифрови технологии. По този начин се намалява ръчната работа, необходима за завършване на даден процес, като същевременно се осигурява по-голяма последователност. Освен това интелигентните решения за анализ на данни могат да помогнат на вашите екипи на първа линия да повишат оперативната ефективност и устойчивостта, като подобрят процесите на вземане на решения.